學校學籍檔案管理及開發利用探討

文/廣東省中山市沙溪鎮檔案館　梁頌華

學校學籍檔案管理及開發利用探討

文/廣東省中山市沙溪鎮檔案館梁頌華

【摘要】學籍檔案是歷史的原始記錄，記錄學生學習、實踐以及成長過程評價等方面的有價值的內容，它具有很強的原始性，是綜合、全面反映學生學習階段真實情況的記載，而學籍檔案管理是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，對學籍檔案進行科學管理，合理開發利用，能規范學校教學秩序、提高教育教學質量、促進良好學風形成、促使學生健康發展、提供社會參照依據。本文結合目前學籍檔案管理存在的普遍問題及其自身具有的價值和作用，對學校學籍檔案的管理以及開發利用進行分析和探討。

【關鍵詞】學籍檔案；檔案管理；開發利用

當前，學籍檔案在學校管理與教育教學方面發揮著日益重要的作用，加強學籍檔案管理與開發利用，對提高學校管理水平和促進學生健康發展具有積極的意義。但是，當前學校學籍檔案管理工作中還存在一些普遍的問題，制約著學籍檔案管理工作的有效開展，如何更科學地管理學校學籍檔案并最大程度地挖掘其利用價值，為學校、師生、社會做出更多更好的服務，值得探討和實踐。

一、學校學籍檔案管理工作中存在的普遍問題

（一）不重視學籍檔案的管理。學籍檔案主要是記錄學生在校期間的學習成績、行為操守等情況，具有一定的原始性與法律性。但是當前很多學校的領導和管理者認為，檔案只是一種記錄的形式，除了用作學歷證明之外，沒有太大的實際作用，所以在進行檔案記錄時，內容不完整、對學生的評語千篇一律，沒有根據學生自身的特點進行評價，可信度、可參考度比較差，而且由于學校不重視，學籍檔案管理主要以人工操作為主，影響了學籍檔案的真實和可靠。

（二）管理制度和方法不完善。加強學校的學籍檔案管理工作，就必須有完善的管理制度作為保障，但是目前不完善的學籍檔案管理制度，造成學籍檔案整理、保管工作局面混亂，如學籍檔案填寫不規范、填寫材料欠詳盡、保管材料有遺漏等情況經常發生；造成管理人員素質能力不到位，如管理人員沒有達到相應的職稱要求或沒有取得相應的崗位資格證。學籍檔案管理的方法也不完善，如學籍檔案中存在時間、內容漏填，必要信息不填，忘記蓋章等現象，造成檔案材料信息不齊全；檔案在轉遞時，由于管理不夠嚴格，造成信息泄露。制度和方法的不完善，已經嚴重制約學籍檔案管理質量的提升及利用效果的實現。

（三）缺乏高素質管理隊伍。學校學籍檔案管理是一項非常細致的工作，具有極強的程序性和專業性，工作上要求嚴肅、認真，人員上要求業務素質較高、職業道德較好。然而，大部分學校學籍檔案管理人員主要是由一些年齡比較大的職工、在外聘請的一些“半路出家”的人員或者一崗多責的人員組成。人員素質不高，崗位職責過多，難以將精力集中于檔案管理工作上來，影響了學籍檔案管理工作的順利開展；人員年齡結構不合理，崗位更換頻繁，難以形成穩定的人才隊伍，影響了學籍檔案管理工作的可持續發展；人員職責不明確、工作意識不足，難以形成高效的工作團隊，影響學籍檔案管理工作的有效開展。

二、加強學校學籍檔案管理及開發利用的對策

（一）提高對學籍檔案管理的重視程度。學籍檔案記錄學生在校表現和學習情況，是學校日常管理的重要組成部分，是單位選人用人的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學校和學生的評價，因此，學籍檔案的管理對學校聲譽和學生前途有深遠影響，必須提高重視程度。學校應向學生講解有關學籍制度，促使學生明確努力方向，規范學習行為，遵循學校規則，促進良好學風形成，留下真實而良好的學習記錄。學校領導也應重視和支持學籍檔案工作的開展，把它納入到學校教務工作中去，明確主管人員職責，做好學籍檔案的收集、整理、保管、利用等工作，做到每學期每學年度按時、完整、準確歸檔，并根據社會的發展變化，不斷加強管理，提高重視程度，使學校學籍檔案管理工作跟上時代步伐，發揮學籍檔案的積極作用。

