淺析檔案工作現狀及完善的建議

文/山東省膠州市檔案局　徐桂梅

淺析檔案工作現狀及完善的建議

文/山東省膠州市檔案局徐桂梅

【摘要】檔案信息作為記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要載體，在經濟社會發展中的作用和受重視程度得到了不斷提升，這也對檔案管理工作提出了更新、更高的要求。本文就當前檔案工作存在的問題提出完善檔案管理工作的建議。

【關鍵詞】檔案工作；問題；建議

近年來，各級檔案部門在創新管理模式、實現資源共享等方面取得了實質性突破，檔案管理日趨規范化，但是，目前檔案管理中仍不同程度存在一些問題，如何做“活”檔案管理工作，力求檔案管理找準定位、實現價值、促進發展，是目前檔案工作亟待破解的難題。

一、當前檔案工作存在的問題

（一）硬件設施陳舊，存儲需求得不到滿足。隨著檔案庫存量的急劇增加，館室緊張、設備簡陋的問題進一步凸顯，已成為制約檔案工作發展的突出問題，目前因庫房不足、無處存放而遲遲無法開展檔案接收工作的情況屢見不鮮。同時，檔案館配備的恒溫恒濕設備無法正常使用，達不到國家規定的溫濕度保管條件，也給重要檔案資料的安全保管和依法開放利用帶來了一定程度的隱患。

（二）管理意識淡薄，信息保管得不到保障。檔案部門作為一個存史資政的服務部門，存在投入多、產出少、效益不明顯的問題，這使得檔案工作不被重視，普遍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象，檔案人員配備、制度保障等方面的問題尤為突出。在具體工作中，由于缺乏必要的制約手段，許多單位和部門不按時歸檔、歸檔材料不齊、數據錄入不準確、報送不及時，直接影響了檔案信息資源的完整性。

（三）信息化水平較低，服務質量得不到提升。檔案信息化建設是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段。目前，由于人員缺乏、設備欠缺、經費不足等問題，檔案數字化工作進展緩慢，地區間差距較大，制約了檔案管理工作的高效、有序開展，影響了服務質量。

二、進一步完善檔案管理工作的建議

做“活”檔案管理工作要堅持以人為本，把握新形勢，適應新變化，用改革的精神，積極探索規律，努力改進方法。

（一）強化保障，加大檔案設施建設專項投入。要加大檔案設施建設投入力度，改變傳統檔案館作為檔案保管基地的單一作用，按照國家一級檔案館的標準，秉承超前的規劃設計理念，增加庫房容量和建筑面積，建成集開放性、服務性于一體的現代化公共檔案館，有效解決各部門存放難題，避免保管設備重復建設。注重安全體系建設，實現檔案整合，統一入駐“檔案信息開放大廳”，統一領導、集中保管、統一對外服務，建章明責，切實提升檔案安全水平。同時，將檔案數字化專項經費列入財政預算，檔案集中掃描，實現政府辦公網絡互聯互通，基層鎮辦建立開放式檔案信息查閱室，開設政府公開信息查閱點，進一步方便群眾對公開信息的查詢。注重人才隊伍建設，適時開展檔案人員上崗培訓和專業技能培訓，堅持“能者上、平者讓、庸者下”的用人導向，打牢檔案從業人員業務根基，有效激活檔案隊伍的干事創業活力，確保檔案信息管理工作扎實有效開展。

（二）突出重點，提升檔案管理服務大局水平。服務經濟社會發展是檔案事業發展的根本目的，要堅持從服務發展、服務民生、服務文化建設三個層面發力，著力加大監管力度，實現由檔案部門參與負責各類檔案基礎資料的完整歸檔和業務監管、市級檔案館接收保管的一體化管理流程，保證檔案資料不流失。

1.對重大項目。可參照膠州市的做法，按照“主動介入、科學引導、尊重選擇、依法規范”的工作思路，為企業提供檔案技術上的指導和培訓服務，由檔案部門參與協助其主管部門，負責項目各個環節檔案資料的收集、保管、歸檔，項目竣工后，其檔案資料可以由主管部門自行管理，對達不到保管要求的，可由市級檔案部門代管。

2.對重大活動。指派檔案部門配備專業設備、專業人員全程參與攝錄存檔，也可以采取部門協作的辦法，責成市新聞宣傳部門每年定期向市檔案館移交，防止其聲像檔案資料散失。

3.對城市記憶工程。可依托歷史文獻和實物資料，由檔案部門牽頭，聯合相關單位以對城鄉建設、風景名勝、文化古跡等進行搶救性拍攝存檔、編纂村志村史等形式進行檔案留存，有效發揮檔案文化存貯和傳播的作用。

4.對社會管理工作。將人民群眾最關心、最直接、最現實、最敏感的利益問題作為建檔重點，通過開展“遠程零距離、服務面對面”送政策進村入企、檔案服務進社區、設立檔案便民服務臺、現行政策文件公開等活動，充分發揮民生檔案聯民、為民、助民的基礎服務作用，充分保障民生權益、促進經濟社會發展。

（三）創新管理，加強檔案資源開發利用。要深入挖掘檔案信息資源的潛在價值，真正讓檔案“活”起來。1.加強檔案信息資源開放力度。遵循“開放檔案范圍最大化，檔案保密范圍最小化”的原則，加快經濟、民生、科技等檔案的開放進程，在符合《檔案法》及有關條例規定的前提下向社會開放。積極探索鎮村檔案管理新模式，采取編印館藏、文件目錄、舉辦展覽等多種形式，搭建信息共享平臺，完善檔案檢索體系，為檔案信息的開發開放創造良好環境。例如農業技術推廣過程中，可充分發揮挖掘檔案資源，建立“一網三站”（“一網”即檔案信息網，“三站”即網上建檔用檔服務站、農業科技信息傳遞站、文檔和政府公開信息查閱咨詢站），為廣大人民群眾共享政府已公開信息搭建起開放式平臺，使檔案利用工作變“被動”為“主動”，利用方式由單一變多樣，信息共享水平顯著提升。

2.建立檔案信息利用預測制度。通過對檔案信息利用進行分析預測，進一步掌握社會各行業對檔案信息的需求動向和發展趨勢，有針對性地收集匯總原始、客觀、真實的檔案，不斷豐富充實館藏檔案，為最大限度滿足檔案開發利用打好基礎。

3.加快檔案資料編研工作步伐。改變傳統的以文件匯編為重點的編研方式，通過深入了解用戶需求，確定具有普遍性需求的編研題目，提高檔案編研成果質量，提升檔案信息利用價值，把館藏檔案中具有地方特色、富有利用價值的檔案資料按專題集中編排起來，最大限度地滿足各級領導以及廣大檔案利用者的信息需求。