淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/四川省樂山市犍為縣公路養護管理段　喻之瓊

淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/四川省樂山市犍為縣公路養護管理段喻之瓊

【摘要】隨著社會的發展和科學技術水平的提高，辦公室工作的高效進行和工作水平都取決于檔案管理效率，傳統的辦公室檔案管理途徑已經無法滿足當前社會的需求，這就迫切的需要實施辦公室檔案管理改革。本文基于我國當前辦公室檔案管理工作的現狀，分析了工作過程中存在的問題，并對這些問題提出針對性的解決措施，以期實現辦公室檔案管理的現代化發展。

【關鍵詞】辦公室檔案；檔案管理；工作效率

一、引言

處在當前信息化技術普遍應用的形勢下，提高辦公室工作效率成為企業面臨的一項重要問題，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，同時也為其進一步發展和完善創造了很大的契機。研究提高辦公室檔案管理工作效率的提高措施具有非常重要的意義，能夠使檔案管理工作更加系統化和規范化，降低企業管理人員的工作量，為檔案管理的發展提供理論依據。

二、辦公室檔案管理工作存在的問題分析

就我國目前辦公室檔案管理工作的現狀來看，仍存在一些問題，影響工作效率的提高，主要體現在以下幾個方面：

（一）缺乏對檔案管理的正確認識。管理人員的資質大部分都為職業院校，缺乏專業的教學和系統的培訓，并沒有意識到檔案管理工作的重要性，工作態度不夠端正，存在檔案管理疏漏、雜亂的問題。

（二）應用落后的辦公室檔案管理途徑。管理人員對先進計算機技術的掌握程度不夠，檔案管理途徑為人工紙質化管理，導致事倍功半的后果。

（三）管理人員綜合素質有待提升。受傳統觀念的影響，管理人員普遍存在檔案管理工作無關緊要的錯誤理念，在企業中并沒有專門設置檔案管理部門，辦公室檔案管理工作地位極低，從而影響工作人員的積極性。企業沒有對員工進行系統的培訓，也會致使員工工作能力不高，檔案不能做到嚴密、統一的整理和保存，甚至存在遺漏的現象。

（四）辦公室檔案編研工作不及時。當前企業在運行過程中，沒有對檔案管理工作進行整體規劃，缺乏長遠發展的眼光，工作模式落后，跟不上時代發展的步伐。通常在工作實施后不能立刻進行檔案的處理，工作只停留在表面層次上，編研工作效果不理想，導致企業工作效率不高。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）構建健全的辦公室檔案管理體制。企業領導人要提高對辦公室檔案管理工作的重視，開設相應的部門，配備充足的人力資源，應用健全的檔案管理體制約束工作人員的行為，使得管理工作能夠按照規定，有條不紊的開展。對于檔案的詳細化管理，應根據檔案具體類型、時間等標準進行編號標記，分別保管于相應的檔案室，縮短以后查看的時間，并監測體制標準的落實狀況。

（二）樹立正確的管理意識。企業發展的根本目的在于追求更大的利潤，這就很容易使企業忽視辦公室檔案的管理工作。針對這一問題，企業要轉變原有的理念，在充分的把握檔案管理理念的基礎上，樹立正確的管理意識，借助研究和發展檔案管理工作的方式，進一步提高企業的運行效率。為了實現信息資源的共享，便于企業領導更加詳細的了解經營狀況，應將整理后的檔案管理數據匯總報告上交，有目的的開展檔案管理工作，并為企業的高效運行奠定基礎。

（三）提高工作人員的專業技能和工作能力。辦公室檔案管理工作成效的高低與工作人員的綜合素質有直接的關系，要強化工作人員檔案管理專項基礎知識和技能的教育和培訓，來達到提高職工工作能力的目的，為企業的檔案管理工作打造一支專業化的優秀團隊。此外，還應結合實際操作業務，激發工作人員自主學習的積極性，獲取更多實時性的檔案管理知識、技術，從而為企業的發展提供充足的人力資源保障。

（四）充分發揮先進辦公室檔案管理數據庫的優勢?，F代化社會中，辦公室檔案管理工作也要充分利用先進的計算機管理技術，構建一個有效的檔案管理數據庫系統，使得檔案管理能夠進行電子化操作，在提高工作能力的同時，保障了檔案信息的可靠安全性，避免丟失、保管不及時等問題的發生。建立在信息技術服務平臺基礎上的辦公室檔案管理數據庫，實現了檔案目錄、數據信息管理的整合，大大提高了檔案管理利用率，迎合了市場發展趨勢。

四、結語

在社會經濟進步的同時，企業運行管理體制也日趨完善，要想提升企業辦公效率，就必須從根本上加強對辦公室檔案管理工作的重視，針對缺乏對檔案管理的正確認識、辦公室檔案編研工作不及時、辦公室檔案管理途徑相對落后等問題，可以采取構建健全的辦公室檔案管理體制、利用辦公室檔案管理數據庫、樹立正確的管理意識等方式來提升辦公室檔案的利用率，提升工作效率，推進辦公室檔案管理工作的改革進程。

參考文獻：

[1]李金玲.如何提高高職學校辦公室文化檔案管理工作[J].東方企業文化,2012(15):240.

[2]王俊杰.辦公室檔案管理的工作改進及人員素養要求[J].黑龍江科技信息,2013(4):109.

[3]楊建春.如何提高電力職業學校辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業務,2013(9):81-83.

[4]張曉光.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息,2013 (9):141.