醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策探討

文/迪慶州德欽縣人民醫(yī)院病案統(tǒng)計科 阿木

近年來，隨著國內(nèi)醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院內(nèi)部管理水平得到了極大的提升，也取得了一系列的建設(shè)成果。在醫(yī)療改革的背景下，怎樣加強醫(yī)院檔案管理工作成為擺在我們面前的一個重要課題。做好檔案管理對促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有非常重要的意義，它不但是醫(yī)療體制改革的必然要求，同時也是醫(yī)療改革政策方案得以貫徹落實的有力保障。醫(yī)院檔案管理工作一般是收集醫(yī)院運行過程中所產(chǎn)生的各類有價值的信息資料，結(jié)合這些信息資料，醫(yī)院管理者和相關(guān)部門能夠作出更加科學(xué)的決策。對臨床醫(yī)療而言，檔案材料的有效利用可以幫助醫(yī)院臨床研究工作更快速地發(fā)展。另外，對醫(yī)院自身和患者來說，檔案材料是重要的憑證，如果存在醫(yī)療糾紛，能夠作為證據(jù)使用，由此可見，做好檔案管理工作意義重大。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）不重視檔案管理，相關(guān)制度不完善。一直以來，檔案管理工作都是醫(yī)院內(nèi)部管理中的薄弱環(huán)節(jié)，究其原因，主要是檔案管理并不屬于醫(yī)療工作的組成部分，不像醫(yī)療診斷等工作一樣給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益。因此，大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)常常會忽略檔案管理，他們關(guān)心的重點主要是在提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益方面，而對可以產(chǎn)生科研價值的檔案管理工作并不關(guān)心。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層常常會在醫(yī)療診斷等工作項目上制定出完善的系統(tǒng)的規(guī)章制度，但往往不重視與檔案管理工作內(nèi)容相關(guān)的制度建設(shè)。另外，醫(yī)院內(nèi)部的工作人員（普通醫(yī)務(wù)人員與檔案管理工作人員）也并不重視檔案管理工作的有效性，沒有樹立正確的檔案管理意識。比如對醫(yī)院檔案管理人員來說，他們往往是各類檔案材料的直接接觸者，但一部分檔案管理人員覺得自己的工作內(nèi)容僅僅是對這些信息材料進(jìn)行簡單的歸檔整理，在工作過程中也常常會出現(xiàn)人為失誤。

（二）檔案管理不規(guī)范，歸檔內(nèi)容不明確。當(dāng)前國內(nèi)的大部分醫(yī)院都存在檔案管理工作不規(guī)范的問題，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化管理技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，但因為醫(yī)院內(nèi)部檔案管理意識薄弱的問題，一些醫(yī)院管理者遲遲未將提升檔案管理工作效率提上日程，導(dǎo)致檔案管理工作方式落后，管理水平不高，存在不規(guī)范的問題。比如說一些醫(yī)院檔案管理人員連究竟應(yīng)該對何種信息材料進(jìn)行歸檔都不明確，即便是對歸檔的信息材料進(jìn)行了規(guī)范，也不以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參照，常常是以檔案管理人員的主觀意愿為主。另外，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案信息材料必然會更加豐富，如果我們不對檔案管理工作進(jìn)一步進(jìn)行規(guī)范，明確檔案材料的歸檔內(nèi)容，將會在很大程度上制約醫(yī)院的發(fā)展。

（三）檔案人員的工作能力、綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院檔案管理工作是一項復(fù)雜系統(tǒng)的工作，對于相關(guān)管理人員的專業(yè)要求非常高，不僅要求檔案管理人員擁有較強的辦公能力，同時還必須要對檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)有深入的了解，擁有較強的協(xié)作能力與計算機應(yīng)用能力。但目前大部分醫(yī)院的檔案管理工作人員對專業(yè)知識并不精通，在上崗之前并未參加相關(guān)的培訓(xùn)，這樣就非常容易導(dǎo)致檔案管理工作落實不到位，在信息材料的收集歸檔以及后期利用的過程中無法有效開展工作。同時，因為檔案管理人員的管理意識不足，風(fēng)險意識不強，不具有檔案保管與收集意識，從而導(dǎo)致檔案材料無法得到妥善管理，造成檔案材料的遺失、泄密等嚴(yán)重后果。而管理人員職業(yè)道德素質(zhì)存在的問題也會對醫(yī)院檔案的管理造成很大的影響，甚至?xí)璧K醫(yī)院的健康發(fā)展。

