初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

文／惠州市第一人民醫院　張思盈

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初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

文／惠州市第一人民醫院張思盈

【摘要】在很多黨政機關和企事業單位，一般不設立專門的文書檔案專職人員，往往是由行政辦公室的文秘人員兼職文書檔案管理，文秘與檔案共同管理的形式，可使兩者在具體實際操作和銜接過程中減少不規范或脫節的現象，但是二者在同時兼顧的過程中仍然存在一定問題，通過理清兩者的關系，做到夯實基礎，規范行為、充分利用，進而實現辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧。

【關鍵詞】文秘；檔案管理；文檔一體化

隨著辦公自動化和計算機網絡技術的不斷發展，在我國很多黨政機關和企事業單位，一般不設立專門的文書檔案專職人員，往往是由行政辦公室的文秘人員兼職文書檔案管理，因為傳統的文秘和檔案工作分塊管理的狀況，在某種程度上已不能適應實際工作的需要，這種從管理全局出發，將文秘與檔案共同管理的形式，可使兩者在具體實際操作和銜接過程中減少不規范或脫節的現象，但是二者在同時兼顧的過程中仍然存在一定問題，通過理清兩者的關系，做到充分利用兩項工作的便利，實現辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧是我們面臨的一項難題。

一、辦公室文秘和檔案工作的關系

（一）定義。文秘人員作為領導的助手與參謀，其主要工作是記錄、抄寫和起草文件，其工作對象主要是文件，其任務是及時處理來往的公文，有條理地運轉公文，完整地保管公文，發揮公文的作用并有效地推進，為單位領導及其它事務服務。作為參謀助手，文秘工作是一項實踐性、協調性、政策性很強的工作，需要具備較高的政治素質和職業道德素質。

檔案管理人員主要負責做好其所在單位相關檔案的收集、分類、整理、立卷、保護、統計等工作。其對象是單位文書、會計、人事等檔案，其中文書檔案是記錄政務活動的檔案，是最常見的檔案類型。其任務是集中統一管理好管轄范圍內各種檔案，保障檔案的完整與安全，大力開發檔案信息資源，進而為領導決策和單位各項事務工作提供科學依據。

（二）關系。文件是文書檔案的前身，文書檔案是文件的歸宿，文件與文書檔案實際是同一事物在生命周期的不同發展階段的不同稱謂，兩者存在的這些環節之間既相互連接，又相互制約，形成一個完善、科學、合理的文件管理系統，為一個單位的決策起到積極的參謀作用。

1.相互連接關系。文件是文書檔案的前身，文書檔案是文件的歸宿，這其中銜接的主體最主要的是文件，文件一旦由文秘人員生成并處理后，便成為單位的歷史記錄，并由檔案人員將其進行文書立卷歸檔，這是文秘工作的最后環節，同時卻是檔案工作的開始環節，并成為二者真正意義上的轉換點。

2.相互制約關系。作為文件的主要形成者——文秘人員，其肩負著質量責任。因為在其撰寫形成的各類文件中具有保管利用價值的文件，經過辦理完畢和系統整理后，實現了文件向檔案的轉化，所以文件的質量直接關系到檔案工作的質量和效率。文件一旦轉化為檔案，將按檔案管理規定進行規范管理，并達到能快速的查閱與利用的目的，進而做到及時地為文秘工作提供參考意義。

二、兩項工作兼顧存在的問題

文秘工作和文檔管理工作從業務上有著很大聯系，更重要的是兩者的工作常常存在于同一個載體上，因此一般單位不設置專職檔案管理人員，由文秘人員兼職，二者兼顧從大局上保證質量，但在管理過程中仍存在問題。

（一）檔案管理意識薄弱。文秘人員作為領導的參謀助手，雖在實際工作中占據較重要的地位，但在頻繁的公文處理中逐步忽略檔案管理工作，表現出薄弱的檔案管理意識，未能真正以檔案的高標準來規范公文處理。首先表現為公文原稿的忽視。其次表現為歸檔材料不規范，如某些重要指示因緊急情況，往往以傳真形式傳達，文秘人員不經過復印就存檔，到真正要立卷歸檔時就發現字跡模糊不清的情況。最后是發文編號差錯。由于單位的歸檔工作往往是在次年統一歸檔，到統一整理時才發現存在由于登記不及時、分類不準確造成的，漏號、重號等亂號情況，既影響了公文的質量，又不符合立卷歸檔的要求。

（二）檔案范疇把握不準。從形式上看，文書的工作對象就是公文，而檔案工作的對象來源廣泛，內容豐富，形式多樣，各種文字材料，音像材料都可能成為寶貴的檔案材料。二者兼顧，易使檔案管理人員側重對文書檔案的歸檔，而忽略其他檔案材料。另外，作為文秘人員，在文件管理中，同樣側重于紅頭文件的管理，在文書檔案管理中忽略無編號或一般性的文件資料，同樣影響了歸檔文件質量。對檔案范疇把握不準，往往會造成檔案分散與片面，不利于被查閱與利用。

（三）兩者兼顧，及時性差。及時性的問題一般是存在在一肩雙挑的員工身上，缺乏充足的時間與精力來整理與保管檔案資料，或因種種因素而無法及時進行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導致文書檔案文件材料無法及時的收集完整。

