高校檔案工作的現狀、問題及對策

文/廣東開放大學 梁建梅

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，做好檔案工作，不僅是當前社會各項工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。《意見》提出了新形勢下加強和改進檔案工作的新要求，包括完善檔案工作體制機制，建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系，確保檔案安全保密的檔案安全體系，以及加大對檔案工作的支持保障力度等五個方面。面對新形勢新任務新要求，高校要與時俱進，開拓創新，加強檔案基礎業務建設，改進檔案工作方法和技術，提高檔案管理規范化、存檔信息化、服務大眾化的水平，推動檔案工作的持續發展。

一、高校檔案工作現狀

（一）學校各級領導高度重視。一直以來，高校各級領導對檔案工作給予了很大的關心與支持。檔案一般由一名校領導分管，成立檔案館或檔案室，配備相應的專職人員，檔案經費專款專用。檔案工作被列入學校工作的年度計劃和總結，各級領導經常現場調研，定期了解檔案工作情況，及時解決檔案工作中遇到的實際困難，確保檔案工作所需的人員、經費、設施和設備到位，檔案工作不斷發展。

（二）強化督導和培訓。高校有一套健全的檔案工作網絡，建立了較完善的學校、單位（部門）、兼職檔案員三級檔案管理體系，為做好檔案工作打下了堅實的基礎。為保障檔案工作網絡的規范有序，高校有意識地加強對專兼職檔案員的督導和培訓。專職檔案員定期參加檔案行政管理機構舉辦的業務培訓，更新工作理念和管理方法，掌握最新的檔案技術。對兼職檔案員則是年度培訓和隨時指導相結合，培訓檔案有關知識，對檔案資料的收集、鑒定、整理、利用等業務進行手把手的輔導。

（三）推行“前端控制，全程管理”理念。所有文件資料在發文蓋章時，均保存一份正稿、簽發稿和草稿，文件資料年底以部門為單位進行匯總、立卷、錄入檔案系統、移交、歸檔。對于科技項目檔案或專項業務檔案，則推行“四同步”管理，項目結束或竣工后歸檔。集中收集與平時收集結合的方式，保證了學校產生的有保存價值的文件資料收集齊全。整理方面，按照高校檔案分類法，準確分類，整理有序，裝訂美觀，安全保管。

（四）積極開展檔案利用服務。檔案工作始終圍繞學校中心工作提供優質服務。如：提供大量涉及學校定位、財政撥款、人員定編等檔案文件，維護學校合法權益，有效解決債務、產權等各種糾紛；協助紀檢、監察處核查各部門處級干部簽署合同和經手的規章制度；為學校周年慶典、人才教育教學評估等工作提供參考和憑證資料；查閱學籍檔案提供學歷認證，為歷屆畢業生提供核實學歷、學籍證明等等。檔案工作為師生提供了大量的查閱服務，成為了學校工作不可缺少的參謀助手。

（五）加大檔案資源編研開發。檔案編研一直是高校檔案工作的重點之一。高校一般有組織機構沿革、大事記、基礎數字匯編等基礎編研資料，學校特色編研資料和專題材料、發文匯編等等。檔案部門認真總結檔案編研經驗，在學校范圍內征求意見，分析需求，有針對性地開發檔案信息資源，編纂新專題。檔案編研在學校人才培養、科研和社會服務中發揮重要作用。

（六）積極推進檔案信息化建設。檔案信息化建設是提高檔案管理質量和水平的重要抓手，也是時代發展的要求。高校通過購買或合作開發檔案管理系統，檔案目錄電子化率達100%，近年來許多高校開始實行OA辦公，電子文件即時歸檔。而且，學校對存量檔案進行數字化掃描，逐步實現全文網上檢索利用。

二、高校檔案工作存在問題

近年來，高校檔案工作取得了較大的發展和進步，然而，在新形勢下，高校檔案工作尚存在一些問題。

（一）檔案制度有待完善。高校檔案收集范圍和檔案保管期限的相關規定，需要重新定義和修改。專職人員崗位職責考核制度、兼職人員崗位職責和依法治檔制度、檔案工作依法檢查制度、檔案信息安全管理制度等有待建立和完善。

