新時期工程檔案管理的信息化實踐與思考

丁杰

復旦大學附屬眼耳鼻喉科醫(yī)院 200031

新時期工程檔案管理的信息化實踐與思考

丁杰

復旦大學附屬眼耳鼻喉科醫(yī)院 200031

隨著社會信息化的發(fā)展，工程檔案信息化建設成了新時期發(fā)展的一大趨勢。檔案管理人員必須應用信息化手段，提高工作效率，確保工程檔案完成的及時性和完整性，以更好地為工程建設工作服務。本文詳細討論了工程檔案管理的重要意義及發(fā)展問題，并提出了幾點建議，希望可以更有效地指導檔案管理。

工程檔案管理工作；檔案管理人員；信息化

一、新時期工程檔案管理信息化建設的重要性

（一）工程檔案管理信息化建設有利于提高工程檔案管理水平

中國的工程檔案管理方面存在諸多問題，最重要的表現(xiàn)就是管理水平欠缺，而信息化建設可以使工程檔案管理更為科學化和規(guī)范化。管理員可以使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)、云存儲等高新技術對檔案進行存儲，這樣不僅可以保障工程材料的完整性，還能夠深度開發(fā)工程信息，拓寬工程檔案的管理范圍，信息化技術的引入使用，可以大大提高工程檔案管理的工作效率水平。

（二）工程檔案管理信息化建設有利于實現(xiàn)工程檔案資源共享

受管理水平制約，我國至今未能形成工程檔案資源共建、共享、公用的運行體系，因此，加速信息化建設是目前工程檔案管理工作的重要任務。開發(fā)全國通用的工程信息化管理軟件是實現(xiàn)工程檔案資料共享的有效途徑之一。信息化管理軟件可以使工程檔案信息有效開發(fā)，并大大提升這些資料信息的利用效率。尤其是全國范圍內(nèi)的工程檔案資料整合，成功打破了“紙質(zhì)化”檔案管理的局限性，更方便了檔案資料的搜集、整理和分析工作，使工程檔案得到更有效的利用。

（三）工程檔案管理信息化建設有利于促進建設工程行業(yè)發(fā)展

工程檔案集結了全國建設工程的所有材料，除了紙質(zhì)性文件，還包含了很多圖片、視頻和音頻類文件，如不能實現(xiàn)信息化發(fā)展，工程檔案管理工作就會大受限制。只有對全國工程檔案文件進行完整存儲，才能夠為當下建設工程的發(fā)展現(xiàn)狀、技術進展進行跟蹤研究提供條件，促進我國建設工程行業(yè)快速發(fā)展。

二、新時期工程檔案管理信息化建設的問題

（一）工程檔案管理人員工作責任感不強

第一，工程建設完工之后，很多施工單位僅保存自認為“有用”的竣工驗收證書和竣工圖等資料，工程檔案存檔完全依靠城建單位去完成；第二，工程檔案管理人員工作責任感不強還表現(xiàn)在檔案管理意識的欠缺上，管理過程中缺乏現(xiàn)代化高新技術的應用，也沒有智能化的信息系統(tǒng)；第三，由于工程項目數(shù)量和種類較多，很多單位并沒有為中小型工程項目設置管理員。大部分檔案材料管理工作都是為了應付工程質(zhì)量檢查而開展的面子工程，這也是工程材料丟失的重要原因。

（二）工程檔案管理人員專業(yè)水平不夠

由于高校專業(yè)課程的開設問題，目前我國從事工程檔案管理工作的專業(yè)人才極度匱乏。信息管理方面的人才在接觸工程檔案工作初期，也往往遭遇諸多難題，無法勝任。而已經(jīng)在職的工程檔案管理人員，在專業(yè)水平上大有欠缺。如，文件資料編排不科學，造成查閱困難；不會使用信息化工具，工作效率低；資料編排以文字為主，缺少圖片、音頻、視頻等可信性材料；很多材料整理為了完成任務而隨意填充，缺乏記錄的真實性。

工程單位在人才的聘請上，通常以技術類人才為主，而檔案管理人才明顯缺乏，一些中小型工程項目甚至聘用兼職人員，導致工程檔案管理工作在后期檢查中暴露很多問題。

三、新時期工程檔案管理信息化的實踐路徑

（一）強化信息化管理意識

長久以來，很多單位對檔案管理工作意識缺乏，認為檔案工作并不能為公司帶來收益，只要簡單保管，不丟失泄密、可以應付工程質(zhì)量檢查就可以，更沒有把檔案的信息化建設工作提上日程。在一些基層單位，很多檔案管理職位都采用兼任制度，且人員頻繁調(diào)換，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的理論知識學習和信息化管理操作技能。隨著社會信息化的高速發(fā)展，這些傳統(tǒng)觀念已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，必須轉(zhuǎn)變意識，加快檔案管理工作信息化進程，搭建設施完備、體制優(yōu)越、信息化水平高的工程檔案事業(yè)體系。

（二）構建信息化保障制度

檔案管理信息化工作是工程現(xiàn)代化建設的重要任務，必須納入年度考評指標當中，在工程檔案資料搜集、整理、保存工作上采取管理責任制，利用制度有效推動工程檔案管理的信息化進程。目前，很多工程企業(yè)檔案管理制度落后，根本無法達到檔案管理完整性、真實性、安全性的要求，檔案信息化保障制度亟需建立，同時，還要與時俱進，定期對制度進行梳理補漏，永葆檔案制度的生命力。

（三）實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化管理

使用高新技術對檔案信息進行存儲管理是檔案網(wǎng)絡化管理的必經(jīng)之路，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，完善網(wǎng)絡信息工作的硬件儲備，比如計算機、掃描儀、服務器、光盤等存儲設備；第二，開發(fā)全國通用型的信息管理軟件，將檔案管理與辦公室智能化系統(tǒng)相結合；第三，建設包含文字材料、圖像材料、音頻材料和視頻材料的多媒體工程檔案數(shù)據(jù)庫；第四，用技術手段對檔案材料進行安全保護，并保障軟硬件的安全順暢運行。

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