企業(yè)檔案管理存在的問題及措施

文/大慶油田總醫(yī)院檔案室　丁率

企業(yè)檔案管理存在的問題及措施

文/大慶油田總醫(yī)院檔案室丁率

【摘要】企業(yè)在市場經(jīng)濟條件下作為生產(chǎn)主體,其檔案管理工作作為企業(yè)經(jīng)營中重要管理之一，重要程度逐步被經(jīng)營管理者重視。由于企業(yè)檔案管理工作正處于發(fā)展階段，一些管理機制尚不成熟，與企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展存在不適應(yīng)性。本文論述了企業(yè)檔案管理工作，結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)檔案管理工作的實際情況,對如何使企業(yè)檔案更加科學(xué)化,程序化進行探討。同時，指出了企業(yè)檔案管理中存在的問題和不足，并提出了合理的應(yīng)對策略，希望對于我國企業(yè)檔案管理工作的有序開展起到一定的推動作用。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；問題；措施

企業(yè)檔案管理是在市場經(jīng)濟快速發(fā)展及信息資源多元化環(huán)境下產(chǎn)生的，對企業(yè)的經(jīng)營管理起著非常重要的作用。企業(yè)的檔案同市場信息及資源情報形成了信息資源，在企業(yè)經(jīng)營管理中，對經(jīng)營方式選擇、項目立項定位、市場策略制定等方面，有著決策和參考的作用。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）重視程度不夠。部分企業(yè)對檔案管理工作的重視程度較輕，主要表現(xiàn)在基本的檔案管理使用配套措施不足，同時對檔案管理工作的重要性也較為淡化，是較普遍存在的問題。現(xiàn)階段大部分企業(yè)管理者都認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，另外，一部分檔案管理人員對檔案管理工作重視程度也不夠高，導(dǎo)致在日常檔案管理工作中存在責(zé)任感不強、工作積極性不高等情況。還有一些企業(yè)在檔案管理工作上投入的人力、物力及資金比較少，造成了檔案管理配套設(shè)施缺乏，從而使檔案管理的質(zhì)量、完整性及使用性收到了影響。

（二）企業(yè)檔案管理工作不規(guī)范。一些企業(yè)在檔案管理工作中，將檔案資料只做了一些簡單的分類，有的企業(yè)并未設(shè)置專門的檔案管理部門，只是各個職能部門負(fù)責(zé)管理本部門相關(guān)的資料，這種情況容易使檔案管理不透明，同時也影響了檔案的共享性。檔案在進行歸檔保存時未形成規(guī)范的移交流程，非常容易造車檔案資料的丟失。

（三）檔案的保護工作做的不到位。企業(yè)的原始檔案容易流失、損壞，因此，檔案對其存儲環(huán)境要求比較嚴(yán)格，在保存檔案時要有專門的庫房進行存放，然而由于條件限制一些企業(yè)并沒有設(shè)置專用的檔案庫房，有的企業(yè)雖然有，但也不能滿足檔案管理的存儲要求。部分企業(yè)的檔案存放庫房為按照要求進行配置，缺少基本的防范設(shè)備。如：標(biāo)準(zhǔn)檔案柜，除濕機，空調(diào)設(shè)備，常常因為濕度過大造成檔案資料。

（四）檔案管理設(shè)備缺乏。在企業(yè)檔案管理中，使用的設(shè)備陳舊、不足，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進行。目前，雖然計算機信息技術(shù)已經(jīng)廣泛運用到企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)中有效提高了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率，但是，目前在企業(yè)檔案管理工作中未廣泛應(yīng)用。檔案管理設(shè)備較為落后，導(dǎo)致檔案管理工作開展較為緩慢。尤其是在聲像檔案管理中，部分企業(yè)管理技術(shù)較為落后，設(shè)備配置比較陳舊，使企業(yè)的聲像檔案保存安全性較低，經(jīng)常會有檔案資料丟失現(xiàn)象發(fā)生，重要的檔案資料丟失將會對企業(yè)的經(jīng)營管理帶來一定影響，嚴(yán)重者會給企業(yè)整個發(fā)展帶來安全隱患。

二、提高企業(yè)檔案管理水平的對策

（一）增強企業(yè)檔案管理重視程度。要提高對檔案管理工作的重視程度，要加大資金的投入力度，可有效的保證企業(yè)檔案管理工作正常開展。同時，要提高員工檔案管理工作認(rèn)知程度，增強對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，熟知檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的實際作用。企業(yè)管理者應(yīng)該重視檔案管理部門的建設(shè)，要定期對檔案管理人員開展知識培訓(xùn)，強化人員素質(zhì)管理，逐步完善檔案管理體系，規(guī)范管理流程，促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

（二）加強企業(yè)檔案管理制度。不斷完善企業(yè)檔案管理制度，是開展企業(yè)管理工作的重要前提，能有效的提高企業(yè)檔案管理效率，對保證企業(yè)檔案管理工作正常開展有著重要的作用。企業(yè)應(yīng)該以《檔案管理整理規(guī)則》為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)本身的實際情況，建立適合自身發(fā)展的檔案管理制度，在實際工作中逐步對已經(jīng)建立的檔案管理制度進行完善和強化，保證檔案管理制度能夠符合國家相關(guān)要求，確保檔案管理制度能夠達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。

（三）強化企業(yè)檔案管理保護。各企業(yè)應(yīng)該依據(jù)檔案管理保護相關(guān)要求及規(guī)定，企業(yè)要按照國家有關(guān)要求及檔案保管保護的相關(guān)規(guī)定，做好檔案設(shè)備配置的資金投入，設(shè)置專門的存放庫房，配備好防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施，尤其對特殊載體檔案采取有效的安全防護措施重點保護。

（四）加強檔案管理信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，計算機逐步被應(yīng)用到檔案管理工作中，也成為了促進企業(yè)檔案管理工規(guī)范化、現(xiàn)代化的重要途徑，為檔案管理正常開展提供了保障。企業(yè)必須要加大資金投入力度，加強對先進檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備的引進，加大檔案管理系統(tǒng)開發(fā)力度，能夠增強企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。同時，企業(yè)必須要要保證良好的檔案管理環(huán)境，為檔案管理工作提供較大的工作空間，避免檔案管理空間較小而影響到實際管理水平，影響到企業(yè)相關(guān)工作的正常開展。

三、結(jié)語

企業(yè)的檔案管理工作，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中起著較為重要的作用，各企業(yè)應(yīng)高度重視，不要單單將企業(yè)的經(jīng)濟效益作為企業(yè)發(fā)展的主要工作，應(yīng)不斷強化企業(yè)的檔案管理，從檔案的設(shè)備配置，員工的工作能力等方面增強管理能力，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和全面性，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展做好重要保障，有效規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，促進企業(yè)效益的快速增長。

參考文獻：

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