淺談合并高校的檔案管理

劉芳

摘 要：本文通過歸納分析合并高校檔案管理中存在的“并校期間文書立卷、歸檔、”“檔案的集中管理”、“檔案網絡建設”、“檔案排序、管理重新理順”、“管理人員整體素質”等問題及原因；強調提出了搞好合并高校檔案管理必須“強化檔案意識，規范檔案管理”、“建立健全檔案管理工作制度，依法治檔”、“合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設”、“確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢”等頗有見地的看法。

關鍵詞：合并高校；檔案管理；問題；看法

一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

（一）并校期間文書立卷、 歸檔的問題。合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。

造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

（二）檔案的集中管理問題。由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。按照規定，機關各種門類和載體的檔案應集中統一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，很難集中到一處，現大多實行分校區管理的模式。

（三）檔案網絡建設問題。由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。

（四）檔案排序、管理重新理順問題。合并高校大多有兩個或兩個以上規模相當，類別詳盡的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案卷宗由原各校的一個卷宗成為并校后若干卷宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老校基本沿用文書類、科技類的分類方法，成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類上。這便牽涉到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

（五）管理人員整體素質問題。在所有的檔案管理中，人是最關鍵的因素。網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。而從目前情況來看，各高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，專職或兼職從事檔案管理的人員專業水平參差不齊、良莠并存，不能適應高速發展的計算機工作環境。有些高校嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。

二、搞好合并高校檔案管理的幾點看法

（一）強化檔案意識，規范檔案管理。前已述及，檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴與各部門的配合與全員的支持。合并高校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理工作的良性循環。

（二）建立健全檔案管理工作制度，依法治檔。江澤民總書記指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行，是合并高校搞好檔案工作的關鍵。在這方面，意識要用制度去規范檔案工作，如、建立健全各部門檔案管理工作責任制，實行分工負責；制定《黨政檔案管理規范》、《教學檔案管理規范》、《科研檔案管理規范》等，指導檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責》、《兼職檔案員職責》、《檔案材料清交規定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

（三）合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設。不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設一支忠誠事業，業務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設好檔案館（室）隊伍，確保一定數量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；其次要整體推進，大力加強檔案網絡建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作設計學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩定的校區檔案工作網絡，同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。

（四）確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢。確定檔案工作目標，是由于合并高校層次較前相對提高，并校后應根據變化了的新形勢，制定新的工作目標和發展戰略，使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展。這里，之所以強調合并高校檔案工作要實現目標化，一方面是明確了檔案工作目標，即明確了檔案工作的發展總方向，一則可根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，二則可通過局部優化，使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現；另一方面，明確了檔案工作目標，便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的主動性，增強競爭性。為此，合并高校要根據確定的新目標，進一步加強自身造血功能，完善各種配套管理措施，并要注重調查研究，不斷總結并完善檔案工作中一些根本性的問題，促進檔案工作的開展。

參考文獻：

[1] 卞龍云，試論新合并高校的檔案管理工作，鹽城師范學院學報（人文社會科學版） ， 2001.2

[2]程靖. 高校合并檔案工作芻議[J]. 廣東技術師范學院學報. 2007（08）