獨立學院學生檔案管理信息化建設研究

文/燕山大學里仁學院　常鑫

獨立學院學生檔案管理信息化建設研究

文/燕山大學里仁學院常鑫

【摘要】獨立學院學生檔案管理在信息化建設過程中存在一些問題。要解決這些問題，應強化學生檔案管理信息化建設認識，提升學生檔案管理隊伍綜合素能，完善學生檔案管理規章制度。

【關鍵詞】獨立學院；學生檔案管理；信息化

一、獨立學院學生檔案管理信息化建設的意義

（一）能夠推動高校檔案信息化建設進程。獨立學院作為我國高等教育辦學模式和教學運行機制的一種創新形式，對我國高等教育的可持續發展具有重要的現實意義。隨著辦學規模的逐步擴大，獨立學院的檔案管理工作的重要性日益凸顯，加強獨立學院檔案管理信息化建設已成為獨立學院檔案管理的重要任務之一。在這樣的背景下，開展獨立學院學生檔案管理信息化建設工作，不僅可以有效解決學生檔案管理過程中的各種問題和困難，而且還能夠為獨立學院檔案信息化建設提供有效的建設思路和經驗。

（二）能夠深化以生為本的檔案管理理念。學生檔案是記錄學生在校期間學習生活的重要材料性文件，對學生的發展具有重要的意義。由于獨立學院學生數量多，檔案資料紛繁復雜，檔案管理人員素能有限，經常會出現檔案資料重保存輕利用、工作態度重領導輕學生的現象，致使很多學生對獨立學院檔案管理工作部門和管理人員感到不滿。通過開展學生檔案管理信息化建設，能夠在一定程度上簡化學生檔案的管理流程，精簡學生檔案管理人員繁重的檔案管理工作，在這種輕松地工作環境下，學生檔案管理人員才能夠貫徹以學生為本的管理理念，全身心的從學生的實際檔案問題出發。

（三）能夠滿足學生和用人單位對學生檔案的現實需求。一方面，檔案管理的信息化建設對學生而言，既能夠有效、及時的收集和匯總學生在校的方方面面的檔案，滿足學生升學、考試、就業等需求。學生通過智能化的檔案管理系統，在用戶身份認證后可以查詢、打印自己需要的各種檔案材料。另一方面，開展獨立學院學生檔案管理信息化建設工作，不僅是將原來的紙質化時代學生檔案管理材料進行電子文檔的簡單轉換，而且是要多渠道多維度的利用信息技術和網絡技術，搭建檔案收集、查詢、共享于一體的現代化辦公平臺，供學生和用人單位進行自動化信息查詢，最大限度的滿足學生及用人單位的檔案需要。

二、獨立學院學生檔案管理信息化建設存在的問題

（一）學生檔案管理的信息化建設意識淡化。在信息化時代，依托信息網絡技術的電子政務系統成為了眾多高校檔案管理工作的重要平臺。在這種現代化的辦公環境下，如何有效利用計算機信息技術開展學生檔案管理工作，已成為獨立學院學生檔案管理工作的重要挑戰之一。然而，很多獨立學院依舊沿用紙質檔案時代的工作思維和工作方式，信息化的學生檔案管理意識十分薄弱。學生檔案管理工作常常處于獨立學院檔案管理的薄弱環節，很多管理人員沒有意識到信息化學生檔案管理的重要性和現實意義，因此，上至學校管理者下至一般檔案管理人員，沒有完全貫徹信息化學生檔案管理理念，沒有形成較強的信息化檔案管理意識，在很大程度上影響了獨立學院檔案管理的信息化發展進程。

（二）學生檔案管理信息化建設團隊力量薄弱。檔案專業知識扎實和計算機應用能力強的管理團隊，雖然，是提高獨立學院學生檔案管理水平和推動學生檔案管理信息化建設工作的重要保障。但是獨立學院學生檔案管理部門工作量大、任務繁重，很難吸引到優秀的檔案管理人才，很多人寧愿去教學和學生管理部門，也不愿意去從事學生檔案管理的相關工作。獨立學院學生檔案管理信息化建設對整體管理隊伍的素質要求較高，不僅要具備扎實而專業的檔案管理知識，還要具備較強的計算機技術應用能力。由于獨立學院學生檔案管理隊伍的整體檔案管理素質和計算機操作能力相對較弱，很難應對信息化給獨立學院學生檔案管理工作帶來的巨大挑戰。

