新形勢(shì)下煤炭企業(yè)檔案管理工作的新思路

文/陜西銀河煤業(yè)開(kāi)發(fā)有限公司 郭曉慧

在煤炭企業(yè)的各項(xiàng)管理中，檔案管理作為企業(yè)發(fā)展歷程中最重要的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、文化建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)作等方面都發(fā)揮著重要的積極作用。因此，企業(yè)必須根據(jù)發(fā)展實(shí)際，創(chuàng)新工作思路，建立一套科學(xué)、合理的檔案管理體系，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

（一）企業(yè)管理層對(duì)檔案管理問(wèn)題重視程度不夠。在煤炭企業(yè)的管理中，領(lǐng)導(dǎo)雖然對(duì)檔案管理的重要性有了一定程度的認(rèn)識(shí)，但在實(shí)際操作過(guò)程中，他們認(rèn)為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是企業(yè)管理工作的重心，和檔案管理沒(méi)有太大的關(guān)系，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作積極性，對(duì)待工作不嚴(yán)肅、不認(rèn)真，而疏忽了檔案管理工作。

（二）檔案管理手段落后于時(shí)代發(fā)展要求。現(xiàn)階段煤炭企業(yè)的檔案管理手段大部分仍然停留在傳統(tǒng)的手工檔案的模式中，手工檔案管理模式具有一定程度的不足：首先，手工檔案收集具有滯后性，一般傳統(tǒng)的檔案在移交過(guò)程中容易發(fā)生遺漏和失誤，而且很難對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和編目，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和系統(tǒng)性。其次，由于檔案信息資源較為龐雜，而企業(yè)中又缺乏有效的檔案查詢手段，造成了檔案的查詢率和使用率低，浪費(fèi)了大量的人力和物力，無(wú)法保證檔案應(yīng)用功能的充分發(fā)揮。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能有待提高。由于企業(yè)檔案管理工作的艱巨性和復(fù)雜性，對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的要求也更嚴(yán)格。一般意義而言，合格的檔案管理人員不僅要具有豐富的知識(shí)結(jié)構(gòu)和過(guò)硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)，具備對(duì)館藏的熟知能力和檔案編目能力，更要具備學(xué)習(xí)能力，努力鉆研相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，掌握現(xiàn)代科技，利用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。而就目前而言，煤炭企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能還有待提高，主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能迅速掌握現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段為檔案管理工作服務(wù)。

二、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思路

（一）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要不斷與時(shí)俱進(jìn)，更新檔案管理的觀念，明確檔案管理在煤炭企業(yè)中的引領(lǐng)地位，樹(shù)立以檔案管理為單位的實(shí)際發(fā)展提供支持的核心理念，加強(qiáng)員工參與到檔案管理工作中來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)采用“三納入”“四參加”的規(guī)定進(jìn)行管理（注：“三納入”是指將檔案工作納入企業(yè)工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制。“四參加”是指檔案部門(mén)或檔案人員參加產(chǎn)品定型會(huì)、科研課題鑒定會(huì)、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收會(huì)、基礎(chǔ)工程驗(yàn)收會(huì)）。這樣會(huì)使很多重要的第一手文件資料直接由檔案室或檔案管理人員進(jìn)行收集、整理歸檔。其次是明確責(zé)任，真正做到按制度建檔，違反制度受罰。同時(shí)，也促進(jìn)檔案管理工作能夠切實(shí)融入企業(yè)的工作中，要將檔案管理工作與職工的薪資績(jī)效相掛鉤，從而激勵(lì)全員參與到檔案的存儲(chǔ)與利用中來(lái)。

（二）促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。在現(xiàn)階段，煤炭企業(yè)的檔案管理工作離不開(kāi)對(duì)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，因此，首先要不斷加強(qiáng)煤炭企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，借助企業(yè)中的局域網(wǎng)將各部門(mén)、各基層單位密切聯(lián)系起來(lái)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、多媒體技術(shù)、傳真等技術(shù)實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)的檔案管理、加工、查詢等綜合管理。其次，要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，通過(guò)配備高質(zhì)量的打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、照相機(jī)等，為企業(yè)提供健全的硬件設(shè)施，從而保證企業(yè)檔案收集、管理和傳輸工作得以有序開(kāi)展。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)建設(shè)信息化管理軟件的力度，可以通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)綜合檔案的有效利用和資源共享。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)條件下，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立在客觀上要求提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，必須要不斷增強(qiáng)檔案工作者的自學(xué)能力，通過(guò)學(xué)習(xí)檔案法律知識(shí)和檔案管理理論知識(shí)等，不斷提高檔案管理者的基本專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而提高檔案管理工作的效率。其次，煤炭企業(yè)要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的方式，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代科技知識(shí)理論的強(qiáng)化和教育，幫助檔案管理人員不斷充實(shí)自己，提高對(duì)檔案管理信息化的應(yīng)用。

隨著高新技術(shù)的不斷發(fā)展，煤炭企業(yè)的檔案管理工作更應(yīng)該從降低工作強(qiáng)度、提高工作效率的角度出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理，在確保檔案信息安全和實(shí)現(xiàn)信息共享的原則下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、信息化，因此，煤炭企業(yè)更應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步擴(kuò)大檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，讓檔案資源真正能為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供借鑒和指導(dǎo)，以促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

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