信息時代下大學生人事檔案管理

文／鄭州大學 張巍 趙翊新 吳佳林

由于大學生人事檔案的形成過程缺乏公正的程序和科學的管理，其信用正逐漸遭到社會的置疑，“死檔”“棄檔”“人檔脫節”現象日趨嚴重。大學生人事檔案管理中僵化的模式和落后的方法已越來越不適應信息時代的發展要求。大學生人事檔案管理應把握好信息時代的機遇，不斷提高管理水平，提高大學生人事檔案的利用率。

一、大學生人事檔案信息化管理的意義和現狀

（一）提高大學生人事檔案管理的效率。傳統的大學生人事檔案管理工作主要是對人事檔案的實體進行管理。因此，工作人員需要花費大量的時間對檔案進行收集、整理、保存。尤其在檔案檢索和利用時，工作人員需要通過分類目錄手動查找檔案記錄，然后按照記錄去庫房查找檔案，利用時還需要進行復印，程序繁瑣，過程麻煩。因此，傳統人事檔案的管理不但工作量大，效率低，還容易對檔案原件造成傷害。

對大學生人事檔案進行信息化管理，能夠有效克服“看堆式”管理的局限，使大學生人事檔案管理實現自動化、實時化和網絡化，形成流暢連貫的檔案信息資源鏈。這樣不但可以使一次錄入的數據可以多次循環利用，減少中間繁瑣的程序，實現內部數據共享，提高大學生人事檔案管理的效率。還能夠減少多次查閱對檔案原件帶來的破壞，維護大學生人事檔案的準確性和惟一性。

（二）提高大學生人事檔案的社會價值。信息的公開是計算機信息化管理的特點之一。封閉的人事檔案的管理模式限制了人才的合理流動，阻礙了整個社會的人力資源的合理配置與使用，影響了社會財富的創造，其結果是在我國政治和經濟環境不斷開放的條件下,人事檔案越來越不受重視。

因此，要提高大學生人事檔案的社會價值，就應該實現大學生人事檔案的信息化管理。這就要求大學生人事管理不但要與信息技術相結合，還需要適應市場經濟發展的要求，深化服務內容，拓展服務領域，豐富服務手段。從而提高大學生人事檔案信息資源的利用價值，增強大學生人事檔案的社會功能，引起高校和社會、尤其是企業的重視，這有利于相應減少大學生棄檔現象，為人才的交流與合作提供方便,為社會各項事業的發展提供智力服務。

（三）大學生人事檔案信息化管理現狀。雖然大部分高校已經開始大學生人事檔案的信息化工作，其管理方式也逐漸向信息化轉變，但大學生人事檔案的管理方式主要還是以傳統的人工為主。而且信息化過程中也出現了諸多問題，如軟件不完善，信息內容不太完整，網絡建設及信息瀏覽更新等方面還較滯后。

在工作人員方面，有一半的工作人員只能夠應用日常文檔，對計算機的系統程序信息互動等方面能力較差，不能夠完全勝任大學生人事檔案信息化管理工作。

二、大學生人事檔案信息化管理的問題

（一）信息資源的開發利用率低。從大學生人事檔案管理的現狀來看，大學生人事檔案管理手段與信息服務的方式遠遠落后于信息時代的步伐，且大學生人事檔案重保管輕利用，檔案部門只是按時接收，整理保存，提供憑據，很少考慮對大學生人事檔案信息的進行開發利用，阻撓了檔案信息資源開發利用的進一步深入。

（二）工作人員素質整體偏低。新形勢下，大學生人事檔案的信息化管理對工作人員的綜合素質也提出了更高的要求，工作人員不僅要有較高的檔案專業知識素養，還需要具有一定的信息技術和信息素養。但現如今，很少有專業檔案管理人員能熟練運用信息技術管理和利用檔案，而專業信息技術人員則缺乏對檔案工作的了解，這種情況在一定程度上影響了大學生人事檔案信息化管理的進程。

（三）管理體質不健全。由于大學生人事檔案信息化管理既沒有一致的信息化檔案管理標準規范，也沒有一套統一、科學、合理的軟件系統，導致了大學生人事檔案信息化系統缺乏通用性和科學性，這就容易造成大學生人事檔案信息化管理混亂，容易出錯。

（四）數據庫信息量有限，質量不高。大學生人事檔案信息管理系統沒有統一的標準，大部分高校都是利用本校計算機專業自行開發研制管理系統。由于沒有盈利性，一些系統研究人員一旦開發成功管理系統，就對系統后期數據庫的建立、維護重視不夠。這就使數據庫的信息量有限，質量不高，數據庫的查全率和查準率低下，信息的準確性和全面性得不到保證，影響大學生人事檔案信息管理系統的可信度和使用率。

三、完善大學生人事檔案信息化建設的對策

（一）加強大學生人事檔案管理軟硬件支持。要對大學生人事檔案進行信息化管理，有效利用大學生人事檔案信息資源，首先需要建立大學生人事檔案信息數據庫，而數據庫是一項系統的長期工程，它的建立需要計算機硬件和數據庫軟件的支持，這就要求高校能夠長期提供相應的軟硬件支持，滿足大學生人事檔案信息化建設的需要。

（二）完善大學生人事檔案信息化的相關機制，建立統一標準。近幾年來大學生事檔案管理工作在不斷完善并取得了一定成績,但與實現檔案信息化管理還有一定距離,與國際先進的檔案管理水平和資源開發利用能力也還存在差距。對于大學生人事檔案來說，建立一個完善的信息化管理模式，是大學生人事檔案信息化管理的首要任務。

人事檔案規范化管理,是指根據組織、人事、勞動等部門的現實要求,科學地、系統地、動態地管理人事檔案,使人事檔案發揮更大效能,更好地為社會主義現代化建設服務。因此，首先要優化大學生人事檔案管理模式，規范大學生人事檔案信息化管理實施的具體細節，為其制定出科學合理的管理標準，使大學生人事檔案信息化管理做到建設規范，有法可依。

優化大學生人事檔案管理模式可以從構建大學生人事檔案管理工作網絡開始，在檔案部門下成立院一級的檔案工作機構,在各院系部門配備檔案管理員,對大學生信息及時采錄，統一錄入數據庫，提高工作效率。

（三）加強大學生人事檔案管理隊伍建設。大學生人事檔案信息化建設需要一批精通專業專業知識和信息技術的復合型人才，因此，高校應切實重視檔案管理人員素質的提高，尤其要重視他們專業知識和信息技術方面的培訓，從而建立一支高素質的工作人員，為大學生人事檔案信息化建設打下堅實的基礎。

（四）建立大學生人事檔案信息化建設的安全保障體系。大學生人事檔案的信息化管理是一把雙刃劍。雖然它提高了檔案工作的效率，但由于信息的公開性，它對大學生人事檔案的安全也造成了威脅。因此，大學生人事檔案的信息化管理不僅要重視大學生人事檔案信息管理系統的建設，還要重視對信息系統安全的維護，提高工作人員的安全意識，維護好檔案信息的安全，處理好大學生人事檔案使用與保密之間的關系。

四、總結

總之，大學生人事檔案的管理要順應時代發展的要求，切實重視信息技術在人事檔案管理中的重要作用，推動大學生人事檔案信息化建設，制定相應的管理條例和法律法規，提高檔案工作人員的綜合素質，從而真正提高大學生人事檔案信息化管理的水平。

[1]付艷.信息化建設對高校人事檔案發展趨勢的影響研究[J].科技與企業,2013.

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