論如何加強干部檔案管理信息化建設

文/寧陽縣人力資源和社會保障局 楊強

本文從“加強基礎設施建設”“加強人才隊伍建設”“加強規章制度建設”“加強安全系統建設”“加強聲像資料庫建設”和“加強信息共享平臺建設”幾個方面探討如何加強干部檔案管理信息化建設。

一、加強基礎設施建設

要想實現信息化管理，檔案管理部門首先要加強在干部檔案管理方面的資金投入和基礎設施建設，改善檔案管理的硬件和軟件條件：

（一）改善硬件條件。檔案管理部門應該購置電腦、打印機、掃描儀等先進的電子設備，為實現干部檔案信息化管理奠定物質基礎。

（二）改善軟件條件。檔案管理部門要構建干部檔案管理平臺，并研發與之匹配的信息檢索系統、資料共享系統、材料收集系統等，為實現干部檔案管理信息化提供技術支持。

二、加強人才隊伍建設

檔案管理部門需要從以下幾個方面入手，加強檔案管理人才隊伍建設：

（一）培養責任意識。干部檔案信息化管理，使檔案管理更加快捷、簡便，但是隨之出現的問題就是難以控制操作流程、規范工作行為和確定責任劃分。這就要求檔案管理人員端正工作態度、提高責任意識，保證檔案管理的工作質量。

（二）加強技術培訓。干部檔案要實現信息化管理，要求檔案管理人員不僅具備豐富的管理經驗和較高的檔案管理水平，更要全面掌握軟件開發、信息搜索、系統維護等技術，才能實現干部檔案管理由傳統模式向信息化模式的轉換。

三、加強規章制度建設

目前，傳統的紙質干部檔案管理已經擁有了較為完善的制度體系，而信息化檔案管理由于仍處于發展階段，因此缺乏與之相關的成熟的制度保障。檔案管理部門需要從以下幾個方面入手，加強制度建設：

（一）實行責任制。檔案管理部門要針對信息化管理制定監督管理機制和責任機制，將信息收集、錄入、更新、維護等各個環節落實到具體崗位和具體個人，確保信息化管理的各個環節、各個部分都分工明確、權責分明，全體管理人員一起，共同促進干部檔案管理信息化建設。

（二）實施監管制。干部檔案由紙質材料變為電子數據，增加了信息被篡改和竊取的風險。因此，檔案管理部門要實施監督管理機制，規范檔案管理員的工作行為，一方面督促檔案管理員對檔案信息進行核查和篩選，確保干部檔案材料的完整性和準確性；另一方面監督檔案管理員的工作流程，確保干部檔案材料的保密性和權威性。

（三）統一管理制。為了方便干部檔案信息的存儲、編輯和提取，就要對檔案管理過程中的文件大小、規格、樣式等實行統一管理，通過規范電子文件格式的制度，推動干部檔案信息化管理的進程。

（四）完善送交制。隨著信息化管理的發展，檔案管理部門要不斷完善送交制度，將干部在工作中的表現和業績及時報送至干部檔案管理部門，并隨時進行電子數據完善與更新。

四、加強安全系統建設

干部檔案信息化管理的一大特色就是信息共享，而信息共享容易帶來信息泄漏、丟失或被篡改等問題。因此，檔案管理部門應該從以下幾個方面加強安全系統建設：

（一）防止病毒攻擊。通過防火墻技術、網絡病毒攔截技術等，使干部管理電子系統遠離病毒攻擊，避免出現系統癱瘓、數據消失等現象，確保干部檔案管理系統以及干部檔案材料安全。

（二）保證信息安全。通過加密技術、局域網等技術，防止信息被第三方攔截，而產生泄密；通過監控技術和權限限制，防止有人非法訪問數據庫、查看檔案資料；通過防寫技術，防止有人非法登錄檔案信息管理系統，擅自篡改檔案信息；通過數據備份系統，防止檔案信息丟失。

五、加強聲像資料庫建設

為了提高干部檔案管理效率，豐富檔案資料內容，推動檔案管理信息化進程，檔案管理部門應該加強聲像資料庫建設，采用聲影結合、圖文并茂的方式，展現干部檔案信息。例如，在干部檔案信息中收錄照片、聲頻資料、視頻材料資料等，達到完善檔案信息、創新管理形式的目的。

六、加強信息共享平臺建設

安全、高效、共享，是干部檔案信息化管理的主要特點。因此，在構建干部檔案管理信息化體系的時候，檔案管理部門要加強信息共享平臺的建設，解決好檔案公開與保密、共享與安全、提取與儲存之間的關系，讓領導和群眾通過干部檔案管理體系，加深對干部的了解和認識、加強對干部的監督和指導，進而提高干部檔案材料的利用效率，實現檔案管理在人才考核、崗位調配和優化配置方面的作用。

七、結束語

本文從“加強基礎設施建設”“加強人才隊伍建設”“加強規章制度建設”“加強安全系統建設”和“加強聲像資料庫建設”“加強信息共享平臺建設”這六個方面闡述了如何加強干部檔案管理信息化建設。事實上，加強干部檔案管理信息化建設的方法和手段還有很多，希望本文能夠起到拋磚引玉的作用，引發社會對干部檔案管理信息化建設的關注與思考，大家交流探討，共同促進我國檔案管理事業的快速發展。

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