航空制造企業中合同管理風險分析及控制應用

馮戈利 ，秦現生

（1.西北工業大學 機電學院，陜西 西安 710072；2.成都飛機工業（集團）有限責任公司，四川 成都 610092）

合同管理風險防范與監控直接影響著企業的生存及發展，在企業經營過程中起著至關重要的作用。目前合同管理風險防范的相關研究主要從合同管理框架[1-3]、風險主要來源、評價分析手段、控制對策等方面展開。文獻[4]提出了合同風險的辨識方法，然后通過采用模糊綜合評判法對風險進行評價和分析；文獻提出了合同風險管理的控制對策，沈敏[5]從教育培訓、管理機構、管理制度、內部控制、過程控制等幾方面提出了相應的管理對策，郭強[6]從法律角度、企業管理角度對國有企業合同風險管理如何在適應國有企業規模運作并形成模式等方面提出了建議，古建明[7]分別針對事前、事中和事后的風險管理提出了控制對策。另外，如何通過信息化手段[8-9]來應對、加強合同管理風險，也是目前的一個熱門研究方向，特別是探索和實踐如何利用信息化手段防范合同管理特別是業務流程的主要風險。

本文針對合同管理過程中存在的各種風險，提出了一套系統、實用、全面的控制框架，并在此框架基礎上利用信息化手段，建立了一套覆蓋面全的合同管理信息系統。

一、合同風險防范基本框架

影響合同管理風險的要素主要分為組織結構風險、人力資源風險、合同管理制度風險、合同業務流程風險、合同信息管理風險五大部分。因此，企業建立的合同管理風險控制框架應包括三方面內容：合同管理風險控制目標的確定、風險控制流程、相關基礎設施的建設等，如圖1所示。

圖1中，合同管理風險控制目標是將企業經營活動和合同風險管理緊密聯系起來，對整個控制框架提出防范目標。合同管理風險控制流程是確保企業合同風險被有效控制的一系列活動，包括找出風險、風險分析、風險防范與控制等。風險控制的基礎設施是為企業合同風險控制提供適當的組織結構、人員，完善的合同管理制度、內部控制以及信息化的控制手段等方面的基礎支持。在組織結構方面，企業需設立專門的合同管理機構，對合同實施有效的職能化管理。在完善的合同管理制度方面，企業必須明確合同管理的基本制度、職能管理專項制度以構建合同管理類規章制度體系。在進行內部控制時，通過完善合同管理授權體系，明確責任主體，將管理制度與信息化系統相結合，對各業務流程的合同管理風險進行防范與監控。

圖1 合同管理風險控制框架

二、合同風險防范的內部多層次控制體系

合同管理風險控制是對公司的整個經營管理活動進行監督與防范的過程，是一個發現問題、分析問題、解決問題的動態循環的過程。為提高企業防范合同風險的能力，在某航空制造企業的實際操作，其內部采用了多層控制方法，主要包括三個相對獨立的控制層次，以下逐一闡述。

第一層是“供-產-銷”全過程中的相互牽制、制約的機制。相關人員在處理合同時，需明確企業規定的合同處理權限和應承擔的責任，建立以“防”為主的監控防線。

第二層是事后監督機制。相關人員需要對各項業務進行周期性核查，及時發現問題并及時糾正，建立以“堵”為主的監控防線。

第三層是由企業的法律與審計部門來實施對防范合同風險的內部控制進行監督，開展對內部控制制度評審，建立起有效的以“查”為主的監督防線。開展對內部控制制度的評審，有利于判斷、識別潛在的經營風險、財務風險等，并提醒、督促經營者正確履行職務，增強風險防范意識，從而促進企業內部控制制度的進一步完善。

綜上所述，“防、堵、查”的三層次內部控制，可遞進式地監督控制風險，及時發現問題，對于防范企業經濟往來中的合同管理風險將起到十分重要的作用。

三、合同管理信息化建設和應用

基于上述對合同管理風險控制的分析，合同管理風險的防控除了需要提高合同管理部門功能健全性、提升員工業務能力、完善合同管理制度和內控制度外，利用信息化系統也成為控制合同管理流程風險的一種重要手段。

