人力資源檔案管理工作中的問(wèn)題和對(duì)策探討

文／東莞市人力資源局 周敏華

一、引言

由原東莞市人事局和勞動(dòng)局進(jìn)行職責(zé)整合之后形成的人力資源局，在東莞市今年來(lái)的人力資源發(fā)展中充當(dāng)了重要的中介者角色。人力資源局不僅為企業(yè)和社會(huì)勞動(dòng)資源之間提供了交流的場(chǎng)所，還提供人才檔案保管、調(diào)用等一切服務(wù)。人力資源局自身的發(fā)展在極大程度上影響著東莞市勞動(dòng)人員所享受的社會(huì)福利待遇的狀況，而檔案在其中扮演著重要的角色。發(fā)展人力資源檔案管理工作，成為更好地發(fā)揮人力資源局社會(huì)服務(wù)職能的途徑，值得思考和探索。

二、人力資源檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）檔案管理工作效率不高。檔案管理工作效率指的是檔案管理工作中所動(dòng)用的人力物力和檔案管理實(shí)際效用的比率。人力資源檔案工作包括人力資源檔案收集、歸檔保存和調(diào)用等。例如，對(duì)外來(lái)務(wù)工人員在東莞市工作的工齡和職業(yè)發(fā)展進(jìn)行建檔，既要對(duì)外來(lái)務(wù)工人員的基礎(chǔ)檔案資料進(jìn)行搜集，還需要對(duì)務(wù)工人員在就業(yè)過(guò)程中的職位轉(zhuǎn)移、薪酬等方面資料進(jìn)行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費(fèi)很多時(shí)間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個(gè)成熟的程序以使這個(gè)步驟簡(jiǎn)化，與此同時(shí)，搜集來(lái)的資料和檔案的利用率卻很低。

（二）檔案的日常管理工作存在疏漏。檔案的日常管理工作包括對(duì)檔案的保管和整理，目前人力資源檔案不僅包括紙質(zhì)的檔案，還包括一些電子檔案。對(duì)檔案進(jìn)行保管，不僅需要檔案管理工作人員的細(xì)心與耐心，還需要檔案管理工作人員具備一定的職業(yè)能力。但是，東莞市人力資源局在檔案日常管理方面還存在疏漏，表現(xiàn)為檔案搜索位置不正確、檔案調(diào)取失敗等情況。

（三）檔案管理的服務(wù)作用有待提高。提供檔案保管及調(diào)用服務(wù)，使社會(huì)人員重視個(gè)人檔案的管理及利用，也是人力資源局檔案管理日常工作的一部分，這反映出人力資源檔案管理工作對(duì)公眾的服務(wù)性，是政府服務(wù)職能的一種體現(xiàn)。但是，很多企業(yè)和個(gè)人會(huì)因?yàn)閱T工入職或離職等原因來(lái)調(diào)取檔案，經(jīng)常出現(xiàn)的一種情況是，用人單位或個(gè)人來(lái)調(diào)用檔案，或者進(jìn)行檔案繼續(xù)保管的繳費(fèi)，但是卻因?yàn)槌绦蜻^(guò)分繁瑣而浪費(fèi)掉大量的時(shí)間；另外，有大量的個(gè)人對(duì)檔案管理幾乎一無(wú)所知，造成個(gè)人檔案管理不善導(dǎo)致的丟失等問(wèn)題，使檔案管理的服務(wù)性減弱。

三、人力資源檔案管理工作種問(wèn)題產(chǎn)生的原因

（一）檔案管理工作規(guī)范性不高。檔案管理工作的規(guī)范性差是導(dǎo)致檔案管理工作效率不高的主要原因，檔案管理工作的規(guī)范性包括系統(tǒng)的檔案管理辦法、檔案管理收取、保存的通用程序、檔案管理各個(gè)步驟的責(zé)權(quán)劃分等。目前東莞市人力資源局的檔案管理工作責(zé)權(quán)尚不明確，有很多管理工作是交織在一起的，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，解決起來(lái)比較困難，在日常工作中，由于推諉造成的疏忽也比較常見(jiàn)。

（二）檔案管理方法落后。檔案管理方法是指在檔案管理過(guò)程中的檔案資料形成方法以及檔案儲(chǔ)存和調(diào)用的方法。目前大多數(shù)電力工程建設(shè)檔案管理還處于傳統(tǒng)管理的狀態(tài)，檔案管理資料多是紙質(zhì)的，這些資料規(guī)整起來(lái)十分耗費(fèi)時(shí)間，查找起來(lái)也十分麻煩。另外，在工程建設(shè)的施工過(guò)程中，有很多能夠?yàn)橐院蠊こ探ㄔO(shè)提供借鑒的工作細(xì)節(jié)，卻往往因?yàn)闊o(wú)法快速形成紙質(zhì)檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質(zhì)量。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作人員熱愛(ài)檔案工作，掌握多種檔案管理技術(shù)，將會(huì)使檔案管理的效率大大提升；工作人員能夠擺正檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，檔案的應(yīng)用性也會(huì)得以提高。但是，目前東莞市人力資源局中負(fù)責(zé)人力資源檔案調(diào)用的工作人員多是年齡較大的工作人員，他們的檔案管理思想還停留在“為政府服務(wù)”“幫群眾管理檔案”這方面，對(duì)檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)理解不多，對(duì)相應(yīng)的信息技術(shù)掌握有限，因此降低了檔案管理的服務(wù)作用。

四、解決人力資源檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

（一）采用科學(xué)規(guī)范的管理制度提高檔案工作效率。工作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)任何一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)都是必不可少的，因此，有必要對(duì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平進(jìn)行調(diào)整。建立檔案管理工作規(guī)范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責(zé)任感，另一方面對(duì)檔案管理工作的發(fā)展也有著積極的促進(jìn)作用。而且，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化應(yīng)該體現(xiàn)在檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，在檔案管理過(guò)程中尤其應(yīng)該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉(zhuǎn)程序等，都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，避免出現(xiàn)由于不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)所帶來(lái)的工作時(shí)間和精力的浪費(fèi)。

（二）采用信息化的檔案管理方式。人力資源檔案管理方式落后是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，能夠使紙質(zhì)檔案資料和電子音像檔案資料相結(jié)合。要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理，一是，需要增加對(duì)檔案管理的資金投入，購(gòu)置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備；二是，應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實(shí)施，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對(duì)信息化過(guò)程進(jìn)行全程掌控。

（三）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力。如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認(rèn)真、不能及時(shí)處理問(wèn)題，則檔案管理就面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，因此，提高檔案管理工作人員職業(yè)能力是十分必要的。首先，應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。此外，檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人力資源檔案管理是東莞市人力資源局日常工作中的重要內(nèi)容之一，隨著科技的發(fā)展和政府管理服務(wù)職能的提高，東莞市人力資源局在人力資源檔案管理工作方面取得了穩(wěn)步的提升，但人力資源檔案管理的服務(wù)性質(zhì)始終與群眾需求有差距，管理工作的方法也制度也存在著相應(yīng)的問(wèn)題。通過(guò)人力資源局檔案管理部門上下全員的努力，通過(guò)制度的完善以及管理方法的改進(jìn)，人力資源檔案管理工作的效率一定會(huì)穩(wěn)步提升，人力資源局對(duì)東莞市人力資源發(fā)展的促進(jìn)作用也會(huì)更加顯著。

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