關(guān)于民辦高校檔案管理工作信息化的思考

文/廣西工程職業(yè)學(xué)院 蔣茂麗

信息化手段幫助民辦高校盡可能夠吸收更多前人的經(jīng)驗，不斷擴大資源容量；還能優(yōu)化檔案信息服務(wù)模式，使得檔案利用更方便快捷，這也是信息化社會的客觀要求。檔案管理工作可以采用計算機網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，在提高效率的同時，方便傳播、閱讀，逐步趨于適應(yīng)現(xiàn)代人們對檔案管理信息化需要。因此，未來的民辦高校要從實踐出發(fā)，充分認(rèn)識到檔案工作在模式和內(nèi)容上的改變，最終順應(yīng)時代要求，實現(xiàn)利用檔案信息資源的最大化。

一、目前檔案管理信息化中存在的問題

對于民辦高校來說，檔案管理是一項繁雜的工作，包括方方面面，是一個系統(tǒng)性工作，還要不斷細化，注意分層別類，因此，相關(guān)工作任務(wù)還是很重的。為了解決這個問題，檔案管理部門逐步采用信息化管理方式，這使得檔案管理工作更加科技化。但是，目前的管理中還存在一些問題，影響了管理效率。

（一）缺乏重視度。民辦高校檔案管理意識較弱，相對不太注重這項工作。從傳統(tǒng)管理角度出發(fā)，現(xiàn)有的電子檔案管理人員大多數(shù)還是來自傳統(tǒng)的管理部門，他們都比較習(xí)慣用原來的紙質(zhì)方式，無法配合信息化檔案的規(guī)范管理，在具體工作中，檔案管理方式也缺乏系統(tǒng)化。另外，民辦高校講求經(jīng)濟效益，很多都沒有購買專門的信息化設(shè)備和軟件，這也對檔案信息化工作造成很大程度上的制約。因此，大部分檔案工作人員本身不太愿去思考檔案管理中的不足，認(rèn)為這是無用功，更關(guān)注學(xué)校的經(jīng)濟效益。這樣，檔案管理很多時候只是做表面的工作，沒有實現(xiàn)真正的使用價值，無法適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需要。

（二）制度和人員問題。信息化檔案管理和利用還沒有一個完善的制度，這是一種新的管理方式，出現(xiàn)的時間短，相關(guān)的技術(shù)人員配備也不夠。在檔案管理制度制定的時候，往往忽略信息化管理這方面的制度而造成制度不完善。民辦高校在檔案歸檔的程序上常常缺乏規(guī)范性。在實際操作時大多沒有專門化、正規(guī)化的電子文件規(guī)范程序，文件容易丟失。因為很多民辦高校檔案管理人員本身素質(zhì)不夠高，還不能完全適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，特別是對于管理和利用中出現(xiàn)的問題又不能及時解決，這就導(dǎo)致了檔案工作缺乏規(guī)范。

面對這類新興的工作方式，有部分檔案工作人員因為受到計算機等相關(guān)專業(yè)技能方面影響，工作起來很不順手。這也直接影響了檔案實際利用工作質(zhì)量，阻礙了正常推進信息化工作的發(fā)展進程。

二、促進民辦高校檔案信息化建設(shè)的對策

隨著信息化進程的加快，目前，我國各行業(yè)基本都在進行信息化建設(shè)。民辦高校檔案部門要能夠抓住這次機遇，盡快制定出促進民辦高校檔案信息建設(shè)的對策，早日完成檔案管理工作的信息化。

（一）增強檔案意識，加大資金投入。民辦高校要完成信息化建設(shè)，完備的硬件設(shè)施是基礎(chǔ)。例如：打印機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代化設(shè)備，這都是需要用資金來購買的。并以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建一個數(shù)字化的綜合應(yīng)用平臺，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，用網(wǎng)絡(luò)來簡化檔案管理工作。也就是說要促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提高檔案管理應(yīng)用軟件的技術(shù)和水平，確保檔案信息正常交換，為實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造良好的條件。

（二）進一步完善檔案管理制度。人是根本，制度是保障，在檔案管理信息化過程中，要注意完善制度。在操作過程中，民辦高校為了保證檔案信息的資源共享，學(xué)校的檔案部門會使用掃描錄入、數(shù)碼處理等方法將部分紙質(zhì)檔案、聲像檔案和實物檔案等數(shù)字化，這樣能擴大數(shù)字信息資源共享的范圍。還會使用學(xué)校的局域網(wǎng)來接收學(xué)校各部門的電子文件，用來建立民辦高校自己的數(shù)字檔案庫。電子文件可以在計算機上形成時就同時發(fā)送到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，然后定期進行整理、歸檔，以確保文件歸檔的及時性、完整性。因此，要完善各個環(huán)節(jié)的管理制度，讓各個環(huán)節(jié)均有據(jù)可依。

（三）注重對工作人員的培訓(xùn)及管理。任何工作的具體開展，人才都是核心，檔案工作人員是實施者和操作者，更是推進計算機等技術(shù)應(yīng)用的根本。所以，對于民辦高校來說提高檔案工作人員的整體素質(zhì)十分必要，不僅要加深專業(yè)知識，還要建立專業(yè)的管理隊伍，使學(xué)校適應(yīng)信息化檔案管理的需要。這就要定期培訓(xùn)工作人員，學(xué)會新的信息化操作技術(shù)，提高實際操作技能，將信息化管理運用到檔案管理當(dāng)中，充分發(fā)揮信息技術(shù)系統(tǒng)所具有的優(yōu)越性。

在日常管理中，還要注意保持檔案工作人員隊伍的穩(wěn)定性，可以采取制定各種激勵政策，提高檔案工作人員的福利待遇等方式。在部門領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)空缺時，注重內(nèi)培。除組織參加外出培訓(xùn)外，民辦高校還應(yīng)該節(jié)約成本，采取聘請專家到校內(nèi)授課、開展講座或組織學(xué)習(xí)等方法來增強工作人員的工作能力，促進檔案管理信息化工作的進一步開展。

三、結(jié)束語

綜上所述，了解到信息化手段應(yīng)用到民辦高校檔案管理是時代的要求，可以很好地提高檔案工作效率，也為利用者提供了更方便的網(wǎng)絡(luò)查詢，方便檔案歸檔和管理，當(dāng)然在實際管理操作中仍有很多不足。因此，在未來要重視檔案管理，從各方面進行調(diào)整工作，實現(xiàn)檔案信息化管理服務(wù)模式，服務(wù)于學(xué)校管理，提高檔案利用率，走健康發(fā)展的道路。

[1]胡曉蕙.淺議民辦高校檔案管理工作[J].科教文匯,2013(12).

[2]關(guān)友誼.信息時代民辦高校教學(xué)檔案管理的思考[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2014(2).