淺析高校人事檔案管理人員素質的提高

巫艷芬

【摘 ?要】高校人事檔案管理是組織人事工作的重要內容，是高校人力資源管理的重要組成部分。隨著經濟體制改革和高校人事制度改革的不斷深入，高校人事檔案管理要緊跟時代，適應形勢，不斷創新，為高校人事工作和人才資源的開發工作更好地服務。本文就深刻認識人事檔案管理工作的重要性;人事檔案管理人員應具備的基本素質;高校人事檔案管理人員的素質現狀;提高高校人事檔案管理人員素質應采取的措施等問題進行了探討。

【關鍵詞】高校;人事檔案;素質;現狀;提高

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息來源，準確、齊全、完整的人事檔案能夠歷史、詳細地記錄一個人的經歷、政治動態、思想品德、業務能力水平、工作表現和業績等信息，是高校選用人才的重要工具。高校人才資源豐富，但人才流動比較頻繁。加強高校人事檔案管理，提高服務質量，對高校檔案管理人員的綜合素質提出了更高、更廣的要求。

當前，我國高校人事檔案管理中存在著諸多問題，集中表現為檔案管理部門復雜、種類繁多，檔案資料不規范分散、檔案遺失現象嚴重、管理效率低下等，這些問題直接導致了高校人事檔案管理的不暢性及落后性，不能夠真正服務于高校的人事管理。而各職能部門之間的相互推諉現象，人員素質的現狀更嚴重阻礙了高校人事資源的調動與安排，不利于高校的整體運作，在一定程度上制約了高校的健康發展。因此，我們要對高校人事檔案管理的重要性、人員的素質進行分析研究，提出問題，并找到解決的對策。

一、高校人事檔案管理的重要性

高校人事檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，是高校人才隊伍建設的重要基礎工作，是高校“知人、用人”的重要依據，是人事工作中必不可少的核心部分。下面我們分別從三個方面說明人事檔案管理的重要性：

第一，從歷史角度看，高校干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是黨和國家歷史資料的核心內容。經過若干年后，重要的人事檔案就會成為后人研究和了解我們這一個時代的重要歷史依據。第二，從組織和個人的關系看，人事檔案是“干部之家”、“知識分子之家”的重要體現。人事檔案能夠歷史、全面地記錄一個人的經歷、政治思想、品德作風、業務能力水平、工作表現和業績等信息，使廣大干部對組織人事部門有一種歸屬感和信任感，而人員檔案的保管和利用，無形中又會對人員有種約束力，增強組織人事部門的向心力和凝聚力。第三，從現實角度上看，人事檔案工作又是組織人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項必不可少的基礎性工作。在加強領導班子和干部隊伍建設，培養能夠擔當重任的領導人才過程中，人事檔案工作更是起著基礎和聯結的作用。因此，重視人事檔案管理工作對高校的科學發展有著不可忽視的作用。

二、高校人事檔案管理人員的素質現狀

（一）檔案管理人員管理意識不強，職業道德素質不高

很多單位對人事檔案管理工作認識不足，有些人認為，檔案管理機構就是按國家的相關規定設定的那么一個部門，只是用來存放一些材料的地方的，沒有什么意義，更沒有什么存在的價值，而且工作內容又枯燥、單調，所以根本提不起工作興趣。這導致了他們的工作積極性不高，事業心不強;安全意識、法律意識淡薄，主動服務意識欠缺，管理干部人事檔案疏忽大意，不能完整的保存檔案，缺乏檔案法律意識，嚴重影響和制約著高校人事檔案管理的發展。

（二）年齡結構偏大，業務素質不高

高校人事檔案管理人員大部分是學歷較低年齡較大的人員組成，長期以來用傳統的手工管理，在現代化管理中處理信息的能力很弱，即使有一些年輕人參與到人事檔案管理工作中來，提高了用現代化處理信息的技術及能力，但傳統管理方法對年輕人產生一些負面影響，不利于人事檔案工作者信息能力的提高。而且絕大部分管理人員所學專業不是檔案專業，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集整理等業務不太了解，缺乏必要的業務知識，影響了人事檔案管理工作的質量和效果。

（三）信息化管理水平低

在信息化的社會中，信息資源利用率高，信息技術充斥整個社會，檔案管理工作的復雜、枯燥的工作內容完全可以由計算機代為完成，但是在很多部門的檔案管理工作上，其工作人員還沒有意識到這個問題，沒有意識到傳統的檔案管理方式應該要有所改變，合理的使用信息手段提升檔案管理的水平與效率，對信息的操作能力也比較差，不積極利用信息化手段進行檔案的管理。

三、高校人事檔案管理人員素質的提高

（一）加強對檔案管理的重要性認識

要培養人事檔案管理人員較高的政治素質是做好人事檔案管理工作的前提與基礎，是發展高校人事檔案事業的關鍵。因此我們要加強對檔案管理的重要性認識，解決好思想認識問題，自覺地增強檔案意識，要充分認識人事檔案工作重要性;要充分認識其在人事工作和人才開發利用工作中的地位和作用，增強做好人事檔案工作的責任感、光榮感和使命感。

（二）提高人事檔案管理人員整體的素質

人事檔案管理工作是一項政策性和業務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，為了保障高校人事檔案管理的科學運作，需要一支符合要求的專業人才隊伍做支撐，因此就必須要保證檔案管理人員的素質。

1.建立科學合理的檔案人才培養體系，定期對檔案管理人員進行培訓考核。選取作風正派、責任心強的人員，注意對他們的教育培養，定期組織培訓業務知識，進行培訓考核，培訓內容可以涉及專業知識，還可以涉及職業道德和現代化的管理方法等。讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，提高檔案管理的技術水平。

2.制定嚴格的工作制度。檔案管理工作的是一項嚴肅的工作，必須有嚴格的工作制度來約束工作人員的行為。除了材料的收集、整理、歸檔之外，還有很重要的一項工作內容，就是要為相關部門提供參考，所以，就有檔案的調取工作，對于檔案的調取工作，工作制度中更要明文規定，保證檔案的調閱過程中嚴格執行相關手續，避免出現相互推卸責任的事故的發生。還要對檔案管理工作人員的工作內容與工作職責提出高要求。及時整理檔案，及時添加新增的檔案材料，定期溝通解決出現的問題。

（三）提高檔案管理人員的創新意識

創新是工作發展的靈魂，這也是檔案事業發展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高的要求，檔案管理人員要適應這個要求，必須要有新的思維和新的方法。一定要解放思想，破除因循守舊觀念;要與時俱進，樹立服務全局的工作理念，擺正自己的位置，在發展社會事業的大環境中去發展和鍛煉自己。要“推陳出新”，批判、繼承原有的觀念，在學習、借鑒中科學創新人事檔案管理，絕不能搞虛無縹緲的創新，實踐是檢驗真理的唯一標準，理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗，只有用這一標準檢驗并驗證的創新，才能大膽嘗試并大力推廣，并在實踐中不斷完善。

（四）提高檔案管理人員的現代化技術水平

隨著信息化社會的發展，對人事檔案管理也提出了新的要求，必須適應現代化的發展，才能把人事檔案管理發展得更好，更有利于高校的人才培養。因此，我們的檔案管理人員必須要掌握現代的管理方法，把檔案管理工作向現代化轉變，實現現代化管理。

高校人事檔案管理工作是當今高校管理工作中的重點，提高檔案管理人員的素質，是提升檔案管理工作效率和質量的唯一辦法，因此，必須加強對高校檔案管理人員素質的培養。

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