解析信息化模式在衛生檔案管理工作中的應用

文/泰安市衛生局衛生監督所　曹彥芬

解析信息化模式在衛生檔案管理工作中的應用

文/泰安市衛生局衛生監督所曹彥芬

【摘要】隨著互聯網技術和應用的快速發展，信息化在衛生檔案管理工作中的應用也必將成為一種不可逆轉的趨勢。本文簡要論述了衛生檔案信息化管理的必要性，分析了信息化在衛生檔案管理中的應用效果，并就如何推進衛生檔案管理信息化建設提出了幾點建議，以促進衛生檔案管理工作的發展。

【關鍵詞】信息化；衛生檔案；檔案管理

衛生檔案指的是各級衛生行政管理單位、醫療中心、疾病預防控制中心、科研機構、衛生監督部門、婦幼保健站、中心血站及社區衛生服務等部門在工作過程中形成的，各種形式的，具有保存價值的原始記錄。在當前社會形式下，衛生檔案是一種不可再生的寶貴信息資源,是醫療單位以及國家的寶貴財富。衛生檔案中含有的信息資源不僅能為衛生部門的科研、教學、醫療、保健、預防等工作提供有效服務,同時在重大疾病保險、農村合作醫療、醫療事故司法訴訟、社會醫療保險等方面也能夠提供重要的參考和憑證。所以，衛生檔案管理是醫療衛生服務及其管理的基礎，也是其十分重要的內容之一。自20世紀90年代起，信息技術開始全面應用到檔案資源信息的保存、傳送及應用等活動中，衛生檔案也開始受到其深遠的影響。當前信息化環境下，如何做好衛生檔案的管理工作不僅是各醫療衛生組織及其行政管理部門的義務，同時更是責任。

一、當前衛生檔案管理的現狀

衛生檔案材料的形成不是一朝一夕或是主觀臆造就能完成的，它是在特定的時間和環境下，對衛生實踐中的原始材料經過長時間積累和整理才能完成的，具有非常強的實用價值和真實性。它具有不受任何個人、單位和區域等限制的特征，其政策性強、科學性強。衛生檔案要想充分的發揮其實際價值，必須要隨時進行更新。而目前我國的衛生檔案管理中因機構設置的職能分工等諸多原因，存在著一定的問題，難以起到其真正的作用。

（一）檔案管理人員業務素質水平不齊。高素質的管理人員才能完成高質量的檔案管理工作，管理人員的業務水平和管理能力直接決定了衛生檔案管理的好壞。當前，我國檔案管理方面的從業人員專職人員較少，大部分是兼職，缺乏系統的管理培訓及專業化的知識體系。衛生檔案與其他一般檔案資料的區別在于，它不僅要求資料的真實性，還具有一定的時效性和及時性，同時還必須具備信息的壓縮性、分享性及可傳輸性。以上這些特點也就要求檔案管理人員一定要不斷加強學習衛生檔案管理的專業知識，并且能夠熟練運用各項知識及各種工作技能。所以，一名合格的衛生檔案管理人員，不但需要完成相關資料的簡單匯總、收集、上交等工作，同時還要繼續不斷進行教育培訓，進一步提高自身素質，完成本專業相關知識的不斷更新。

（二）衛生檔案管理制度不夠完善。近年來我國雖然相繼建立了很多衛生檔案管理方面的相關規章制度，但仍然還不夠完善。而由于衛生檔案的性質，衛生檔案材料的來源及所涉及的部門都是多個方面的，如果沒有好的管理制度，就不能保證衛生檔案管理工作及時、完整、有序完成，同時也不能合理利用。目前，我國衛生檔案管理制度方面仍然面臨的問題有：沒有完全做到責任到人，每個科室不能保證有專業人員負責收集整理及定期存儲檔案；人員的考核及培訓制度不夠完善；沒有建立良好的獎罰制度；沒有相關的檔案使用及借閱等相關制度等等。衛生檔案管理方面相關制度的建立和完善，不僅對提高衛生檔案管理的水平有所幫助，還能保證檔案收集的更全面、儲存及利用方式更合理。