（一）合同管理流程風險的主要來源

利用信息化手段對合同管理流程風險進行防范，需要對風險的來源進行辨識、分析，即識別合同管理流程中可能遇到的各種風險源。為了抽取各類合同管理中風險的共性問題，本文的研究中采用業務流程法來辨識風險源，即按照合同業務流程，依次在合同立項及選商、申報、審查、審批、簽訂、履行、歸檔、糾紛環節中找到合同風險的主要來源（見表1）。

表1 合同管理流程風險的主要來源

（二）利用合同管理信息系統防范合同流程風險

根據合同管理流程風險的來源辨識，其風險貫穿于整個業務流程，因此合同管理信息系統必須以企業自身合同全生命周期管理為業務主線，實現從合同訂立到歸檔的全過程信息化管理，主要包含合同訂立、合同履行和合同終結三個階段，通過結合企業合同管理制度，實現對合同流程的全面管理和風險防控。此外，信息化系統作為共享平臺，還可實現合同數據的查詢、統計與分析，為企業管理提供決策支持，合同管理信息系統功能如圖2所示。現以某航空制造企業為應用背景，闡述如何利用信息化手段對合同管理全過程的關鍵環節進行控制，達到對合同管理流程進行風險監控的目標。

1.合同訂立階段的風險防控。合同訂立（包括合同準備與簽署）階段主要包含合同立項、合同選商、合同預審、合同起草、合同正式審查、合同簽訂等業務流程。在此階段，系統主要通過合同立項、合同預先審查及正式審查三方面對合同訂立風險進行監控。

圖2 合同管理信息系統功能圖

合同立項（合同策劃）作為合同管理信息系統的起始流程，為合同的生成提供原始依據，并對合同訂立的依據及背景信息進行管理。合同立項時必須錄入合同立項名稱、合同類別、估算金額、訂立合同的依據、項目信息指定合同的隸屬關系（通過任務編號明確合同的項目隸屬）等信息（見圖3），否則不予通過，這樣可以杜絕了無預算或無計劃即簽訂合同的情況發生，實現了合同策劃目標與企業戰略目標和業務目標的一致性，有效規避了合同策劃（合同立項）風險。

圖3 合同立項界面圖

合同選商的管理首先需要建立相應的人管理數據庫，提供對合同相對人信息（包含供應商信息及客戶信息）的動態維護與評價功能，并由企業相關職能部門人員負責維護，包含新增、修改、刪除、審核、權限管理等功能。在進行供應商目錄管理時，每個相對人（主要為供應商）的全面信息均可在系統中查詢（見圖4），并通過營業執照號或組織機構代碼為唯一標識，隨時進行動態維護。由于系統禁止重復錄入，最大限度地保證信息的唯一性和完整性。基于上述功能，如果選擇企業合格供應商目錄外的供應商訂立合同，系統將提示進行合同預先審查，由企業相關部門對其合理性及合規性等進行審查，從而杜絕由于選商不當造成的履行及糾紛等法律風險。

圖4 合同選商界面圖

為防控合同文本風險，合同管理信息系統提供合同文本庫管理，為合同申報在線編輯合同文本提供支持。系統中合同文本按照合同的類別進行分類管理，每種類別的合同對應適用的模板。模板分為該公司的標準合同文本、示范性合同文本、上級機關指定合同文本、對方合同文本、雙方協商合同文本等。模板統一采用word文檔方式，對必要的錄入項（如合同的標的金額、相對人等）字段設置相應的word標簽，滿足在線編輯時自動填錄關鍵要素的需求。系統的合同類別與適用文本設置功能，對不同的文本可設置其適用的合同類別，在合同申報時，供合同起草人選擇使用。在合同正式起草環節，系統提示必須優先使用企業標準合同文本，以充分保證該公司權益。

在合同正式審查管理方面，系統以標準化、網絡化、流程化、信息化為原則，實現了合同網上動態審查目標，包括計劃審查、價格審查、法律審查以及領導審批，流程如圖5所示。系統按照企業合同管理制度規定，不同類別的合同履行不同的審查流程。在合同審查環節，系統設置合同計劃、價格、法律審查三個關鍵審查目標，通過對合同計劃符合性，價格合理及合規性、合同條款的嚴密性及合法性審查，將合同審核風險降至最低。合同管理信息系統履行完成正式審查后，即進入合同簽訂環節。在此階段，系統通過對合同編號，確保經過編號的合同文本不能進行任何編輯修改。此外，系統可根據合同相關信息選擇系統制定的授權簽約人，并記錄合同簽訂、生效時間等信息。通過這些措施，合同管理信息系統有效限制了合同的簽署權限，杜絕超越權限簽署合同的情況發生。