二、新時期下做好醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）樹立檔案管理意識，完善檔案管理制度。要增強醫(yī)院檔案管理工作的有效性，首先必須要積極更新觀念，樹立現(xiàn)代檔案管理意識。醫(yī)院管理人員和檔案工作人員必須要意識到做好檔案管理工作的重要性，要利用學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、宣傳等多樣化的途徑，讓醫(yī)院管理層到普通職工都積極參與到檔案管理工作中來，為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化開展打下良好的基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容豐富，必須要有完善的管理制度作為保障，構(gòu)建檔案管理工作制度必須要涉及到檔案管理工作的每個流程，我們可以把獎懲制度和激勵制度引入檔案管理工作制度之內(nèi)，對及時規(guī)范完成檔案管理工作的相關(guān)人員進(jìn)行獎勵，而對于工作不積極，存在諸多問題的檔案工作人員給予一定的懲罰。這些制度應(yīng)該納入醫(yī)院內(nèi)部考核評價機制之中，從而確保檔案管理人員的工作積極性得到有效提升。站在動態(tài)管理的視角而言，筆者認(rèn)為醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)必須要結(jié)合醫(yī)院運行實際，組建檔案管理工作小組，挑選出一批工作經(jīng)驗豐富的檔案管理人員作為組員，共同討論制定檔案管理制度，確保管理制度的科學(xué)性和針對性。

（二）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容繁雜，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理人員提出了更高的要求，因此，我們必須要加強檔案管理隊伍建設(shè)，努力提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。其一，作為檔案管理工作人員，必須要樹立責(zé)任意識，進(jìn)一步提升自己的業(yè)務(wù)水平，積極更新管理理念，通過各種途徑的學(xué)習(xí)來增強自身的專業(yè)素養(yǎng)，努力掌握管理新技能，用現(xiàn)代化的管理手段來增強醫(yī)院檔案管理工作效率，推動醫(yī)院的健康發(fā)展。其二，醫(yī)院方面要建立一直高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊伍，把現(xiàn)代化的管理理念引入醫(yī)院內(nèi)部管理工作中，做好針對管理人員的技能培訓(xùn)，為他們營造更多的提升機會，同時要完善相應(yīng)的績效獎懲制度，最大限度地激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設(shè)，提高檔案利用率。現(xiàn)代科技的發(fā)展和應(yīng)用要求我們必須要轉(zhuǎn)變過去那種檔案管理方式，在日常的管理工作中積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。醫(yī)院方面應(yīng)該提高對檔案管理工作的財力投入，提供現(xiàn)代檔案管理工作所需的計算機、掃描儀等設(shè)備，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠幫助我們更好地對醫(yī)院檔案材料進(jìn)行保管，不僅可以保證檔案材料的完整，同時也可以幫助檔案使用者更快速便捷地查找需要的材料。另外，我們還必須要充分挖掘檔案材料的價值，提升檔案材料的利用率，要結(jié)合實際需求，把握好檔案保密和公開的規(guī)律，及時調(diào)整其關(guān)系；或者利用有償服務(wù)的方式，構(gòu)建檔案收入和資源提供的良性循環(huán)系統(tǒng)，努力豐富檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，收集更多有價值的檔案資料，讓檔案材料的價值得以更加充分地發(fā)揮。

三、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案管理工作屬于醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要組成部分，對醫(yī)院來說非常重要。檔案管理所提供的信息材料能夠為醫(yī)院各項工作的開展提供有價值的依據(jù)和線索。在當(dāng)前的形勢下，醫(yī)院檔案管理工作同時面臨著機遇與挑戰(zhàn)，我們在努力完善檔案管理工作的同時，必須要準(zhǔn)確把握時代脈搏，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，采取有針對性的管理方式，從而推動現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

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