中學檔案的組成與管理對策

文/菏澤學院附中　黃喜蓮

中學檔案的組成與管理對策

文/菏澤學院附中黃喜蓮

【摘要】中學檔案對學校的管理工作、教育教學以及未來的建設和發展工作都做了真實詳盡的記錄。檔案管理工作是衡量一所學校管理水平和教學水平的一個基本標準，它可以體現出一所學校的真正實力，使學校管理工作更系統化、規范化。要想使一所學校得到長遠的發展，適應現代社會的需要，就首先要從學校的檔案管理工作入手。本文根據檔案管理的一些要求，結合實際工作來談談對中學檔案特點管理的相關對策。

【關鍵詞】中學；檔案管理；策略

中學檔案主要由學校在各種教學工作中形成的具有一定價值的文字、圖表、影像等資料組成，它能夠反映整個學校的發展歷程，對學校隨后的發展有著一定的指導作用。

一、中學檔案的組成內容

中學檔案的內容總結出來主要分為三大板塊：黨政管理檔案、教育教學檔案和學生檔案。

（一）黨政管理檔案。包括學校的思想政治教育工作、行政管理工作、財務管理工作等項目的文件材料。黨政管理檔案記錄了一所學校在整個教學管理工作過程中是否在嚴格執行黨的路線，踐行黨的教育方針和政策，通過黨政管理檔案可以直接了解學校的基本教學工作的開展情況。

黨政管理檔案具體包括：1.思想政治教育工作方面:上級下發的各項關于思想政治工作、教育行政管理工作等方面的文件材料；學校領會上級有關文件材料的精神，貫徹黨的教育方針政策過程中記載的各種材料；或者學校各項重大決策和問題的相關通知、工作簡報等等；本校黨委班子和黨員干部學習黨的各項相關政策指示的會議和活動記錄、學習總結、經驗交流報告等各種材料。2行政管理工作方面：學校教職工的人事任免、獎懲辦法、工資調整等方面的相關資料；學校的各個科室的相關的規章制度，教師工作職能和具體工作內容和考勤表等等。3.財務工作方面：學校的房產證明、法人代表、基礎建設方面的相關文件和材料；學校的財產收入和支出情況記錄，財產登記等有保存價值的材料。

（二）教育教學工作檔案。記錄學校教學工作和實踐活動等一系列相關工作的真實情況，它能夠真實地反映出一所學校的教學狀況和教學水平，具有重要的保存價值，是學校做出重要教學決策和規劃、開展各項教學實踐活動、進行教學質量評估分析的重要依據和參考資料。

教育教學工作檔案主要包括：1.各個教研組各項教學計劃和教學總結、班主任工作計劃和工作總結、教師教學經驗交流總結、教師培訓計劃等。2.學校根據自身特點創編的有著自身特色的校本教研課程、相關的校內自己錄制的各項教學內容的影音材料、教材教案等等。3.教師優秀教案、公開課評比研討活動、先進教學經驗介紹會、教學成果展示、各科試卷考試成績及試卷和試卷分析材料、各個學期各科成績對比和教師縱向評比情況等等。4.學校開展課外實踐活動的計劃總結及相關的文字資料、圖片、影像等相關材料。5.學校出版的各期校刊、簡報資料等；校務工作登記、班級工作記錄、班主任教學手冊、學校的成長歷程、開展傳統教育和對外經驗交流的資料等。6.學校各個實驗室、圖書館的相關工作情況的記錄，如:實驗儀器的使用說明書、保管和維修登記情況。7.學校開展各種體育文娛等工作的記錄情況。如：學校運動會的開展情況；學生的比賽成績、最高記錄情況；各種文藝匯演的節目單和獲獎情況。8.教師任課表、業務考核記錄、學生考核成績分析，教師發表論文和獲獎證書登記等。9.學生基本情況統計表、畢業證書存根、學生干部名單、團員名單等。10.學生在各級各項競賽中獲得優異成績的記錄材料；學生家長給學校寫來的表揚信或者有建設性意義的各類信件。

