淺談博物館檔案工作的創新

文/鴉片戰爭博物館 吳偉寧

創新是民族進步的靈魂；是國家興旺發達的不竭動力。同樣，創新也是博物館檔案工作保持生機的力量源泉。尤其在信息和知識經濟時代，博物館檔案工作要保持與時代同步發展，就必須與時俱進、開拓創新，以創新思維指導檔案工作實踐，使博物館檔案更好地適應新時期快速發展的要求。

一、博物館檔案工作創新的基礎——豐富博物館檔案信息資源

檔案信息資源建設是信息開發利用的基礎，也是創新檔案工作的前提。從檔案信息載體的多樣化、管理對象的數字化、工作方式微機化、服務方式網絡化，以及整個檔案管理狀態的變革等等，促進著檔案館藏的發展、壯大。現代新型的檔案館建設，將整合和發掘現有館藏檔案信息資源，改善網絡基地設施，增強數字化檔案信息資源比重。因此，在創新檔案工作的過程中，要不斷豐富和完善檔案信息資源。

（一）博物館檔案館庫建設。隨著館藏檔案的不斷增加，博物館依法移交的檔案不斷接收進館，且檔案移交接收工作要求規范化、制度化。一些檔案館庫面積不足、功能不全、設施老化等問題與現代新型檔案館庫管理嚴重不符。現代新型檔案館庫追求管理效能的最優化，檔案工作由傳統向現代嬗變的轉型時期，現代新型檔案館庫建設有著嶄新的思想內涵和豐富的工作內容。從管理體制的創新、載體形式的創新、檢索手段的創新等方面，說明博物館檔案館庫更新建設更顯重要。

（二）檔案館庫業務重組。檔案館庫應建立起以檔案信息收集與開發中心、檔案信息服務中心、檔案信息管理中心等為主干，以服務為宗旨，以依法行政為原則的現代新型檔案館庫運作格局。吸收傳統檔案利用部分功能，構成數據采集、信息開發工作機制，以檔案資源整合為先導，形成文書檔案、科技檔案、聲像檔案、其他專門檔案及特殊載體共管局面，且較長時期確保電子檔案與紙質檔案并存保管。

（三）提高檔案工作質量和管理水平。實現檔案整理規范化，目標管理制度化，做到檔案收集完善，劃分保管期限準確，整理和編目科學，檢索和利用方便，保管條件科學安全，消除部門檔案移交進館時突擊整理，返工整理等現象。

二、檔案工作創新的關鍵——加快博物館檔案信息化建設

信息化正以無堅不摧的態勢席卷全球，影響著人類歷史文化的進程，無疑也影響著傳統檔案工作管理模式更替的進程。面對信息時代帶來的發展機會，計算機技術和通信技術組成的現代高新技術，給檔案工作發展帶來巨大的變革。依托計算機網絡技術，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統，更好地服務于博物館的發展。

（一）博物館信息化建設給博物館檔案工作提出了技術管理的新要求。電子政務、文檔一體化管理系統的應用，將電子檔案信息網絡技術服務于博物館的管理，重組博物館業務流程，改變和增加博物館檔案工作內容，大大提高了工作效率。

1.加快博物館信息化建設，從電子政務著手。以拓展現行文件的生成背景、環境及整個過程，同時還對檔案的前身現行文件形成提出要求，不僅限于傳統的歸檔環節，而是延伸到對現行文件生成系統的開發設計，提出功能需求，增加了檔案工作的內容。

2.加快博物館信息化建設，從參與文檔一體化管理系統入手。檔案部門滲透到與檔案管理職能密切相關的信息軟件設計開發工作。由于我館將使用辦公自動化OA集成的文檔一體化管理系統軟件，為了規范檔案管理軟件的開發研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標準化水平，確保檔案數據的安全和有效利用，檔案管理部門已提出了涉及電子文件完整和有效、安全歸檔保存的設計內容，又增加了檔案工作的內容。

（二）博物館信息化建設改變了博物館內部管理，提高效能和監管能力。博物館管理流程重組，使得文件、檔案管理職能融入業務流程，并與業務職能的履行密不可分。因此，檔案工作的管理部門應主動與有關部門溝通，介入政務信息公開和共享檔案信息，博物館將檔案信息化建設納入單位信息化建設的整個規劃，并提出加強網絡環境下檔案信息安全工作等等。這必然會打破博物館內部以分工過細、業務單一為突出特點的傳統手工管理方式。隨著博物館信息化進程的建設，管理事務中借助于計算機技術為主體的現代辦公系統以集成化或一體化工作模式的形成，要求在電子政務實際應用中改變博物館傳統的組織結構，建立新型的組織結構將會提高博物館組織效能和監管能力。隨著博物館機構改革和信息化建設的推進，有成立文件中心和文檔管理中心的趨勢，將集中統一保管現行文件和檔案。檔案管理部門的工作職責、工作程序、方法以及檔案工作都會隨之發生變化，為適應這種變化，必須創新檔案工作。

（三）加快博物館信息化建設，也是充分開發利用檔案信息資源的需要。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案是一種重要的信息資源，是整個社會信息系統的基石之一。信息技術的迅猛發展和廣泛應用，為檔案信息資源的開發創造了條件。加強博物館信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，使之成為博物館對檔案信息的需要，成為檔案工作創新的需要。

三、拓展博物館檔案的開發利用，改善服務方式，是博物館檔案工作創新的目的

按照“堅持創新，突出服務”的工作思路，加強檔案業務建設的目的就是拓展檔案的開發利用，提供優質服務。一是檔案開發利用要向深層次轉化。根據博物館生產建設、發展的規律和特點，工程建設需要編研一些有價值的資料。二是向多種服務轉化。除了做好上門利用服務外，還要主動參與和了解有關重大工程項目建設的前期準備工作，建立咨詢服務等。三是改進服務方式，更新服務手段，提高服務水平，提升服務功能。

(一)建立現代新型檔案館庫的工作原則。博物館信息化建設的發展趨勢催生了檔案管理工作的新理念，現代新型的檔案館庫，不再是各自孤立、自行其是的獨立個體，而是整個檔案信息利用網絡的一個節點。它既是整個檔案信息網絡的提供源，又是檔案信息的接受源、利用點，確立“協調、規范、開放、服務”的工作理念，建立全新的工作機制，使檔案工作有著蓬勃向上的生機和活力。

(二)堅持協調發展原則。努力與社會的信息需求相協調，與社會經濟基礎相協調，與信息技術發展相協調，與地區或全國檔案信息化工程建設相協調。追求協調發展，也是與社會經濟同步發展的需要。

(三)堅持效益服務原則。市場經濟實質是效益經濟。作為博物館檔案工作創新的內容，作為一種全新的管理模式，應該考慮效益優勢，更有效地發揮創新機制模式，還應處理好效益與服務之間的關系，求效益，重服務。

總之，創新是時代的要求，是博物館發展的需要。檔案工作的創新是為檔案管理工作重心轉移服務的，有利于博物館檔案信息資源的發揮作用，有利于檔案信息“大服務”觀的形成，有利于檔案事業的做大做強。

[1] 馬玉玲，張曉霞.談談對高校檔案工作的創新.檔案學通迅，2003年.

[2] 馬素萍.電子政務的發展與檔案行政管理部門的對策.檔案學通迅，2004年.