三、高效兼顧的實際舉措

（一）夯實基礎，保障雙方。1.加強培訓教育，提高綜合素質。秘書人員作為領導的得力助手和參謀，具備較高的政治素質和職業道德素質，由其兼職檔案管理工作，是做好檔案工作的強有力保障。同時加強對在崗文秘人員培訓教育，更新不同領域的知識，提高自身綜合素質，以適應新形勢和現代信息化的要求。在信息化時代的今天，文件多數以電子文件的形式出現，通過學習對電子文件的整理，提高作為文書檔案管理者身份的有關理論、技能等方面的素養，努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才，更好地兼顧文秘工作與檔案管工作。2.強化檔案意識，提高文秘質量。由于檔案管理的工作對象就是檔案，對其管理的方法具有較強的專業性與較高的標準，其對象明確、動作單一的管理辦法透露出檔案工作枯燥無味，因此勝任此項工作的基本要求就是具備一定的管理水平與高度的責任心。二者兼任，將管理者在檔案管理中培養高度負責的檔案意識，充分應用于文秘工作，對文件的形成實施針對性的指導，促使文件管理標準化，文秘工作規范化，文秘質量逐步提升。3.規范制度體系，完善檔案管理。作為文秘人員，對單位的各項規章制度的形成有把關校準的義務，因此對制度的管理上有較深的研究，可利用文秘工作的有利條件，充分探討檔案工作中遇到的新情況、新問題，結合檔案法和本單位實際，細化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責和要求，建立健全檔案管理的各項規章制度。檔案管理行為通過制度進行規范，是做好檔案工作的關鍵。4.加強硬件配備，保障檔案完整。文件經過一系列的動作后，最終向檔案轉化，其保存地方也就是檔案館或檔案室，在一般企事業單位因條件有限只設置綜合檔案室，但檔案室的最基本要求是獨立的室間，并做好溫度、濕度、通風的硬件設施，對收集的檔案按時間和類別存放，以便日后查找。同時對密級檔案進行加密處理，存放在特定地方。完善檔案管理的操作流程，并要求每一個檔案管理人員都必須按照流程工作，以達到需要被調閱能高效利用的目的。

（二）規范行為，實現高效。1.把檔案知識應用于日常文書中。檔案能否發揮應有的作用，主要取決于卷內文件的質量，因此為保證檔案質量，延長檔案壽命，使其能有效地提供利用，要求卷內文件必須遵循國務院辦公廳發布的國家行政機關文書處理辦法的規定，在文件用紙格式、書寫材料、公文的擬制、文書立卷等方面統一規范。所以作為文秘人員要把檔案知識充分應用于日常行文工作，加強現行文件的制成質量，做到一是把好文件質量關。對文件的內容進行層層把關，把凡是不符合行文規定的文件文書做到不辦理、不擬制、不蓋章、文印室不打?。欢翘岣弑４尜|量，對文件的書寫和印刷要選擇優質耐久的書寫材料，禁止使用鉛筆、圓珠筆，要使用規定的用紙。2.以檔案的標準規范文書的收集。為確保檔案質量，為檔案的形成奠定基礎，必須有一套科學的、統一的制度，使整個文件處理過程有統一的標準和要求。一是明確文件收集關。要按文書立卷范圍進行文件的收集，做到收集文件有依據，既防止文件遺漏，又避免有文必檔的弊端。二是要嚴格執行登記制度，做到當日拆封及時登記，準時分發，迅速傳遞，按時催辦，認真處理，定期歸檔，保證所有外來文件的齊全。三是打印、蓋章、發文關。凡是發出的文件，包括各種報表，在發文蓋章時要留下一份，由文書人員存檔。四要堅持平時文書分類歸卷。3.文檔一體化，實現高效運轉?！拔臋n一體化”是從文秘和檔案工作的全局出發，在公文生成與歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機管理系統。都體現出檔案工作的具體要求，使文檔生成一體化、管理一體化、利用一體化，實現文秘工作和檔案工作的信息共享和規范銜接。“文檔一體化”的實質就是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。

（三）充分利用，力求長效。從本質上講，檔案是一類重要的社會財富，如果能夠在恰當的場合對檔案信息進行有效利用，一定會對社會的可持續發展起到重要的促進作用。但是，在實際的工作中，很多事業單位并沒有認識到檔案的重要價值，只是將其簡單的“束之高閣”，這種極端浪費的表現，并沒有將檔案充分運用到管理工作中。如何使檔案充分被利用，更及時地為單位的決策工作提供參考，為科研工作提供依據，最重要的舉措就是實現信息化，電子文件的普及是時代發展的趨勢，在對電子文件處理的同步，實時實地對檔案進行管理，既減輕工作量，又提高工作質量和效率，同時運用信息化技術延伸至檔案查閱與分析功能，通過計算機被廣泛利用，做到及時利用，有效推進。

四、結語

文件是檔案的基礎，檔案也是文件的發展和延續。二者在管理過程中有切合點，也有需要不斷磨合之處，然而經過時代的發展，將其二者充分結合并一同管理的方法已得到一致認可，但其共同管理的過程，如何做到提高實效，力爭長效、高效，才是需深入探討的問題。

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