淺談發揮檔案工作在企業經濟發展中的作用

文/神華準能公司信息處檔案館　許琦

淺談發揮檔案工作在企業經濟發展中的作用

文/神華準能公司信息處檔案館許琦

【摘要】檔案是對一件事情的最原始記錄，是非常重要的歷史資料，是一筆價值連城的寶貝。檔案主要分為兩大類，基礎檔案和以備日后開發再利用的檔案。隨著經濟的發展，檔案在企業的經濟發展中發揮著越來越重要的作用，因此應該加強對檔案資料的管理。

【關鍵詞】檔案信息;檔案利用;檔案管理

現如今，在人類的經濟活動中，對檔案的使用越來越多，檔案信息與企業的經濟利益息息相關，企業也越來越重視對檔案的管理工作，在保存好檔案的同時，積極開發和利用檔案信息，使檔案信息更好的應用到企業的生產運營過程中，并為企業帶來更多的經濟流入。

一、檔案對企業的重要作用

（一）檔案是企業的決策依據。檔案是企業以往經濟活動的記載和成長歷程的鑒定，檔案清楚、全面的記錄了企業的各項經濟活動。以往的檔案記載對今天的企業生產活動和重大決策具有一定的參考和借鑒價值。如果沒有這些記載資料就不能很好的了解企業的發展歷程，對曾經失敗的經濟活動不能吸取經驗教訓，可能導致錯誤的再次發生。有了這些資料，就可以避免歷史悲劇的重演，總結以前的規律并對現在的經濟活動起到重要的參考價值，使企業做出更加正確的決策。

（二）檔案是維護企業合法權益的重要依據。檔案作為對歷史過程的記載，不僅可以使人們更好的了解公司的發展過程，對經濟活動決策具有參考價值，而且對于企業的經濟糾紛等事故也提供了有力的法律依據。為企業維護自己的合法權益提供了直接證據。這些資料都是以前根據真實的活動內容記錄下來的，它的可信度是不容置疑的。

（三）為企業創造了良好的經濟條件。檔案記錄了很多真實的經濟數據，根據這些經濟數據，企業可以很好的預測未來的經濟活動的發展方向。合理的利用企業的現有資源，確定企業的產品生產量，制定有效的生產方案。因此說，檔案為企業的經濟發展創造了有力的條件，給企業帶來了更多的經濟效益。

二、企業檔案管理工作的實施策略

（一）根據企業的發展做好檔案的管理工作。做好檔案管理工作之前一定要做好檔案的收集整理工作，盡量保證檔案的信息量足夠大，涉及內容足夠廣，整理存放有條理，以備日后的使用做好準備工作，一些重要的檔案資料，一定要做好備份工作，對于計算機保存和磁盤保存的資料一定要做好環境保護工作，以免資料受損或丟失。檔案的編輯工作是檔案保管中的一項重要內容，只有將收集來的檔案進行合理的編輯和整理，才能方便日后的使用。隨著經濟的快速發展，傳統的檔案編輯工作已經不能滿足現在的企業需求。因此對檔案的編輯工作提出了新的要求。檔案編輯工作人員要積極做好檔案的編輯工作，當企業需要時可以快速準確的查找到所需內容，為企業的發展提供及時有效的檔案資料。

（二）做好檔案信息的開發工作。隨著科學技術的發展，互聯網的普及，現在的檔案管理由原來的人工操作轉變為電腦操作。錄入、查詢、編輯、統計等都由計算機完成，降低了人們的勞動強度，提高了人們的工作效率，為企業的發展提供了更大的幫助。由于計算機的使用，提高了檔案的收集速度、傳遞速度、檔案的使用頻率及檔案的存在價值，使檔案對企業的經濟建設做出了巨大的貢獻。檔案頻繁出現在企業的經濟活動中，如：招投標活動、生產數量預測、企業的發展戰略等。導致企業對檔案越來越依賴。目前我國正處于市場經濟轉型的關鍵時期，對信息的需求越來越大，內容涉及日益廣泛，對信息質量的要求不斷提高。必須提高工作人員的工作效率，因此，要改變傳統的處理方式，充分利用計算機網絡帶來的便利條件，做好檔案信息的收集整理工作。

（三）提高人們對檔案的保管意識。隨著企業對檔案的越來越重視，企業的檔案管理工作應該有本著“統一領導、分級管理”的原則，責成各檔案形成部門設立專門的人員對檔案資料進行管理，確保檔案的完整、準確、系統、安全，促使檔案管理工作更好的服從經濟的發展規律，更好的為企業的發展服務。同時企業應該培養一批專業的團隊，不僅負責檔案信息的收集和編輯工作，還可以根據檔案資料進行準確的分析和開發，并更好的應用到企業的生產運營中，為企業帶來更大的經濟效益。緊跟時代發展的步伐，并最終實現對檔案的高水平管理和現代化管理。實現信息的快速收集、傳遞、分析和反饋，完善檔案的管理體系，健全的檔案管理制度，并在實際工作中加強對制度的實施監控。

三、結束語

檔案資料是企業所擁有的一筆無形的財富，與企業的經濟利益有著密切的關系。伴隨著檔案在經濟活動中發揮的重要作用，企業應該重視自己的檔案管理，挖掘檔案潛在的價值，使檔案更好的為企業服務。加強企業檔案管理人員的道德素質，并跟隨科技發展的腳步，利用現代的管理方法，將檔案信息應用到企業的各個環節，為企業創作更大的財富。

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