血站儀器設備檔案管理淺論

朱紅娟

摘 要：一直以來，血站儀器設備檔案的管理都是血站管理工作的有機組成部分，設備檔案管理成效對于血液管理技術水平、血液管理質量以及血站服務水平有著直接的影響，為了實現血站管理工作的可持續發展，必須要做好血站儀器設備的管理工作。本文主要針對這一問題進行深入的分析。

關鍵詞：血站儀器；設備檔案；管理模式

向醫療機構提供安全、衛生、有效的血液是血站義不容辭的責任，在采供血活動中，擁有國內外先進的儀器設備。如用于檢驗的全自動酶免處理系統、采集成分血的血細胞分離儀用于儲存冰凍成分血的冰凍冰箱、以及血小板震蕩保存箱、大容量低溫離心機、全自動生化分析儀、全自動血液單采機等，對確保血液采集、檢測、分離、儲存、科研工作都起著十分重要的作用，如何做好血站儀器設備管理工作，發揮出設備在科研以及輸血中的作用是一項非常重要的課題。

幾年來，我站根據國家相關《固定資產管理規定》和衛生部關于《血站基本標準》《血站質量管理規范》《血站實驗室質量管理規范》，對血站儀器設備的檔案的管理在實際工作中摸索出一套行之有效的方法，那么，在日常工作中，應該怎樣開展血站儀器設備檔案的管理工作呢？

1 確定好血站儀器設備檔案歸檔范圍

血站的儀器設備檔案是血站的重要資料，是在長期管理過程中形成的一種紙質文字材料，其內容是多種多樣的，這包括幾個方面：第一，血站的相關文件，如調研資料、設備申請材料、設備批復文件、可行性論證報告等等；第二，相關的記錄，包括招標記憶、談判記錄、訂貨協議、訂貨合同等等；第三，原始憑證，如提貨單、通知單、操作說明書、裝箱清單、安裝圖紙等等；第四，開箱報告，如驗收記錄、安裝記錄、調試記錄、驗收報告等等；第五，設備操作章程、維修制度、管理制度等等；第六，人員培訓記錄、線路設計圖紙、設備安裝圖紙、故障維修記錄等等；第七，報廢申請與處理結果，每一個設備都有一定的使用周期，從其立項到報廢，中間會經歷較多的環節，也會有大量的人員參與到其中，因此，儀器設備檔案的收集與管理會耗費大量的時間，必須要進行詳細的記錄。

2 制定好系統的儀器設備檔案管理制度

儀器設備檔案管理有著獨特的特征，在血站管理工作中有著十分重要的地位，在日常工作中，必須要高度重視這一問題，保障儀器設備可以得到規范、制度的管理。為了保證儀器設備檔案的完整性和利用效率，我站建立健全了《固定資產管理辦法》、《儀器設備采購管理制度》、《儀器設備驗收管理制度》、《儀器設備檔案管理制度》等，儀器設備檔案管理實行統一領導，歸口管理，分級負責，定期考核，責任到人的管理責任制：健全帳、卡設置，實行三級管理。儀器設備檔案與其他的檔案是不同的，其歸檔時間長、材料類型多樣，以大型儀器設備為例，從儀器的購置到安裝階段，會出現大量的材料和檔案，且以后每次的使用與維修，也會產生相應的材料，其使用周期是非常長久的。此外，儀器設備檔案的類型也多種多樣，有的儀器是進口的、有的儀器是國產的，因此，儀器設備檔案材料會涉及到不同的語言，載體也有照片、紙張、錄音帶、錄像帶等等。同時，儀器設備的使用并非一個科室的事情，尤其是操作材料、維修材料等，使用起來非常的頻繁，如果不對這些材料進行統一的關系，不僅會影響檔案的完整性，還會降低儀器設備檔案的使用價值。

3 建立完善儀器設備檔案管理網絡

由綜合檔案管理部門負責收集、整理、保管、并建立設備檔案目錄，設置好專門的儀器設備檔案管理室，由管理室統一負責儀器設備檔案的管理、開發和利用工作，最大限度地保障檔案的準確性和完整性。此外，還要將安全檔案統一納入到后續的管理工作中，將這一工作與設備的采購、設備的管理以及后續的使用工作密切相連，深入開展《檔案法》的宣傳工作，提升各級工作人員的檔案意識。在條件許可的情況下，可以成立專門的檔案管理網絡小組，定期召開會議，明確血站儀器設備的管理目標，制定出完善的管理制度。此外，還要將血站儀器設備檔案的管理納入到管理責任的有機組成部分，對科室進行集中考核，將檔案管理成效與相關人員職稱晉級、年終考評聯合起來，對設備進行合理的維護。在完成使用工作之后，要詳細記錄設備和儀器的使用情況，定期將材料上報給負責人，在確認無誤之后即可交給檔案室進行保管，在血站的上上下下形成完善的管理網絡，讓各個部分都能夠對檔案有明確的認識。

4 做好儀器設備檔案的管理

建立健全儀器設備檔案，由專人負責，建立儀器設備總賬與分戶分類賬，制定好系統的借閱制度與管理制度，在完善制度時，首先要明確出具體的管理范圍，對于不同的儀器和設備，需要采取不同的管理形式：

4.1 一般儀器設備檔案管理。各類儀器設備，一般在800元以上的均應建立檔案資料袋，包括購置申請、考察論證、訂購合同、驗收安裝報告、維修保養記錄、損壞事故報告、報廢報告、及隨機攜帶的裝箱單、合格證、使用手冊、原理圖、保修卡等所有文字資料。使用科室需長期使用的資料，如操作手冊給予復印件；臨時需要實行借閱手續，對經常使用的線路圖也只使用復印件，原件入檔案保管以防損壞。對所有資料的檔案，統一編號分類保管。對于改進、改裝的技術資料及時歸檔。有條件的可由微機進行動態管理提高效率。

4.2大型、精密、貴重儀器設備檔案管理萬元以上大型精密儀器實行站、科（室）分級管理，由設備科為大型精密儀器設備建立完整的技術檔案，檔案的內容包括：產品的技術資料；從可行性論證、購置、驗收、調試、運行使用、停機維護直到報廢整個壽命周期的記錄。檔案一式兩份。每次使用時使用者都要做好記錄，其記錄內容包括：①每次使用時數；②培養人數（獨立操作，還是指導下操怍）；③血液采集、制備、檢驗、科研及科研級別；④功能利用和功能開發情況。

按規定對大型精密儀器要按規定周期進行常規校驗，維護、保養記錄、維修等記錄一并存入檔案保存。

5 結語

總而言之，在輸血技術的發展之下，對于血站儀器設備檔案管理工作也提出了更加嚴格的要求，設備管理人員不僅要了解儀器和設備的最新發展動態，還要用積極、主動的服務來提升檔案保存的完整性和準確性，只有充分地做到以上幾點，才能夠促進儀器設備檔案管理工作成效的提升，使血站的各種儀器設備的效能得到充分發揮，投資得到良好的效果，促進無償獻血事業持續健康發展。

參考文獻：

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