（三）衛生檔案的填寫內容及裝訂不夠規范。提高衛生檔案管理效率的必要條件就是能夠對所收集的衛生檔案的內容進行規范和完善。目前，從內容上看,衛生檔案的內容存在著填寫不全、用語不統一及不規范的問題。同時，檔案的裝訂及裝盒工作也不夠規范嚴謹，不利于檔案的長久保存。這樣的問題會給日后檔案的共享及利用帶來不利影響，這就要求衛生檔案管理的規范性必須得到強化。

（四）衛生檔案的及時性、有限性有待加強。當今社會，科技發展日新月異，信息資源更新快、數量大，而衛生檔案存在著管理分散，歸檔不及時等問題，這樣檔案的內容不能及時更新，使得檔案成了死檔，不利于檔案的管理及應用，更不利于檔案的分行業化管理。這也就要求衛生檔案的內容必須做到與時俱進，保證內容及時更新入檔，體現其時效性和及時性的特點。

二、信息化模式對衛生檔案管理的重要影響

（一）信息化模式極大節省了資源。傳統衛生檔案中的數據資料主要以紙質載體的形式存在，檔案管理信息需要進行分類、排序、裝訂、裝盒等繁雜的工序，不僅費時費力，經年累月后檔案資料累積數量大，占用存儲空間大，后期的保存也需要投入大量人力物力。實行信息化后，衛生檔案由傳統的紙質管理變成電子文件的管理，數據只需一次錄入便可以多次利用，既優化了環境，節省了存儲空間，又保證檔案安全備份，查閱方便快捷，極大的節省了資源。

（二）信息化模式有利于提高檔案管理的工作效率。傳統的檔案管理工作一般采用手動歸檔的形式，這種形式不僅容易浪費大量的人力、物力和財力，并且手工歸檔容易出錯，不容易糾正，同時工作效率也較為低下。當今社會，人們的健康意識越來越強烈，衛生檔案數據也越來越龐大，如果單純的依靠手工來完成歸檔工作，那其中的難度可想而知，同時一旦出現錯誤,查找起來便十分麻煩。采用檔案信息化后，檔案一經錄入后不僅可以多次利用，更可以進行詳細、迅速的分類，更加便于隨時查詢和利用。檔案入檔后，管理人員可以通過年份、分類、名稱、內容等不同的方法實現即時查詢，在繁雜的檔案庫中找到需要的檔案信息，極大的提高工作效率。同時，在利用檔案數據信息時，能夠更快的利用網絡向全社會發布信息，更加符合現代衛生管理工作高效便捷的原則。

（三）信息化模式有利于優化醫療資源。近年來，SARS、禽流感等突發性醫療事件頻發，這些事件發生時，衛生檔案管理信息化的重要性就更加的顯露無疑，這些事件都具有突發性和迅速性，傳統的檔案模式不利于及時、準確的匯總相關數據，各相關機構有可能錯過了各自最佳應對時機。衛生檔案信息化，能使各部門第一時間掌握一手的數據，只有掌握完善的信息資料，研究機構才能夠迅速總結出疾病規律，才能分析出疾病流行病學的資料和病情發展情況，找到控制及解決的方法，也只有及時準確的掌握了這些數據，政府部門也才能夠高效的組織相關機構，更加充分發揮各部門的優勢，合理利用公共醫療資源，得以在最短的時間內尋找到解決問題的最佳路徑。

（四）信息化模式加快了檔案資源的整合及共享。隨著社會進步，科技的發展，在龐大的信息量面前，任何一個部門都不可能將所有的信息全部加以收集、整理、利用，因此，必須打破傳統的檔案管理模式，建立一個完整的信息系統，充分發揮整體優勢，實現數據資料的整合及共享。信息化處理模式既可以綜合所有來源的各種數據，又可以在應用中發揮其優勢。同時，在前期的檔案整理過程中還能夠去偽存真，確保資料的真實性。中國作為世界衛生組織的核心成員國之一，在全球公共衛生事業領域起著舉足輕重的作用，為了樹立大國形象，同時也為了維護我國的國際地位，更加需要做到數據處理的全面、高效、便捷，做到衛生檔案的有效整合和共享，以便更好地與國際接軌。而想順利、更好的實現這個目標，就必須依靠信息化手段來完成。

