淺析新形勢下如何做好企業檔案管理工作

劉玲玲

摘要：

企業檔案在企業生產經營管理中發揮著非常重要的作用，在市場經濟時代傳統的檔案管理模式嚴重滯后，早已無法滿足現代企業發展的需求。面對復雜多變的國內外形勢，企業必須增強檔案管理意識，將其納入企業發展規劃之中，完善檔案管理基礎設施及管理制度，進一步提高檔案管理水平，以適應企業發展的需求。

關鍵詞：企業檔案;問題;對策

企業檔案是指企業在生產、經營、科研等活動中所形成的各種有保存價值的資料總和。它和企業的經濟信息、相關情報信息共同組成了企業的信息資源，在企業的運營管理、戰略決策等方面都發揮著積極的作用。伴隨著檔案信息化建設的加快以及企業改革的深化，企業檔案管理工作的重要性也日益突顯出來。在市場經濟如此激烈的背景下，企業如何抓好檔案管理工作，使其更好地服務于企業的生產經營與戰略發展，是值得企業深思的一個課題。

一、我國企業檔案管理存在的主要問題

（一）缺乏檔案意識，資金投入有限

改革開放多年來，很多企業更注重經營效益，認為檔案管理不能產生實質性的效益，因此，不重視檔案管理工作，劃撥的管理經費也十分有限，無法滿足現代化檔案管理工作的需要。這一現象在一些中小企業中表現得極為明顯，檔案設施老舊，檔案庫房狹小，甚至根本無專用的檔案庫房，檔案管理軟件實用性欠佳，功能不全，不符合相關要求[1]。

（二）檔案管理制度不完善，管理水平低下

在信息化時代，企業檔案管理工作發生了極大的變化，無論是管理內容，還是管理方式都與傳統管理模式有一定的差異。但很多企業未對檔案管理制度進行及時完善，更新，造成檔案管理制度滯后，跟不上企業發展的步伐。企業內部也未形成統一的檔案管理標準，不利于部門間的溝通協作，這在很大程度上制約著企業檔案管理工作的現代化進程。

（三）檔案人員業務水平有待提高

由于企業對檔案工作不重視，檔案人員基本是非專業出身，文化程度不高，管理方法陳舊滯后。加之檔案管理制度不健全，檔案管理工作規范性欠佳，比如，檔號、案卷標題不規范等。不少檔案人員工作積極性不高，覺得“干多干少都一樣”，習慣應付了事。“磨洋工，裝樣子”的現象也很常見。

二、轉變理念，加強管理，提高檔案管理水平

（一）轉變理念，加強組織領導

首先，企業領導層必須充分認識到檔案管理是企業管理工作的一部分，對企業的經營發展產生著重要的影響。因此，要高度重視此項工作，將檔案管理納入企業的重要議事日程中，企業一把手要親自掛帥，由部門負責人負責具體落實，做到和其它工作同安排、同部署、同研究，形成齊抓共管的良好局面。同時，將責任心強、綜合素質好、具有奉獻精神的人員擴充到檔案隊伍中，細化工作流程，健全管理機制，逐步提高檔案管理水平。

其次，要積極運用宣傳欄、網絡、視頻等宣傳途徑，在企業內部大力宣傳檔案管理的重要性，組織員工學習《檔案法》及典型案例，讓大家認識到企業檔案的應用價值，從而增強檔案意識。同時，利用不同輿論媒介與宣傳手段向職工宣傳黨和國家關于檔案工作的方針、政策及法律法規，并宣傳本企業檔案管理制度，以營造出良好的檔案宣傳氛圍，讓廣大員工都關注檔案管理，主動配合檔案工作，及時上交需歸檔的資料。

（二）加大資金投入，完善軟硬件設施

完善的基礎設施是實施檔案管理工作的必要保障，對檔案的安全保管以及檔案資源的利用效果均會產生重要影響。因此，為確保檔案管理工作的順利實施，企業必須給予資金扶持，劃撥專項經費，逐步改善檔案管理的軟硬件條件。首先，應根據《檔案法》規定，選取單獨庫房作為檔案庫房，但不建議將檔案庫房設立在辦公樓底層，以避免偷盜行為發生。其次，要做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等工作，確保檔案資料完好無缺。這需要配備專門的庫房恒溫恒濕設備、吸塵器、滅菌機、紅外線報警器、防盜門等[2]。另外，還應配備電腦、打印機、掃描儀，安裝檔案管理軟件，不斷提高檔案信息化管理水平。

