檔案管理工作如何發(fā)揮其職能效用

文/江蘇省周山河船閘管理所 印銘

一、新時(shí)期檔案管理工作的新特征

（一）電子檔案的應(yīng)用優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)環(huán)境。由于傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的管理對(duì)象多為記錄媒介為紙張的檔案，而紙張受制于物理特性，存在保質(zhì)期有限、較易磨損且容易受潮或蟲(chóng)蛀等特點(diǎn)，檔案管理資料需要定期對(duì)其進(jìn)行重新記錄和整理。該類(lèi)檔案的存放時(shí)間仍然較短，存放條件也諸多限制。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的記錄和整理工作多由人工手動(dòng)操作完成，工作量大之余且內(nèi)容重復(fù)。因此，新時(shí)期信息化時(shí)代的電子技術(shù)應(yīng)用與推廣，檔案管理過(guò)程要科學(xué)地為檔案保存挑選合適的儲(chǔ)存環(huán)境，以確保檔案不會(huì)因?yàn)閮?chǔ)存不當(dāng)而出現(xiàn)損毀。有如，將電子檔案引入到單位檔案管理之后，檔案大部分都能夠以電子媒介形式存儲(chǔ)到硬盤(pán)當(dāng)中，且可以根據(jù)實(shí)際需要量對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取、查閱、復(fù)制或備份。相較于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案占據(jù)的空間大大減小，且不會(huì)受到蟲(chóng)蛀或者天氣環(huán)境等的影響，只要避免受到磁場(chǎng)干擾，由此具有相當(dāng)大的優(yōu)勢(shì)。

（二）信息時(shí)代的普及便利了檔案使用方式。傳統(tǒng)的檔案裝訂、整理需要耗費(fèi)檔案管理工作人員大量的時(shí)間、精力進(jìn)行收編整理，所制成的檔案資料相對(duì)十分珍貴，由此在日后借閱、查詢(xún)時(shí)，申請(qǐng)手續(xù)的設(shè)置都較為繁瑣。再者，因?yàn)榻栝啞⒉樵?xún)等使用過(guò)程，讓檔案文本與空氣、粉塵等外界因子進(jìn)行了大量接觸，很容易受到損壞或磨損，從而加劇了檔案管理工作的困難。信息化檔案管理體系的建設(shè)，使得檔案耗費(fèi)的時(shí)間和占據(jù)的空間大幅度下降之余，還保障了檔案管理工作在外部共享和內(nèi)部使用也享有著同等便利。比如，在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，工作人員不必多次查閱卷宗，只需要借助電子信息搜索功能與檔案查閱功能尋獲所需相關(guān)資料，很大程度上避免了檔案資料因使用而遭受磨損的問(wèn)題。同時(shí)，信息化檔案管理體系下檔案的使用手續(xù)也更加簡(jiǎn)便，借閱人員亦無(wú)需受到時(shí)間約束，可以按照需求隨時(shí)進(jìn)行檔案查閱。

二、影響檔案管理工作有序發(fā)展的主因

（一）人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能與時(shí)代脫節(jié)。當(dāng)前大多基層檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)有任職工作人員，多從其他科室或部門(mén)抽調(diào)任職，或是部分未經(jīng)正規(guī)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的非專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)本職工作流程不熟悉，亦缺乏專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，工作明顯缺乏熱情與干勁，種種人為因素都嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的有序開(kāi)展。

（二）管理資金的投入存在某種程度的缺失。在檔案管理信息化進(jìn)程中，需要專(zhuān)業(yè)設(shè)備對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和管控，但由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)或員工的認(rèn)知存在偏差，因此在檔案管理及其信息化建設(shè)方面的資金投入有限。此外，即便某些部門(mén)能夠清晰認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作整體水平提高的重要性，但實(shí)際資金投入亦未能及時(shí)的落實(shí)到位，執(zhí)行力度仍待加強(qiáng)。

三、提升檔案管理工作效能的方法路徑

（一）鞏固對(duì)檔案信息化資源的建設(shè)。首要任務(wù)即建立擁有完整規(guī)模的檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅要注重局部檔案管理，還要注意檔案在全局管理中的統(tǒng)一調(diào)配，組建系統(tǒng)檔案目錄中心，將分散的檔案信息收編整合管理；加速檔案信息資源信息化建設(shè)進(jìn)程，提高數(shù)據(jù)信息化管理的使用率；再將此與其他信息資源系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，躋身為國(guó)家檔案資源網(wǎng)的組成部分，實(shí)現(xiàn)全國(guó)資源共享，為大眾提供更全面更廣泛的檔案服務(wù)。

（二）糾正從業(yè)人員認(rèn)知觀念的偏差。通過(guò)對(duì)管理人員的工作跟蹤、考評(píng)以及理論知識(shí)的培訓(xùn)，篩選既具備檔案管理工作相關(guān)的理論知識(shí)，又擁有廣闊的知識(shí)面的人員留用檔案管理崗。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，啟發(fā)他們對(duì)學(xué)習(xí)與實(shí)際工作的想象力和創(chuàng)造力，繼而激發(fā)對(duì)工作方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平實(shí)質(zhì)的提高。

（三）建立安全科學(xué)的檔案管理機(jī)制。適時(shí)融入現(xiàn)代化、安全科學(xué)的管理手段，比如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子信息化，將檔案資源儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)之中，在進(jìn)行資源分類(lèi)、整理之后，構(gòu)建出一個(gè)完整且穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，為今后檔案資源提取、利用、查閱等省卻手續(xù)，節(jié)約時(shí)間，提高檔案使用與管理效率。

[1]杜青林.扎實(shí)穩(wěn)步推進(jìn)社會(huì)主義新建設(shè)[J].中國(guó)科技,2006(11)．