圖5 合同網上動態審查流程

2.合同履行階段的風險防控。合同履行階段包含合同進展情況、合同收/付款情況、合同結算申請、合同變更、合同違約填報、合同解除等業務流程（見圖6）。在合同履行階段，合同管理信息系統不僅可實現付款情況統計、合同變更、合同解除、合同違約情況申報，合同終止、收款信息、合同進展情況統計等，還提供合同變更、合同解除、合同違約情況申報及審查審批。此外，合同管理信息系統與企業財務系統交換，還可實時了解合同收支款動態信息。企業的合同主管部門和領導可根據相應權限對管理范圍內的合同進行監督和檢查，查詢和追蹤合同審批和履行狀態，并對當前的合同流程相關人員進行預警提醒。

圖6 合同履行流程

在合同履行環節，系統通過合同收/付款情況、合同進展、合同變更審查、合同解除審查、合同違約糾紛上報流程及合同履行監控對合同履行風險進行防控。合同管理信息系統可通過企業的數據平臺實現與財務系統的集成，實時地獲取合同的付款情況，并將合同約定的付款計劃與合同進展進行對比。若到付款期限，系統會自動預警，提示用戶辦理付款，對于累計付款金額大于合同約定金額的情況，也會預警。監控收款情況時，系統可實時獲取憑證信息，展示收款金額、收款時間、付款單位、收款單位以及收款性質、摘要等信息。當各合同承辦單位向財務部申請結算時，需填寫結算申請單，提交企業財務部門，由財務部門指定人員進行定期匯總并啟動審查審批流程。通過審批后，財務部門可依據系統中通過審批的結算申請進行結算。若合同發生變更時，由企業的合同管理員進行填報，同時啟動變更審查流程，并由相關部門及領導對變更事項在線審查審批。合同違約時，系統會要求對合同違約信息進行填報，并啟動在線審查流程。如果合同因異常原因需要解除時，合同主辦人員需填寫解除原因等信息，并啟動在線審查流程。合同解除后，其原審查及履行過程仍保存歷史痕跡，并進行歸檔。

通過上述環環相扣的風險防控措施，在合同履行過程中，若發生變更、解除及違約等非正常情形，必須在系統中履行相應審查流程，并經過計劃、財務、法律等部門審查及充分論證，使得非正常履行合同風險降至最低。

3.合同終結階段的風險防控。合同終結階段包括合同終止、履行評價及合同歸檔等流程。合同履行完畢后，合同管理信息系統會要求填報合同終止、合同履行評價等信息，并在提交信息后關閉該合同，終止后的合同將歸檔到合同管理信息系統檔案庫中，以供具備相應權限的人查詢。而系統提供的合同履行評價功能，為合同履行情況評價的操作以及實施責任追究制度奠定了基礎，從制度上防范以后合同履行的風險。

[1] Philip O Keeffe.Procurement Contract Risk Management [ EB/OL ].[2006-05-11].[2006-12-06].http：//www.protiviti.com/portal/site/prous.

[2] Krasa.S，Villamil.A，Incompleteness as a Constraint in Contract Design[Z].Illinois：University of Illinois，2001.

[3] Chung T.Incomplete Contracts，Specific Investments，and Risk Sharing[J].Review of Economic Studies，1991，58：1031-1042.

[4]陳通，任明，宮立新.企業合同管理風險辨識及評價研究[J].西北農林科技大學學報，2007（1）：101-105.

[5]沈敏.合同風險研究[D].四川大學碩士學位論文，2002.

[6]郭強.企業合同法律風險管理與控制[D].西南財經大學碩士學位論文，2012.

[7]古建明.試論企業合同風險管理及控制對策[J].科技創新與應用，2014（6）：268.

[8]向偉.合同管理系統的設計與實現[D].電子科技大學碩士學位論文，2007.

[9]任明.企業合同風險管理研究[D].天津大學博士學位論文，2006.