三、推進衛生檔案信息化管理及建設的對策

（一）加強衛生檔案信息化的技術人員隊伍建設。衛生檔案信息化建設不僅僅需要檔案方面的知識，同時涉及衛生專業、網絡技術、信息管理等方面的專業知識，這就要求衛生檔案管理人員不僅要具備衛生檔案專業知識，還需要具備良好的計算機網絡專業知識，并且能夠進行熟練操作與應用。這就決定了人才將是衛生檔案信息化建設中最重要的資源，在信息化建設中處于主導地位。由此，通過各種形式的培訓、學習，充實檔案管理人員隊伍，引進檔案管理專業知識人才，培養檔案管理的業務骨干，建設一支既懂專業知識又熟練掌握網絡技術知識的衛生檔案管理隊伍，是衛生檔案信息化管理中必不可少的一項重要舉措。

（二）加大衛生檔案信息化過程中基礎設施的投入。人才是軟件，基礎設施便是硬件。基礎設施不僅是推進衛生檔案信息化的重要保障，更是實現息化的基礎和前提。由于一系列的原因我國很多地方的檔案基礎設施還比較落后，尤其是有些基層衛生機構的基礎設施非常簡陋，完全無法適應衛生檔案信息化工作。要想加快檔案信息化的發展建設，各衛生單位一方面要高度重視，另一方面要結合自己單位的實際經濟能力，配備與信息化檔案管理相適應的基礎設施，有條件的單位更要積極開發適合衛生行業使用的專門檔案管理軟件，提高衛生檔案管理的水平。

（三）建立更加標準、規范的檔案管理體系。根據我國現有的各種檔案管理規定、規范，結合衛生檔案管理實際情況，建立完善的衛生檔案管理制度。檔案信息化建設過程中，不僅有業務部門的承辦人員，還有數據錄入人員、信息管理人員、檔案綜合管理人員、計算機技術人員等，如此多的環節，必須靠制度來進行約束。只有建立標準化、規范化的檔案管理體系，各司其職，職責明確，環環相扣，才能更好的推進檔案信息化發展。同時，衛生檔案的信息化建設過程中，為了保證各級衛生管理行政單位、醫療系統以及檔案系統之間的信息存儲、檢索、交換的順利進行，必須建立一個通用性強、兼容性強的文件信息存儲及交換格式標準，建立一套更加標準及規范的管理體系。

（四）強化衛生檔案信息電子化、網絡化建設。利用現代化設備，如計算機、光盤等，加強衛生檔案的紙質材料數字化工作及電子文件的收集、管理，強化檔案信息化的建設。運用計算機的高效功能，對電子化文檔進行收集、整理和利用，形成檔案數據庫，充分實現檔案數據的整合與共享。檔案信息化建設的真正利用價值在于檔案信息的充分利用。高質而大量的信息資源是檔案數字化的基礎，是網絡化建設的核心。檔案信息電子化、網絡化的建設，不僅可以實現公共目錄查詢和光盤遠程聯機檢索等服務，同時還可開展檔案信息咨詢的服務，運用現代信息技術對檔案資料進行二次、三次加工，拓展衛生檔案的綜合服務功能，提高檔案的服務質量。

四、結論

總之，我國目前正在逐步對各項社會醫療保險及醫療衛生體制進行改革，衛生檔案工作也應緊跟時代的步伐，適應時代的發展。信息化建設是應對全球科學技術迅猛發展形勢的必然選擇，也是當前衛生檔案事業發展的必然趨勢。伴隨著時代的發展趨勢，必須要對信息環境下的檔案管理工作予以重視，全面發揮信息化的優勢，進而促進衛生檔案管理工作的全面發展，為我國醫療衛生的發展提供優質的服務。

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