（三）學生檔案。學生檔案是學生在整個中學階段學習生活過程中形成的關于自己成長腳印的各項記錄材料，它是學校教師對每個學生了解、培養、教育、管理的重要依據和記錄材料。

學生檔案主要包括：1.學生報名表、每學期的操行評語、個人成長記錄冊、畢業生登記表、參加各項活動的相關記錄和證明、參加社會活動的相關材料。2.學生的入學成績、每個學期的測試成績、畢業成績和升學考試情況、各種獎勵證書等等。3.學生參加各種體育活動的情況、參加文藝匯演的獲獎情況記錄等等。

二、中學檔案管理工作中普遍存在的問題

檔案的建立和保存需要一個記錄積累的過程，在這個過程當中，由于學校現有的檔案管理條件限制和歷史遺留問題，中學的檔案管理工作存在下面幾個方面的問題：

第一，由于學校的教師資源短缺，幾乎每個學校都沒有配備專職的檔案管理人員，大多數檔案管理人員都是由學校沒有專業知識的教師兼職的，兼職教師的檔案管理業務水平低下，因此的學校的檔案管理科學化、系統化都不夠。

第二，很多中學的校領導更多的精力放在了升學成績上，對于學校檔案管理工作的重要性認識不夠。檔案的保管沒有專門的檔案室，甚至沒有專門的檔案存放柜，管理的條件不到位，保管地點沒有保管檔案所要求的通風、防潮、防火等各種基本條件。學校的檔案整理不夠集中檔案材料隨便亂放，根本沒有保管的條件，因此很多檔案都收集不起來，流失了很多。學校里這樣的條件直接影響了檔案的管理和使用。

第三，案的形式結構都很單一，受學校各種客觀條件的限制，很多學校的大部分檔案都是有各位老師手工抄寫完成的，而除了手寫的文件材料之外，影像資料方面的檔案材料少之又少，檔案材料不夠豐富。

三、如何做好中學檔案管理工作

中學檔案在歸類保存的方式方法上一般按照事件發生的時間為順序，保持文件資料之間的相互聯系，這樣的聯系便于保存和管理。

第一，各級教育部門和各個中學校領導及全體教職員工都要認識到檔案管理工作的重要性，這是搞好一所學校檔案管理工作的基礎。因此，學校配備專職的檔案管理人員，檔案管理教師要有強烈的建立檔案的專業意識，負責管理檔案的人員要把每一個需要存檔的信息都看作自己的寶貝，像收藏家收藏各式珍寶一樣熱愛自己組織的材料，及時收放保管。不管學校有多大規模，都要選出一名責任心強、認真細致、熟悉學校各項工作的教師來負責檔案管理工作，沒有相關知識儲備的同志要進行相應的培訓學習，使檔案管理人員規范化、固定化。使學校的檔案管理科學化、系統化。

第二，學校檔案要集中管理，還要專門設立檔案室，把各個部門的檔案集中在一起，即使有時候認為某些材料沒有保存的價值也不要馬上丟棄，應該放入等待處理的檔案中，隔一段時間再做出處理，比如說：本校教師參加各項和教學技能相關的競賽，即使沒有能夠在比賽中獲得名次和獎勵，也不能把參加比賽的通知書隨意丟棄，要認真地存檔保管，這樣的登記對于日后關于教師獲獎情況的調出查詢就不會有遺漏的情況出現。檔案室內要分門別類的把不同的檔案資料放置在專門配備的檔案柜中，編寫目錄和索引，以便于隨時查找。既能規范管理，又方便查閱。

第三，由于目前學校檔案管理形式單一，給檔案信息化建設帶來諸多不便。為此，學校檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

四、總結

總之，搞好學校的檔案管理工作是順利開展學校各項教育教學工作的基礎，各個學校要積極更新自己的觀念，逐步健全學校的檔案資料，把學校的檔案管理工作做好、用好，對學校進行科學地現代化管理。

參考文獻:

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[2]陳兆祦.檔案管理學基礎(第三版)[M].北京:中國人民大學出版社, 2005:10.