農(nóng)村初中檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理芻議

文/江蘇蘇州吳江區(qū)震澤初級中學(xué)　鈕新妹

農(nóng)村初中檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理芻議

文/江蘇蘇州吳江區(qū)震澤初級中學(xué)鈕新妹

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程的加快，網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理已成為今后農(nóng)村中學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。只有通過強(qiáng)化培訓(xùn)、添置設(shè)施、電子歸檔等措施，才能克服傳統(tǒng)學(xué)校檔案難保管的問題，實現(xiàn)學(xué)校檔案價值利用的最大化，推動農(nóng)村初中檔案管理信息化水平。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)村；初中；網(wǎng)絡(luò)信息化；檔案管理

學(xué)校檔案是一所學(xué)校各方面活動真實、系統(tǒng)的記錄，它全面地反映了學(xué)校的全部活動，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是衡量一所學(xué)校現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)志。隨著全球化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程的加快，對于農(nóng)村初中檔案管理來說，只有將學(xué)校紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化管理，才能趕上當(dāng)前信息化的浪潮，才能克服傳統(tǒng)學(xué)校檔案難保管的問題，才能實現(xiàn)學(xué)校檔案價值利用的最大化。因此，網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理已成為了今后農(nóng)村中學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文就推進(jìn)農(nóng)村初中檔案網(wǎng)絡(luò)信息化談一些粗淺的看法。

一、網(wǎng)絡(luò)信息化管理給學(xué)校檔案管理帶來的益處

（一）節(jié)約成本。隨著教育系統(tǒng)“無紙化”工作進(jìn)程的推進(jìn)，上級教育主管部門為了節(jié)約成本，通常將紙質(zhì)通知、文件以電子公文形式下發(fā)給學(xué)校，這就產(chǎn)生了大量的電子文檔。在這些公文中有的只是例行傳達(dá)，根本不需要長期保存，甚至不需要打印。若這些文檔全部打印，將造成嚴(yán)重浪費(fèi)；而采用電子檔案，既可以直接在各科室之間進(jìn)行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)傳閱，又可以直接作為電子檔案進(jìn)行存儲備案，使學(xué)校檔案管理成本大大降低。

（二）資源共享。學(xué)校檔案信息由學(xué)校各部門、各科室共同配合輸入，它可以形成合力，避免重復(fù)勞動，為資源共享創(chuàng)造了條件。例如，學(xué)生成績檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理后，教務(wù)處能迅速了解教師歷年的教學(xué)質(zhì)量，作為學(xué)校對教師教學(xué)評估和考核的依據(jù)；班主任能掌握學(xué)生第一手資料，可以查閱歷次考試和往年學(xué)生成績，并有針對性的進(jìn)行教育；任課老師可以利用成績資源檔案庫共享學(xué)生成績的總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表。

（三）提高效率。每學(xué)年檔案的歸類整理時，檔案管理人員既要催討學(xué)校各科室各種資料，又要對各種學(xué)籍檔案、文書檔案進(jìn)行整編管理，工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。實行信息化，各種數(shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是人事檔案管理，都可以方便打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表、文件內(nèi)容；甚至可以打印出檔案的封面，案卷目錄、文件目錄等，這極大地提高了檔案人員的工作效率。

（四）利于保管。震澤初級中學(xué)坐落在太湖之濱的江南古鎮(zhèn)——震澤，具有90周年的辦學(xué)歷史，涌現(xiàn)了大批仁人志士和社會主義建設(shè)人才：財政部原部長項懷誠、江蘇省作協(xié)主席范小青、中科院院士汪集旸等。作為搬入震中老校區(qū)的初中來講，校史檔案資料的保存顯得尤為重要。因此，只有將校史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，才能克服傳統(tǒng)紙質(zhì)、照片本身屬性所造成的保管難題，實現(xiàn)校史檔案利用價值的最大化，真正做到了一次投入，多次產(chǎn)出。

二、農(nóng)村初中檔案管理信息化管理的建議

（一）重視人員培訓(xùn)。農(nóng)村初中檔案管理信息化水平要飛速發(fā)展，必須要對檔案工作人員信息技術(shù)能力提出更高的要求。然而從目前一些農(nóng)村初中的檔案管理人員來看，有的是改行從事檔案管理工作的，有的是其他工作人員兼職的，有的是快要到退休年齡的老教師兼任的。因此，學(xué)校應(yīng)利用教育主管部門提供的各種機(jī)會，組織人員積極參加檔案信息化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化意識，讓檔案管理人員及時掌握電子文件和電子檔案的自動登記、立卷、歸檔、著錄、檢索等技能，了解一些信息網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)系統(tǒng)安全防護(hù)等知識，以提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

