淺談電子檔案的管理

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淺談電子檔案的管理

謝玉娟

佳木斯市道路運輸管理處 154004

[摘要]傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，在運用了檔案管理軟件后，電子檔案應(yīng)運而生。電子檔案的出現(xiàn)克服了傳統(tǒng)檔案難保存、易失真的缺點，彌補了紙質(zhì)檔案的不足，但是同時電子檔案也存在容易被盜竊等許多缺陷。電子檔案是由上報者將有關(guān)資料和檔案直接寫在優(yōu)盤等載體上，并在電腦上直接進行修改和整理，形成后，存儲到辦公信息數(shù)據(jù)中，然后由檔案管理工作人員保存、管理的全新的檔案管理工作形式。

[關(guān)鍵詞]電子檔案;管理現(xiàn)狀;實際應(yīng)用與普及

電子檔案是隨著時代發(fā)展，應(yīng)運而生的產(chǎn)物。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案存在形式是以紙質(zhì)為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時代的發(fā)展和社會各項工作的進行，檔案管理工作面對著龐大的信息量和紛繁復(fù)雜的檔案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)這樣的現(xiàn)狀。電子檔案應(yīng)運而生，它的產(chǎn)生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統(tǒng)的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。本文就電子檔案管理的現(xiàn)狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應(yīng)用等方面做出以下分析。

一、電子檔案的管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年電子檔案的發(fā)展情況，各類單位的檔案數(shù)量急劇增加。以全國各大學(xué)高校為例，大學(xué)生總體規(guī)模不斷增加，相關(guān)資料顯示，2008年大學(xué)生數(shù)量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學(xué)教職工人數(shù)也增加了十萬左右，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所。高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢的同時，各項相關(guān)檔案也是急劇增長，面對與日俱增的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前的形式。

檔案管理工作并不是許多人認(rèn)為的那樣，并非簡單的填寫數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認(rèn)真仔細(xì)的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時，要迅速的調(diào)去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復(fù)雜的過程，面對現(xiàn)如今各類檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

二、檔案信息電子化的利弊

（一）電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時間久了，會發(fā)霉發(fā)潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計算機的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。

（二）電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關(guān)檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡?，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認(rèn)識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設(shè)備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質(zhì)檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。

三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

1．積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機制。應(yīng)當(dāng)自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對電子檔案加強管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章?；鶎訖n案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。2．與時俱進，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強對檔案管理工作的認(rèn)識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。3．就電子文檔而言，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存電子文檔風(fēng)險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。所以，將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理形式有其自身的優(yōu)點，我們應(yīng)該將電子檔案的技術(shù)與傳統(tǒng)檔案的管理方式相結(jié)合，努力降低電子檔案的風(fēng)險，較大發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的長處。

檔案管理工作對于一個單位的全局工作是十分重要的，我們應(yīng)該正確認(rèn)識其根本性和重要性。電子檔案的應(yīng)用前景是廣闊的，我們應(yīng)當(dāng)在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實現(xiàn)檔案工作的簡易性和穩(wěn)定性的不斷提高。在這個高度信息化的時代，信息技術(shù)無疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。