（三）學生檔案管理信息化建設投入不足。獨立學院學生檔案管理信息化建設是一項十分復雜的系統工程，它不僅需要現代化的檔案管理設備，還需要先進的檔案管理應用軟件，以及充足的資金投入。但是，由于很多獨立學院對學生檔案管理工作缺乏足夠的重視，因此在基礎設施、設備、資金等投入都相對較少，從而限制了學生檔案信息化建設的進程。獨立學院學生檔案管理信息化建設投入不足主要有兩個方面。一方面，學生檔案管理信息化建設需要實現網絡化存儲和共享，需要管理人員和使用者能夠快速的登錄、查詢和應用，因此對計算機設備和網絡速度等具有較高要求，但是現有的計算機硬件設備和網絡覆蓋難以滿足學生檔案信息化建設的要求。另一方面，由于資金和技術的限制，獨立學院學生檔案管理系統等辦公軟件相對落后，因此影響了學生各種重要的影音視頻等檔案資料的存儲和處理。

三、推動獨立學院學生檔案管理信息化建設的主要策略

（一）強化學生檔案管理信息化建設意識。學生檔案作為獨立學院檔案管理的重要內容，加強學生檔案信息化建設，對提升獨立學院檔案管理水平，推動獨立學院教學質量和學生管理效率具有重要的現實意義。因此，獨立學院要積極樹立現代

化的學生檔案管理理念，強化獨立學院學生檔案管理信息化建設意識。首先，獨立學院領導要充分認識和重視學生檔案管理信息化建設的重要性，要將這一工作納入到學校整體現代化發展規劃之中，加強對本校學生檔案管理信息化建設工作的宏觀調控，從學校整體發展和檔案管理工作的角度做好建設規劃，同時要加大對學校檔案管理部門的支持和投入。其次，獨立學院與學生相關的各個部門，尤其是教務處、學生處要充分認識到學生檔案管理的重要性，共同協商，積極配合與協調學生檔案管理信息化建設進程。最后，作為執行部門的檔案館，既要改變傳統的學生檔案管理理念，提高學生檔案管理信息化建設工作的重視程度，又要做好學生檔案管理信息化建設流程及中長期計劃，確保學生檔案管理信息化建設工作的有序發展。

（二）提升學生檔案管理信息化建設團隊素能。獨立學院學生檔案管理是一項任務重、流程繁瑣、責任重大的檔案工作，因此對檔案管理人員的職業素能要求較高。學生檔案管理團隊的素能力的高低，在一定程度上決定了獨立學院學生檔案管理信息化建設的進度和水平。要有效推動信息化建設進程，切實提高學生檔案管理信息化水平和成效，必須要組建和培養一支檔案專業知識扎實、計算機應用能力強勁檔案管理團隊。第一，獨立學院學生檔案管理部門領導要對現有的學生檔案管理人員的職業素能進行深入調研，了解和掌握已有團隊的問題和不足，并針對學生檔案管理信息化建設需求，通過進修和培訓的方式，提升在崗學生檔案管理團隊的檔案專業知識和計算機操作技能,使學生檔案管理人員既掌握了扎實的檔案專業知識，又強化了對信息技術應用和現代化檔案管理軟件的使用能力。第二，獨立學院檔案管理部門領導要結合現有的學生檔案管理團隊的年齡結構、學歷結構、知識結構，有計劃的引進高素能的現代化學生檔案管理人才，逐步優化學生檔案管理團隊結構，改善和提升學生檔案管理團隊的綜合素能。

（三）加強學生檔案管理信息化建設投入。獨立學院學生檔案管理信息化建設工作是一項長期的系統化工程，因此需要充足的資金投入和軟硬件的支持，才能夠達到學生檔案管理信息化建設工作的基本要求。首先，檔案管理部門要提升檔案管理水平，積極爭取學校對信息化學生檔案管理工作的資金投入。學生檔案管理部門要做好中長期發展規劃和資金配備說明，同時要明確學生檔案管理信息化建設工作的重要性，提升學校對學生檔案管理工作的重視程度，爭取更多的發展建設資金。要對現有的學生檔案管理設備和軟件進行更新換代，做好學生檔案管理信息化建設所需設備的規劃與采購，及時升級和引進先進的學生檔案管理需要的各類軟件，建立科學地現代化學生檔案管理系統，同時也要加強學校的網絡建設，給予檔案管理部門足夠的網絡支持，滿足學生檔案管理信息化建設所需的數據和容量需求。

參考文獻：

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