解讀大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升

文/西安航天物資儲運部 乜茹 柳梅

一、引言

近年來，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)也在不斷地提高，在大數(shù)據(jù)的時代下，檔案的管理也已經(jīng)升級為電子化和數(shù)據(jù)化，網(wǎng)絡化的檔案管理可以更加有效地方便用戶進行查閱。如今，隨著電子檔案的不斷增加，檔案的管理數(shù)據(jù)有著大數(shù)據(jù)的管理特點，因此必須運用最新的網(wǎng)絡化技術(shù)與結(jié)構(gòu)，有效實現(xiàn)檔案信息的良好管理。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理信息化的重要性

（一）有利于提高檔案管理工作效率。伴隨著時代不斷的進步，科技不斷的發(fā)展，在全球信息經(jīng)濟的推動下，對檔案管理的要求也有一定的開放性和相應的資源共享性。為了有效適應時代的不斷發(fā)展，需要建立開放的檔案管理系統(tǒng)，同時更進一步進行完善，提高目前檔案管理工作的效率。

（二）能夠為管理決策提供可靠的信息。在實際的管理中，檔案作為一種很重要的資源，詳細記錄著一個企業(yè)的歷史和經(jīng)營狀況的過程以及結(jié)果。在決策進行制定，分析當前企業(yè)單位的狀況時，還要結(jié)合和分析以前單位的相關(guān)決策，這樣一來，就可以避免決策出現(xiàn)的一些錯誤，使得新的決策有一定的新穎感。同時分析之前的決策，并進行相應的對比，制定出幾個方案，之后擇優(yōu)實施。對于單位來說，決策是整個單位生產(chǎn)經(jīng)營的重要指導方針，科學合理的決策將會給企業(yè)單位帶來更大的利益，也是推進企業(yè)走向穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵。信息化的檔案管理在大規(guī)模改變了以往的紙質(zhì)化外，還大量節(jié)省了檔案查閱的時間，明顯地減少了出錯的現(xiàn)象，并使找到資料的途徑更加快捷，信息化的檔案管理給決策建立了可靠的信息。

二、加強大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升探究

（一）將企業(yè)檔案信息化建設納入到企業(yè)信息化建設之中。在單位的企業(yè)信息化檔案建立中，必須明確了解，每一個信息的建立都不是任何一個部門可以獨立進行的，檔案部門也不能獨自建立檔案的信息化。要想建設好一個企業(yè)的檔案信息化，需要高層領(lǐng)導的正確協(xié)調(diào)，更需要企業(yè)單位中的每一個部門相互之間進行配合和積極參與，所以需要將企業(yè)的檔案信息化有效加入到企業(yè)單位的信息化建設中去，并且成為總體規(guī)劃的部分，只有重視企業(yè)的檔案信息化建設，才能使得檔案信息和企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展緊密結(jié)合，在企業(yè)的經(jīng)營管理中，有效發(fā)揮檔案信息資源的作用，促進企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)，以及生產(chǎn)經(jīng)營等發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利益，使檔案信息化建設得到企業(yè)的支持和重視。將檔案信息化的建設科學合理地納入到企業(yè)的信息化建設中，比如對企業(yè)的信息化建設資金進行統(tǒng)一的投入?yún)f(xié)調(diào)，對企業(yè)的計算機和縮微設備進行統(tǒng)一選取型號，并且對企業(yè)應用的軟件進行統(tǒng)一開發(fā)和資源共享，對重要的項目進行協(xié)調(diào)工作或者合力攻關(guān)，加強企業(yè)現(xiàn)代人才的技術(shù)培養(yǎng)等。

（二）加強企業(yè)檔案基礎業(yè)務建設是實現(xiàn)檔案信息化的前提。由于企業(yè)的檔案基礎業(yè)務會受到一些因素的影響，導致檔案的管理水平出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象，比如企業(yè)的經(jīng)濟效益，企業(yè)的領(lǐng)導對檔案的管理意識，以及檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和能力等。在一些企業(yè)中，由于檔案管理的工作一直處于封閉式狀況，幾乎沒有接受過檔案行政部門的相關(guān)指導，也沒有與同行的企業(yè)進行交流，導致檔案管理一直以保管為目的，以不丟失為原則，企業(yè)的檔案管理存在嚴重的制度不健全，整理不規(guī)范等諸多問題，進一步導致檔案管理的基礎業(yè)務工作質(zhì)量非常差。所以，需要先了解企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀情況，之后再有效加強檔案基礎業(yè)務的建設，對檔案管理的體制進行合理完善，使得檔案管理的各項工作都符合規(guī)范化，標準化，科學化，進一步加強檔案信息化建設的基礎工作。

（三）加快檔案信息化標準規(guī)范的制定。對于檔案信息化建設來說，標準規(guī)范是最基本的要求。但是在目前，一些企業(yè)的檔案信息化管理還存在標準不明確現(xiàn)象，甚至對有些管理方面都沒有制定相應的標準。所以相關(guān)的檔案行政管理部門需要對一些企業(yè)的檔案信息化標準進行規(guī)范，建立相關(guān)的檔案信息化管理工作制度和體系。對所有信息化管理都堅持規(guī)范性原則，使得電子文檔可以正確地歸檔，對數(shù)字化檔案的工作程序進行有序化和規(guī)范化執(zhí)行，避免出現(xiàn)重復建設的現(xiàn)象等，進一步加強檔案信息化建設的有章可循和有法可依原則，保證檔案信息化建設工作高效進行。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。在企業(yè)當中，檔案信息化是一項要求技術(shù)性非常強的工作，檔案信息化建設的關(guān)鍵是對人才的建設。因此企業(yè)的檔案部門，在適應檔案信息化建設的要求時，還需要對檔案管理的工作人員進行相關(guān)的技術(shù)培訓和指導，打造出一支業(yè)務技能強信息化技術(shù)能力強的復合型人才。除此之外，還需要注意企業(yè)的目的是利潤最大化，企業(yè)必須考慮的問題就是人力資源成本，所以對于要求信息技術(shù)方面的高素質(zhì)人才進入檔案管理部門是不行的，企業(yè)的檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的思路，并且積極主動和企業(yè)的信息部門進行相互合作，將相關(guān)網(wǎng)絡以及服務器維護的工作交由信息管理部門負責，這樣就可以有效解決檔案管理部門的信息技術(shù)人才問題。

三、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展下，檔案管理也出現(xiàn)了很多挑戰(zhàn)和機遇，如何有效解決檔案管理中存在的問題，以及大數(shù)據(jù)給企業(yè)帶來的相關(guān)問題，這些已經(jīng)成為目前一個最為關(guān)注的話題，需要人們不斷地進行開拓和技術(shù)創(chuàng)新。隨著大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)不斷完善和發(fā)展，檔案管理的工作也在不斷地提高，相信在不久的未來，檔案管理在大數(shù)據(jù)的發(fā)展下會取得更大的突破，檔案信息也會在大數(shù)據(jù)的發(fā)展下得到充分的利用和開發(fā)。

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