（二）添置必要設(shè)備。檔案管理要信息現(xiàn)代化，前提必須有信息化所需的硬件和軟件條件。為此，學(xué)校應(yīng)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，合理規(guī)劃、設(shè)立信息化專項經(jīng)費(fèi)，及時配備檔案管理信息化所需要的計算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、彩色激光打印機(jī)、去濕機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)步伐。同時，學(xué)校要及時購置網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，添置網(wǎng)絡(luò)化管理各種設(shè)備，及時把檔案信息全部錄入，進(jìn)入學(xué)校的局域網(wǎng)，以方便學(xué)校的檔案查詢、利用，以提高檔案的利用率，及時為全校師生服務(wù)。

（三）檔案數(shù)字化處理。1.照片的數(shù)字化。將照片掃描成圖像輸入，刻成光盤保存，同時進(jìn)行相應(yīng)目錄數(shù)據(jù)輸入并與檔案管理軟件關(guān)聯(lián)。隨著彩色圖像掃描儀和圖像處理軟件的應(yīng)用，可以將底片直接通過彩色圖像掃描儀掃描，經(jīng)計算機(jī)處理后輸出照片，再利用圖像處理軟件對照片進(jìn)行處理，同時還可以利用圖像底片的電子檔案，將照片和電子數(shù)碼底片同時保存在計算機(jī)中。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化。目前學(xué)校大部分檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)諠u增大的對信息資源的渴求。通過對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，利用電子檔案替代原件使用，實現(xiàn)了對檔案原件的有效保護(hù)。第一種是通過計算機(jī)人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制

成文本文件；第二種是將檔案原文的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計算機(jī)制成圖形文件生成數(shù)字化的電子文件。3.音像檔案數(shù)字化。學(xué)校以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，主要以照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料形式為載體出現(xiàn)，可以選擇電腦、電腦設(shè)備、錄像機(jī)、磁帶播放器、聲卡、視頻采集卡、刻錄機(jī)及其相關(guān)編輯軟件采集卡等組合，將錄音、錄像帶上素材分類采入電腦的硬盤，將同類素材集中刻錄在光盤中保存。所以，不但要重視聲像檔案數(shù)字化建設(shè)，更要重視聲像檔案的長期保存問題，包括安全存儲、保存聲像檔案的原生態(tài)性和永久獲取等三個方面。且必須保證其內(nèi)容是可讀、可懂、可利用的。

三、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)注意點(diǎn)

（一）注意規(guī)范。電子文件的歸檔規(guī)范有序，既是學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化的需要，也是提高學(xué)校檔案工作質(zhì)量和效率的需要。只有這樣才能使電子文件的歸檔、保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）注意安全。隨著學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自身安全受到嚴(yán)重威脅，安全已成為檔案信息化管理的基礎(chǔ)保障。因此，檔案人員要不斷加強(qiáng)安全意識，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面可以采取：內(nèi)外網(wǎng)計算機(jī)隔離策略、入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限限制、防火墻安全設(shè)置、信息系統(tǒng)加密策略、涉秘數(shù)據(jù)使用銷毀制度、數(shù)據(jù)備份安全保存制度等方法。

（三）注意真實。電子檔案極易被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。因此，在紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔，防止有些人利用電子計算機(jī)等設(shè)備任意移植、嫁接、拼湊、修改，電子文件、電子檔案。而且在做好對檔案軟件服務(wù)器數(shù)據(jù)與紙質(zhì)文件一同歸檔備份的同時，要完善管理日志，明確各項備份工作的作業(yè)時間，并對已經(jīng)備份的數(shù)據(jù)和日志進(jìn)行檢查，雙重把關(guān)數(shù)據(jù)備份工作。

四、結(jié)語

總之，農(nóng)村初中學(xué)校要將檔案信息化納入學(xué)校信息化建設(shè)體系之中，結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，本著“利用優(yōu)先、合理規(guī)劃、分步實施、有效整合”的原則，采取全文掃描、光盤刻錄等方式，將重要的紙制檔案和照片、錄象等音像檔案進(jìn)行數(shù)字化，使之成為學(xué)校信息化的重要基礎(chǔ)性資源。

參考文獻(xiàn)：

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