（二）檔案意識有待加強。存在檔案意識淡薄、責任心弱的現象，有些重點項目建設未能與檔案工作做到“四同步”，部門預立卷制度執行和開展較難。

（三）檔案信息化建設有待加快。學校檔案信息化建設雖取得了一定成效，但電子文件的歸檔管理、黨群、行政類永久保管的檔案掃描工作尚未啟動，學籍檔案數量龐大，數字化掃描進度慢。檔案全文數據網上檢索利用尚需權限，并未全面開放。

（四）檔案信息資源整合利用不夠。校內部門之間缺乏系統協調意識，各個部門的信息化各自為政，采用的軟件系統不一致，數據標準不統一，缺乏統一的信息資源管理平臺，導致校內大量數據的重復建設和資金浪費，形成多個“信息孤島”，資源無法共享，也增加了以后檔案數據兼容、對接和歸檔的難度和成本。

三、高校檔案工作持續發展的對策

（一）開展檔案規章制度的廢、改、立工作。認真貫徹落實《意見》有關部署和任務，高校要進一步開展檔案規章制度的廢、改、立工作，修訂各類檔案制度，制定檔案信息安全管理及檔案管理應急預案，建立專兼職檔案員崗位責任制及獎懲制度，建立健全檢查、考核、評估制度等。

（二）重視檔案的形成積累，做到“四同步”。繼續加強對檔案工作的領導和重視，把檔案歸檔工作列入單位（部門）崗位責任考核范圍，納入相關人員的工作職責。重大基建項目、教學評估項目、科研課題、研究項目等要嚴格做到“四同步”管理，逐步規范文件檔案材料的形成、積累、收集和整理工作。

（三）持續推進檔案信息化建設。按照高校檔案信息化建設方案的規劃，檔案信息化建設與學校信息化建設同步發展，檔案管理系統與OA辦公系統無縫對接與整合，加強電子文檔的收集、管理，加快學籍檔案、黨群、行政類重要檔案的數字化掃描工作，持續推進檔案信息化建設。

（四）加快檔案資源整合。高校檔案信息資源的整合和開發利用尚處于初級階段，發展的空間比較大。

要統籌規劃，整體協調，加大經費投入。按照“整合資源，共建共享”的原則，將學校內部所有的資源體系整合，納入統一的開發平臺，實行統一的技術標準，逐步將高校教務系統、學籍系統、科研系統、設備系統甚至財務系統的數據都與檔案系統對接，真正實現紙質文檔與電子文檔的同步歸檔。對所有檔案資源進行再開發、再挖掘。與此同時，建設能夠支持多方訪問與個性化利用服務平臺，實現檔案信息資源的開發和共享，最大限度地發揮現有資源的作用。

（五）優化信息化人才隊伍。首先，構建專業的技術隊伍。檔案管理人員除了具備檔案基本知識外，還要具備一定的計算機水平，熟悉計算機操作、錄入、網絡、數據庫、圖像處理等方面的知識，不斷更新知識結構，活到老學到老。其次，強化業務培訓。開展面對全校各個層次的檔案信息技術培訓，重點提高師生的信息技術運用能力。再次，借助于高校網絡技術部門或外包服務機構在設備、技術、專業人才方面的優勢，采取合作或購買技術支持服務，優化檔案人才隊伍結構，提高信息化建設的效率。最后，多開展校際間的技術交流，開闊眼界，相互促進和提高。

（六）完善檔案安全管理工作。做好安全保護工作是檔案最重要的基礎工作之一，高校繼續強化檔案安全意識，開展安全專項督查，加強基礎設施建設，保證檔案實體和檔案信息的安全、系統和完整。

在以知識和信息為主要特征的時代背景下，高校檔案工作的關鍵是創新，管理創新，技術創新，利用模式創新。在創新中求發展，迎接新挑戰，開創新局面。