高等學校網上預約報賬的利弊探討

摘 要：為了有效緩解目前高等學校財務部門報賬壓力，節約報賬人員的等候時間，提高財務管理水平和服務水平，部分高校又一次改革了報賬形式，實行了網上預約報賬。此次報賬形式的改革，在很大程度上解決了高校財務報賬難的實際情況，但在實際運行過程中，還存在一些不足之處，如網上操作程序的繁瑣、較難實施的現象等。文章通過對網上預約報賬在實際運行過程中顯現的優勢和存在的弊端進行探討，以期不斷改進，解決高校實際報銷難的矛盾。

關鍵詞：高等學校 網上預約報賬 利弊

中圖分類號：F233，G647 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）08-102-02

近年來，各地高等學校招生規模不斷擴大，校區增加，高校各項經費呈多元化發展趨勢，高校財務資金核算量每年成倍的增加，財務報賬是高校財務工作的重要組成部分，而高校的財務人員編制有限，報賬大廳經常出現排長隊報銷的現象，報銷難的問題日益突出。為此，部分高校改革報賬形式，率先推出了網上預約報賬系統。

網上預約報賬，是指報賬人員遠程登錄校內網上預約報賬系統，按規定填寫并提交預約報賬單申請，通過網上預約系統、賬務處理系統、網銀支付系統的對接，實現對財務數據的自動處理。報賬人員在系統上預約后，通過合適的方式將報銷單據傳遞到財務部門，會計人員審核報銷單據后辦理報銷，自動生成記賬憑證，利用網銀支付系統進行支付。

網上預約報賬模式在高校財務部門的推行，避免了財務報賬排長隊的現象，減少了報賬人員等候時間，提高了財務人員的工作效率，強化了財務管理水平。但也存在著一些實際問題，需要繼續加以改進，保證網上預約報賬系統的發展。

一、高等學校實行網上預約報賬系統的優勢

1.節約了報賬人員的等候時間，提高了財務人員工作效率。傳統的報賬方式是報賬人員在上班時間拿著報銷單據到財務部門辦理報銷業務，會計人員的主要工作精力都集中在零星、小面值票據的歸集、計算、錄入、打印上。例如出租車票、過橋過路費等，這些票據面值不高，數量卻很多，類似這類票據的報銷加大了會計人員的工作量，使報銷工作效率下降。網上預約報賬的實施，讓報賬人員可以選擇報賬時間、報賬地點，提交報銷申請，根據自己的時間到財務部門辦理業務，或由財務部門直接辦理。這個過程中，報賬人員參與到報銷票據的整理、錄入等過程中，承擔了算賬、記賬、輸入等基本工作，大大縮短了會計人員辦理業務的時間，提高了工作效率，解決了報賬大廳排長隊等候的現象。

2.有利于宣傳財務制度，促進財務關系和諧。由于高校財務人員數量欠缺，繁雜的工作使會計人員有壓力，加之報賬人員擁擠、排長隊，有些報賬人員甚至說報賬需要花掉好幾天的時間，報銷使得兩方關系惡化，師生怨聲載道。網上預約報賬實施后，報賬人員自行對會計信息進行搜集、處理、輸入等操作，逐步熟悉報銷制度并掌握報賬流程，從思想和心理上認知、理解財務工作，做好財務制度的宣傳工作。在此過程中，報賬人員的需求與會計人員的服務目標相互一致，構建了報賬人員與會計人員之間和諧的關系。

3.加強預算管理力度，提升決策管理水平。網上預約報賬系統與賬務處理系統的數據具有對接功能，財務資源可以共享。各部門通過登陸網上預約報賬系統，及時了解財務信息，根據各項經費的下達預算控制數實施報銷，保證經費指標及額度的正確使用，滿足預算管理的要求，提高資金的使用效益，進而為領導決策提供及時、有用的信息。

4.財務信息更具及時性、對稱性。傳統的報賬方式下，報賬人員對經費收支余額把握不準、不及時，有時出現項目串項、超支現象，特別是一些國家級、省部級項目的科研經費，項目負責人未能及時了解經費到賬、使用額度等信息，造成未能及時結題等情況，給個人及學校造成了不良影響。網上預約報賬實施后，財務服務與預算管理、財務核算、網上銀行互通互聯，將每筆業務進行清晰展示，使得相關責任人及時對業務的流通進度進行跟蹤查詢，實現了業務流、資金流、信息流的有效結合。

