將數字化檔案管理進行到底

文／上海電氣電站工程公司采購部　湯惠娟

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將數字化檔案管理進行到底

文／上海電氣電站工程公司采購部湯惠娟

【摘要】隨著檔案管理工作的不斷創新、進步，為跟進數字化建設時代的步伐，以當代檔案管理新趨勢為研究背景，實際工作中的檔案管理為研究對象，以文獻研究、工作經驗為研究方法，論述數字化檔案管理的新動向。通過了解數字化建設的必要性以及緊迫性，將傳統檔案管理工作做到操作方法轉型、人員能力轉型、規章制度轉型。

【關鍵詞】當代檔案；數字化；檔案管理；轉型

檔案是直接形成的歷史記錄，檔案來源于文件，檔案的形式也是多種多樣的，企業檔案是隨著企業自身的生存與發展形影不離、相互支撐的。企業檔案又為本企業乃至本行業企業在生產、經營、管理等各項活動中提供具有歷史參考價值的記錄，為企業進行有效管理提供有效依據的同時，為企業的生產等過程中提供有力的參考保障。當企業受到外界負面影響的情況下，企業檔案又為維護企業正當權益、維護企業形象提供可靠的證據。可見，企業檔案管理不僅與企業的經濟利益發展有必然的聯系，對企業領導者、經營管理者以及企業員工的發展都是至關重要的。然而隨著科學技術進步的快速發展，一般傳統的檔案管理已不能滿足當下企業的需求，檔案載體已步入了新的時代，為提高日常的工作效率，數字化檔案建設也便逐漸凸顯。

一、檔案數字化建設的重要性

數字檔案與傳統檔案相比，有著數字化資源豐富、存儲空間大、檢索便捷、傳輸速度快、開放性高、信息共享等優點，面對新形式的到來，檔案的管理、保護、利用的理念、體制和工作方式都需要經歷重大的轉型變革。在企業日常發展的過程中，通過檔案數字化建設，在降低人力、物力、時間等資料浪費的優勢下，能大大提高管理效率，實現積極推進轉型創新的新管理理念，滿足新時代的需求。

二、檔案數字化建設的現狀

檔案的數字化管理對企業來說面臨的是一新的研究課題，數字化檔案管理如何確保其準確性、及時性以及完整性，這里將需要較多的相關部門相互配合。關鍵是流程管理，流程管理是檔案管理系統的支撐，是企業對于檔案信息管理的精髓。建立完善的數字化檔案管理流程制度，才能有序的推進工作的實效。

三、完善管理機制的結合

檔案數字化工作是否能高效有序的開展，其最有力的保證措施是需要建立有效、科學的管理機制。檔案信息資源建設的質量又取決于檔案數字化工作的質量。要提升整個數字化工作的完成質量，其過程中的各個環節就需要有機的結合。所以前期工作就變得至關重要，需要明確檔案管理工作數據要準確、標識要清楚、掃描要維護檔案原貌、內容完整等等。

（一）數字文件管理的前期準備。1.部門分工工作的規劃。數字文件的主要來源是電子文件，而一般企業最常用的且最有效的電子文件格式是PDF文件，所以在管理數字化檔案之前主要是要做好掃描工作。具體有以下幾點內容：首先要做好本部門掃描工作的的計劃部署：首先按照各部門的職責范圍，協調好立檔部門與移交部門之間掃描工作的分工。其次對照掃描部門年度工作任務的安排，規劃好工作任務量與其他工作之間的關系。最后根據單位歸檔要求或者檔案利用需求的急緩程度，理清要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。2.計算機軟硬件設備的配置。在性價比平衡之下，物質基礎允許的情況下，根據工作的實際需求以及檔案的使用性質合理選用計算機軟件程序、硬件配置。另外，使用程序的兼容性與可操作性是提高工作的效率的前提條件，然而對于保密類型的檔案應當選用專業并且專用的軟硬件，以此提高其安全性能。再則，檔案掃描軟件應該充分考慮到使用人員的接受能力。為確保現階段的配置能夠滿足在今后一定時期內的可用性，軟件程序的選擇要考慮到更新發展的因素。3.操作流程與標準的統一。為使工作人員快速進入操作工作狀態及順利達到效果，統一各個環節的操作流程與標準是掃描工作的前提條件。第一，為避免因管理的混亂引起工作進度的滯延，掃描工作中各個環節都要責任明確。第二，為確保各個環節工作之間的有效銜接，建立規范的掃描工作操作流程。第三，為便于分散操作、集中管理統一數據信息的存放格式、分辨率等有關圖像質量參數的要求。第四，相關部門需要加強對掃描人員以及相關人員的檔案操作培訓，提升業務水平。

