探究辦公自動化環境下文書檔案管理

文／湖南省桃源縣黃石水庫灌區管理局　游曉華

?

探究辦公自動化環境下文書檔案管理

文／湖南省桃源縣黃石水庫灌區管理局游曉華

【摘要】隨著社會科技水平的不斷發展，自動化設備在辦公中的應用越來越廣泛。其中，網絡科技的不斷進步意味著文檔管理形式將在傳統紙質文檔的基礎上，增加了電子文檔的管理形式。這對文檔管理的管理模式來說是一種新的挑戰。本文將對辦公自動化環境下文書檔案的管理模式進行探究。

【關鍵詞】自動化辦公；文書管理；檔案管理

當下，信息化文檔種類繁多，管理起來較為繁冗復雜，這就提高了辦公自動化環境下對檔案管理的要求。本文將著重探討在辦公自動化環境下，新型檔案管理的管理理念、管理方式；淺析辦公自動化環境下檔案管理的特點與優劣勢。

一、辦公室自動化環境下檔案管理的管理理念與方式

（一）規范文檔管理體制，統一技術管理標準。在日常工作中，每一個單位的部門或科室都會形成不同的文件資料，這就體現了文檔管理工作分散繁瑣的工作屬性。這種工作屬性會給檔案室工作人員的工作帶來難度，為文件的前期規劃和后期控制工作帶去挑戰。

因此，如若想提高文檔管理的效率，其一，必須規范文檔的管理體制，統一技術的管理標準，使辦公室自動化環境下的檔案管理工作呈流線型順利進行；其二，文件的管理職責要統一到檔案管理部門，以方便文檔管理的統一規劃和處理，確保檔案管理工作的順利進行。

（二）統一流程標準，統一文件格式。在單位中，由于各部門的工作性質不同，其形成的文件格式就不同，對其文件采取的管理模式也就不同。在管理過程中，如果沒有統一的格式和管理流程標準，在對資料進行統計和查找時就容易出現失誤。因此，在對文書檔案進行處理時，要制定統一的業務流程標準；明確各個文件的性質與屬性，按照統一的操作流程進行歸檔處理；統一統計軟件的操作標準和技術標準，保證不同類型的電子文件得以靈活運行和安全保存。

二、辦公自動化環境下檔案管理的特點

（一）文檔的整理變得有序且容易控制。在傳統的紙質文檔管理過程中，紙質文件的密度大，只有按照一定規律，人為地將文件進行整合保存才能將文件統一轉換成檔案。但在辦公自動化的環境下，只要管理人員正確操作系統軟件，電子文檔的性質和類型就可以一目了然。在這個過程中，文件和檔案已經在整合的過程中相互融合，融為一體。這就使文檔的前期規劃，中期存儲和后期查找閱讀的過程變得有序且容易控制。

（二）基于現代自動化技術上的文檔管理。傳統的文檔管理工作主要由檔案室工作人員來完成，檔案室的工作人員全權承擔起檔案管理的責任。實行辦公自動化后，文書檔案管理工作是基于現代自動化技術上的。所以網絡部門、信息技術等多個部門是有責任協助檔案室工作人員完成檔案管理工作的。

三、辦公自動化環境下檔案管理的優勢

（一）提高文檔管理工作效率。傳統的紙質檔案管理需要人為地對文件進行審閱，工作量大，降低了工作效率。辦公自動化的環境下，統一軟件生成的文件，自然而然地就屬于同一文檔類型。如若出現文件雜亂的情況，工作人員只要按照檔案所要求的各項條件進行搜索，隨后進行整合就可以完成文件的歸檔工作。

（二）延長文件保存壽命。傳統的紙質文檔極易受潮、受蟲蛀、水火、人為等因素影響，對文檔造成不同程度的破壞，從而降低文件保存壽命。而電子文檔可供選擇的存儲載體多；存儲時間長；且不易損壞。電子文檔這些優勢彌補了紙質文檔受外界環境影響的劣勢，延長了文件的保存壽命。

（三）資源的共享變得快速安全。傳統的異地檔案收發多是通過郵遞來實現的。在郵遞的過程中文檔容易損壞或丟失，不能保證文件內容的保密性。

電子文檔則可以通過網絡進行快速的異地傳遞，并且可以設置保密系統，避免在傳遞的過程中，造成文件資料的外泄，使文件檔案資源的共享變得快速安全。

四、辦公自動化環境下檔案管理容易出現的問題及對策

（一）提高工作人員使用自動化辦公設備的能力。工作人員對自動化辦公工具的掌握程度直接影響文檔的管理工作。如果自動化的辦公軟件操作不當，就會出現文檔格式保存錯誤，分類錯誤等問題。更嚴重的是，網絡安全的問題日益嚴峻，有些重要的資料文件很容易受到黑客攻擊，如若重要資料遭到外泄，造成的嚴重后果將不堪設想。

要想解決這些問題，提高文件檔案管理人員操作電子設備的水平是重中之重。除此之外，管理人員不僅要熟悉電子文件的管理和搜索過程，同時要具備防止黑客竊取資料的計算機水平，將維護檔案管理安全的責任意識謹記于心。

（二）規范管理體制。很多單位對文檔管理部門的重要性持懷疑態度，不了解對電子文檔進行管理的過程需要相關部門的協同合作運行。例如，管理人員接收了一個2010版本的Word文件，但是單位信息技術部門給管理人員安裝的是低于2010版Word的軟件系統，導致當下設備無法進行對高版本的文件進行訪問，不能及時的將文件內容進行整理，對文件進行劃分歸檔，這就耽誤了管理人員工作的正常運行。

因此，要想解決以上的問題，要加強宣傳文檔管理工作的重要性，提高文檔管理工作的影響力，讓各部門感受到對協助文檔管理部門工作的責任意識。使管理工作在各個部門之間可以進行規范的操作，確保文件的形成、歸檔、查閱都有檔案管理部門的統一監督。

五、結語

辦公自動化壞境下的文檔管理是衡量一個單位對智力財產管理水平的重要衡量標準之一。在這個前提下，相關工作人員應該不斷提高自己的能力，適應時代的工作需求，探索更有效的文檔管理方式，讓辦公自動化環境下的文檔管理工作做的更加出色。

參考文獻：

[1]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內江科技,2006(3).

[2]楊霞.辦公自動化環境中電子文件的平時歸卷管理[J].檔案與建設, 2010(6).

[3]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技,2009 (1).