（三）健全管理制度，實現檔案管理規范化

“無規矩不成方圓”，健全的管理制度是企業高效運轉的重要保障。首先，企業要根據自身檔案管理現狀，不斷完善現有的檔案管理制度，規范檔案保管、借閱、歸檔等工作流程，明確檔案員崗位職責，避免出現互相推諉的現象。其次，完善績效考核機制，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，將工作業績和薪資福利掛鉤，以期通過管理機制方面的創新來引入源頭活水，逐步讓檔案管理工作走上正軌。最后，要加大對檔案工作的監管力度，采用定期與不定期相結合的檢查方式，及時查出工作中的漏洞與不足，并要求限時整改。對于反復整改不達標者，要給予嚴厲處理。

（四）加強檔案隊伍建設，提高檔案管理水平

檔案學屬于一門系統的科學，檔案資料也是企業發展的重要歷史憑證。檔案人員的業務素養在很大程度上決定著檔案管理水平的高低。檔案部門要經常開展教育培訓活動，讓檔案員學習檔案管理理論知識，了解當前檔案領域的現狀與發展前景，更新老舊的知識結構，不斷提高專業素養。同時，還要積極宣傳檔案戰線上的先進人物與先進事跡，引導檔案員要向先進看齊，學習

先進的優秀品質，愛崗敬業，甘于奉獻，追求進步。在教育培訓工作中，要注意兩點：一是教育培訓要有針對性，對于新員工要著重培訓檔案管理的基本知識，相關操作方法以及鑒定文件價值的相關原則與方法。對于兼職檔案員則應加強對專業基礎知識與基本操作技能的培訓，并對工作中的薄弱環節進行重點培訓。二是教育方法要多元化，采用多媒體、研討會、經驗交流、專家講座等多種教育方式，以提高檔案員的參與積極性。同時，還可以公布電子郵箱與熱線電話，及時解決檔案員工作中出現的各種問題。

（五）合理開發利用檔案資源，發揮檔案資源價值

在傳統檔案管理中一般只注重檔案管理，而忽視了檔案的開發利用。合理的開發利用才是檔案管理工作的最終目的，也屬于整個檔案管理工作中的重要組成部分。因此，企業要合理開發，充分利用檔案資源。首先，要增強服務理念，明確服務方向。檔案工作是為企業的經營發展服務的，這就是檔案服務的方向。因此，檔案工作必須密切圍繞企業的經濟建設，結合檔案工作目標，突出服務重點，更好地為企業服務。其次，要積極運用先進的信息技術，建立健全電子檔案室，建立企業檔案數據庫，并逐步更新數據庫系統，。同時，要開發專門的檢索工具，便于人們查閱所需信息。再次，要適當擴大檔案服務對象，實現檔案服務社會化。把本企業、本系統外的相關潛在用戶作為潛在服務對象，在不違法相關法律法規的前提下，為其他社會成員提供檔案服務。檔案社會化服務包括無償與有償兩種服務[3]。企業對外的技術服務、業務咨詢、技術轉讓等均屬于有償服務，而只產生社會公共效益的檔案資料可作為無償服務。通過這種服務創新，既能彰顯出檔案管理的人文性，也能為企業自身樹立良好的社會形象，有利于提升競爭力。在開展社會化服務的過程中，企業還應積極探索，摸索服務對象的規律與需求，提供更多元化的服務。

三、結語

企業檔案不僅是企業的寶貴財富，也是國家檔案資源的重要組成部分。面對風云變幻的國內外形勢以及激烈的行業競爭，企業必須重視檔案管理工作，增強檔案管理理念與創新意識，不斷完善檔案管理機制，使其符合現代企業管理工作的要求，更好地服務于企業發展。

[參考文獻]

[1]王芳.如何做好現代企業檔案管理工作[J].價值工程，2013，9（31）：184-185.

[2]焦淑靜.新形勢下如何做好企業檔案管理工作[J].現代企業文化，2009，22（15）：28，42.

[3]黨 杰.淺談如何做好企事業單位人事檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2012，16（4）：257-258.

（作者單位：沈陽飛機工業（集團）有限公司，遼寧 沈陽 ?110850）