（二）掃描工作中的幾點注意事項。1.確保檔案實體的安全。在掃描前期準備時應該注重掃描操作環節中對原始檔案的保護，確保其完整性。在掃描過程中，對掃描辦公區域的安全管理需要做到“三防三禁”即防火、防水、防盜；禁止桌邊飲食、喝水、吸煙。注重工作結束時的細節工作，及時檢查掃描儀中是否留有原檔案等。原版紙質文件會隨著環境的變化以及設備帶來的機械磨損產生一定程度上的破壞。因此，為能延長歸檔檔案的的保存期限，必須嚴格遵守規章制度。2.保證數據源的安全。電子源數據比起實物更容易被他人備份或者丟失，為此，在日常工作中定期或者經常性的做好已有數據的備份工作顯得尤為重要。為防止存儲數據的破壞及非法轉移，工作中大力提倡專機專用并進行密級處理，落實保密責任。3.建立數據源的維護。確保數據信息的完整性以及對數據質量的控制是數據源維護的首要條件。一是及時審查數據的完整性，檔案歸檔做到成套操作，不進行單獨處理。二是做好數據信息的質量控制，掃描前要確保文件的有效性、正確性，按照統一掃描標準建立統一格式的檔案。

4.掃描程序的遵守與規定的落實。在掃描過程中要嚴格遵守操作程序和規定，要求不允許發生檔案實體的丟失與損毀現象。在日常的掃描中嚴格履行有關規定，謹防丟失以及損毀現象的發生，同時做好有關程序遵守與規定落實的監督。加強在各個環節中對掃描人員的工作指導，幫助其規避一些易發生的誤操作，糾正工作中不良習慣。5.落實工作人員的人身保障。給予工作人員適當的關注與激勵，做好各方面的保障措施，將有利于效率的提高和工作的推進。首先是合理工作量的制定，其次是關心工作人員的身心健康，定期開展健康體檢與戶外活動。最后是給掃描人員適當的經濟補助，以此鼓勵關懷。

（三）掃描工作的后續維護。檔案掃描工作結束以后，要對先前為適應高速掃描儀而拆開的檔案進行重新縫制，恢復其原有的整理狀態。在可能的情況下，盡可能的利用檔案上原有的針孔進行縫制。對由于檔案自身或者反復使用而老化的，由操作原因而產生的破損的，應該給予修補。由于計算機數據庫的穩定性不高，應該選擇多樣化的存儲模式進行備份。

四、實施備份和轉換確保檔案安全

檔案安全是檔案管理的重中之重，在開展數字化檔案建設后，加強電子文件管理，將作為今后工作的基本路徑，是確保檔案安全的一項制度。責任部門應根據國家檔案管理有關條例制定符合自己企業文化的《電子文件管理辦法》并且對各相關部門賦予一定的職責，在確保電子文件收集工作有序開展的情況下，共同加強對電子文件的管理、監督、利用工作。保證數據的安全和可用，編制多種檢索工具，建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規定范圍內有效共享。

五、以高度的責任心，認真做好保密工作

在檔案數字化推進工作中認真做好安全工作，注意檔案的保密，對相關參與的人員進行保密安全教育，并在檔案整理過程中務必保證檔案的完整度；定期對相關人員進行專業知識的培訓，如計算機數據庫軟件的操作等。

六、更好地發揮檔案信息資源的作用

如今，檔案信息化建設的重要內容是建立檔案的數字化，檔案數字化是豐富信息資源的重要基礎性工作，是推進檔案工作現代化發展的客觀要求。傳承歷史，開拓未來。開展檔案數字化工作，是加強檔案信息資源開發利用的重大舉措。為進一步實現對原版檔案文件的有效保存以及珍貴檔案資源的安全保護，借助網絡平臺實現檔案信息的在線共享，為更好地發揮檔案信息資源的作用，檔案管理數字化建設的重要任務已經迫在眉睫。

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