新形勢下企業人事檔案管理工作的探討

文/泰興市公共人力資源市場　姚源

新形勢下企業人事檔案管理工作的探討

文/泰興市公共人力資源市場姚源

【摘要】在企業的發展過程中，人事檔案扮演著極為重要的角色，在人事檔案中記錄了員工的工作表現、政治思想、工作變動以及業務能力等情況，是外界全面了解一位員工所重要參考的依據。

【關鍵詞】企業；人事檔案；檔案

如今，伴隨著現代企業制度的建立，并逐漸走向成熟化，有越來越多的企業其所有制的性質有了根本性的變化。企業性質的變動使得人才流動越來越頻繁，在此背景之下，傳統人事檔案制度已經難以滿足現實的需要，因此企業人事檔案的變革勢在必行。為了更好的推進企業人事檔案的改革，需要正確處理好人事檔案管理中存有的矛盾。從科學發展的角度出發，本著以人為本的理念，人性化的處理好利益相關者的矛盾，才能夠更好的處理好人事變動。

一、企業人事檔案管理存在的問題

（一）管理機制和方法滯后。從目前情況看，企業人事檔案有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室，有的隸屬于黨委管理部門。人事檔案與文書檔案，財會檔案，科技檔案混在一起，存在各自為政、管理分散的現象。同時，在人事檔案的管理過程中，如果歸檔內容簡單，則不能夠完全真實的反映企業中工作人員情況；如果檔案信息載體的形式相對單一的話，那么便不能夠實現信息的科學存儲。

（二）人事檔案管理的整體水平下滑。在當前人事檔案的管理過程中存有很多的不足，有些企業為了縮減開支，并沒有專門設立管理檔案的人員，通常是由一個不懂管理的外行人兼職檔案管理工作；還有一些檔案管理人員由于工作崗位頻繁的變動，使得他們工作積極性不高；還有一些檔案管理人員自身素質不高，在企業中也沒有定期的培訓。

（三）硬件設施差，管理不規范。有些企業檔案室建設簡陋，經費投入不足，大部分檔案室建設有標準，在檔案的管理中因“六防”設備缺失，使得不少檔案材料被蟲、鼠等破壞，嚴重影響了檔案完整性；有些檔案材料沒有及時的裝釘，并且檔案袋也是多年不更換，這使得材料散亂不堪。

二、企業人事檔案管理存在問題的原因

（一）對檔案管理工作的重要性認識不足。在企業的發展中，有不少的領導認為對于一家企業來說最重要的便是生產、經營以及銷售，對人事檔案幾乎處于失控狀態，正是因為缺乏檔案管理的意識，使得檔案管理工作處于“邊緣化”。

（二）監管力度弱化。隨著社會主義經濟體制改革的不斷深入，在發展的過程中企業的自主權逐漸的擴大。尤其是一些國有企業，在改制之后，上級的人事管理部門不再對企業的人事檔案進行嚴格的監控。監控的缺乏，在一定程度上加重了企業人事檔案混亂的局面。

（三）檔案管理制度不健全完善。從檔案收集制度看，渠道不夠暢通，部分材料歸檔不及時，有時導致一些重要資料無法彌補，造成不必要的損失；從鑒別制度看，內容不夠細致，有些材料如文憑的認定有局限性，從管理制度上看，工作要求與實際情況有一定程度的脫節。

三、加強企業人事檔案管理的對策

（一）提高檔案管理人員素質。在人事檔案的管理過程中，影響檔案質量的一個很重要的因素便是檔案的工作人員。因為檔案屬于企業的內部財產，具有一定的保密性，所以檔案管理工作是一項默默無聞，不容易引人注意的工作，這就要求工作人員要有較大的耐心。即使干得很好，也體現不出工作成效。檔案管理工作人員的待遇提升的空間受到限制，工作積極受到影響。企業領導人員應該從各方面關心檔案管理人員的成長，為他們的發展創造各種條件。檔案管理人員也應努力提高自身素質，堅持原則，嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，檔案管理人員要不斷的提高自身的專業水平，可以借助培訓、自學等方式，不斷的加強自身的專業知識，熟悉人事檔案管理工作中的每一個環節，以科學、有效的工作方法，為企業的發展貢獻應有的力量。

（二）健全完善人事檔案管理制度。在檔案的管理工作中，除了加強管理人員的自身素質外，還要建立健全完善的管理制度，使得整個管理工作做到有章可循，有法可依，以此來推動檔案管理工作的制度化。必須建立健全各項檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等制度，明確人事檔案利用的方式和方法，保證人事檔案的安全性和真實性，使人事檔案管理工作實現規范化、制度化，保證各項工作有條不紊地健康開展。

（三）不斷推進人事檔案的現代化管理。做好人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的質量和效率，必須盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，完善硬件設施和防護設備，實現人事檔案信息化管理，建立電子檔案管理平臺，運用OA辦公平臺電子檔案館進行檢索，調檔迅速，準確率高，提高檔案利用的效率，加大現代化設備更新的投資力度，不斷使人事檔案管理工作向科學化，現代化發展。

（四）加大力度實施人事檔案工作目標管理。在企業目標管理中，要把人事檔案納入其中，逐漸推動檔案管理工作的標準化、有序化。要逐漸打破傳統的管理模式，以規范、科學以及標準的管理方式把用人和管檔統一起來，實現科學管理。改革現行“人檔合一”的單位，部門所有的人事檔案管理體制，建立政府所屬的公益性人事檔案管理中心，以其機構的獨立性，職能的專業性，服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構，使之更好的為企業實施人才管理服務。

參考文獻：

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