（二）完善學籍檔案管理制度和管理方法。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，從而提高學校的管理水平。學校應根據學籍檔案的特點以及規律，建立完善的、規范化的管理制度，從學籍檔案的收集、整理、保管到查詢、利用等環節都要有完善的管理制度，如制定學籍保管規定、學籍收集整理制度、學籍查詢利用制度、學籍管理人員崗位職責等，做到有章可循，有據可依，保證每一環節都嚴格按照規定執行。

完善的管理制度還要有好的管理方法進行配套，可制定各類表格模板，規定材料尺寸，規范格式樣式，使收集的學籍材料比較整齊、統一，提高整理操作效率；對歸檔的學籍檔案科學地編制索引號，并利用計算機進行輔助管理，提高查詢利用效率；制定有效的激勵機制，激發管理人員的責任意識和服務精神。

（三）強化現代化的學籍檔案管理及開發利用。學籍檔案電子化管理較傳統管理方式具有強大優勢，存儲信息量大，保存時間和空間不受限制，檢索迅速、查閱方便，能大大提高學籍檔案管理的效率。在信息化時代，學校應積極使用現代化的網絡技術，增加經費投入，加強學籍檔案的管理和利用，根據學校的實際情況，建立完善的學籍查詢管理系統。建立和完善學生學籍信息檔案，完善查詢功能，保證學生的基本情況能夠快速、準確的查獲。對學生的升學、休學、退學等變動情況都能及時地反映到系統當中，為學校領導和教師的查詢提供便利，從而及時掌握學生的情況。同時，通過信息化的管理方式，避免因紙質學籍檔案丟失造成難以補齊補全學籍信息的情況發生，消除日后對學生的就業影響。

現代化的學籍管理方式，更有助于學籍檔案的開發和利用，學校可以通過對學生的學籍檔案的分析和研究，掌握信息資料，總結出教學規律。學校也可以根據各屆學生的學習情況、畢業情況等進行分析，從而為今后的教學工作提供數據和信息支持，而且完善的信息化學籍檔案管理，也能夠快速的查詢學生在校情況，避免偽造學歷證書等情況的出現。

（四）推動學籍檔案人才隊伍建設和服務意識提升。專業且細致的學籍檔案管理工作要求管理人員具備一定的科學文化水平和業務知識，熱愛檔案事業，有責任心和服務意識，能研究和解決新問題。要建立這樣的人才隊伍，非一朝一夕可以實現的，學校應有針對性地培養人才，適當提高人員待遇，穩定管理隊伍，激發工作熱情，保證學籍檔案管理工作的嚴肅性和持續性。

養檔千日，用在一朝，提供利用是檔案價值最直接的體現，再能干的學籍檔案管理人才也不能缺失服務意識。學籍檔案中的學習成績、獎勵、評價等都是關乎學生利益的，職稱評定、繼續教育學分確認、遺失證書開具學歷證明都需要用到學籍相關證明。學校應制定服務工作考核標準，強化管理人員的責任感和使命感；設置學籍檔案利用服務評價表，自覺接受外界服務評價監督，提升自身服務意識；認真收集整理和保管學生的學籍檔案，并進行系統化的管理，便于隨時查閱利用，提供準確、可靠的信息資源。

三、結束語

學籍檔案是記錄學生在校各種情況的歷史資料，具有一定的價值，學校應積極完善學籍檔案的管理制度和管理方法，提高學籍檔案管理人員的服務意識，建立完善的查詢體系，便于學校學籍檔案的開發和利用。

參考文獻：

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[2]梅瓊,葉卉.論新形勢下做好高校學籍檔案管理的思考[J].檔案天地, 2011.8(6):59-60.