5.提高了財務管理精細化水平。網上預約報賬對財務工作的流程進行再改進，實現了數據集中、遠程動態、資源共享的財務管理新模式。會計人員也逐步由業務型向管理型轉變，從單純的報銷業務中解脫出來，對財務活動進行事前、事中、事后的監督與分析，對收入、支出、項目需求、績效評價等方面進行精細化管理，確保財務信息的有用性、全面性。

網上預約報賬作為一種全新的報賬模式有其獨特的優點，但在實施過程中，還存在一些弊端，有待進一步的改進。

二、高等學校實行網上預約報賬的弊端

1.網絡信息不安全風險。網上預約報賬系統的開放帶來了網絡風險，而財務數據對網絡系統的安全性要求極高。由于網上預約報賬系統通過高校財務平臺，實行內部局域網，財務網絡與外網實行物理分隔起到防火墻的作用，與外網的連接，使得垃圾郵件和病毒郵件肆意傳播，黑客攻擊、系統癱瘓、黑客程序時有發生，這些都將對財務安全性構成威脅。因此財務軟件平臺和網絡系統，任何一個環節出現問題，都將影響網上預約報賬順利進行。

2.培訓不到位，財務信息錄入不規范。教職工忙于教學科研工作，認為報銷實行預約程序麻煩，不如當面報銷方便，不愿意花時間學習預約報銷程序，而且要對一個完全沒有財務知識的教職工，讓他在短時間內成一個熟練工，有很大的難度和壓力。由于培訓不到位，加之在心理有抵觸，使得預約在票據整理、分類匯總等錄入時混淆，隨意填寫項目開支范圍、內容，改變資金用途，不按規范進行填寫，后期登錄預約時發現數據錄入不規范，造成部分丟失，或是預約的失敗。增加了報銷退單風險，重復遞交，如此影響了報賬的效率，也讓報賬人員對使用預約報賬失去信心。

3.報賬人員與會計人員溝通不及時，影響報賬效率。傳統報賬模式下，報賬人員和會計人員進行面對面溝通，有關報銷單據真偽、合理性、合法性，經費使用范圍，領導審批權限等問題可以及時得到解決。實行網上預約報賬后，報賬人員可以不用到現場辦理，會計人員在審核單據過程中往往會有一些問題需要詢問報賬人員，這時只能采取電話溝通，如果電話溝通不順利，或意見出現分歧，將直接影響報賬效率。

4.原始單據在傳遞過程存在遺失風險。原始單據上面承載著大量的經濟信息，是款項支付的依據。如果高校預約報銷設置投遞點不合理，則存在票據被盜，或遭遇惡意破壞的風險。在會計人員退回的不合理、不合法、無法報銷的票據時，報賬人員沒有及時去財務部門將其取回，也存在丟失或找不著的現象，這樣會引發財務部門和報賬人員之間的矛盾。

5.預約報銷制度建設不完善。由于開放式的網上預約報賬系統，對財務人員權限及操作方面規程，網絡財務等配套制度的建設與監督體系必不可少。預約報銷制度不完善，報銷過程產生的摩擦、矛盾將無法可依、無據可查，致使摩擦增加，矛盾激化，財務漏洞增加，降低工作效率，改變報銷制度改革的初衷。

總之，網上預約報賬形式的改革提高了財務部門工作效率，提升了服務質量，解決了報賬大廳排長隊的現象，節約了報賬人員等候時間，減少了財務核算的差錯，規避了現金支付的風險，保證了學校的資金安全。但在實施過程中，還需要繼續改進，不斷完善網上預約報賬系統，為師生員工提供更高效便捷的服務。

參考文獻：

[1] 林琴珍.高校實施網上預約報銷系統的優勢及建議[J].福建農林大學學報，2012，13（6）

[2] 段世芳.淺談改進網上預約系統解決高校報銷難問題[J].會計師，2012（7）

（作者單位：西安科技大學財務處 陜西西安 710054）

[作者簡介：祝菊鋒（1973—），女，陜西乾縣人，西安科技大學畢業，本科學歷，會計師職稱，主要從事高校財務管理研究工作。]

（責編：若佳）