談如何改善預防醫(yī)學檔案的管理

文/云南省地方病防治所　馬榮

談如何改善預防醫(yī)學檔案的管理

文/云南省地方病防治所馬榮

【摘要】隨著預防醫(yī)學的不斷發(fā)展，產(chǎn)生的檔案也就越來越多，這就要求對預防醫(yī)學的檔案有一個科學化的管理，這樣在調(diào)檔研究時能夠快速準確的找到對應檔案，在對檔案中案例研究時，也更加方便。本文通過對預防醫(yī)學檔案的特點進行闡述，對管理中存在的幾個普遍問題進行分析，提出了相應的解決方案，為科學化的檔案管理提出了建議。

【關(guān)鍵詞】預防醫(yī)學；檔案管理；科學化

一、預防醫(yī)學的檔案自身的特點

（一）檔案涉及的方面較廣。預防醫(yī)學的檔案涉及的內(nèi)容較廣，主要有個人以及群體疾病如何進行預防和控制，如何預防社會疾病，社會管理在衛(wèi)生防疫中的應用，相關(guān)的科學研究，以及預防衛(wèi)生宣傳等類型。這些檔案所涉及的方面各有不同，相關(guān)的知識也比較復雜，有一定的政治性和機密性。

（二）檔案的存在多種多樣的形式。預防醫(yī)學檔案主要記錄的是一些社會疾病的預防記錄，包含的的疾病種類比較復雜，一般可以分為十個大系列，下面又分為十二個大類和五十四個小類，存在多種檔案形式。

（三）檔案有一個較長的形成時間。因為預防醫(yī)學檔案要從疾病的產(chǎn)生開始記錄，以及怎么流行傳播，最后如何進行防治都要有詳細描述，整個過程的時間花費較長。像烈性傳染性天花的出現(xiàn)到傳播，最后預防一共歷時了一百七十多年，所以檔案的形成周期是不固定的，但一般耗時都較長。一個完整檔案的記錄不僅要對數(shù)據(jù)，事件進行詳細記錄，更要有時間上的沉積，這樣才能完成預防檔案的記錄。

二、檔案管理中存在的一些問題

（一）原始資料的歸檔不夠完整。預防醫(yī)學的檔案一般內(nèi)容比較多且復雜，相關(guān)的資料引用也較多，檔案中一般會有大量的圖表，整個檔案包含的原始數(shù)據(jù)較多，檔案整理起來比較困難，而且我國的檔案管理現(xiàn)在正處在發(fā)展階段，管理手段不夠完善，對檔案的收集整理以及保存無法做到科學管理，有時候還可能出現(xiàn)檔案丟失的情況，造成檔案存檔不完整，影響檔案管理的長遠發(fā)展。

（二）檔案的信息化程度較低。網(wǎng)絡信息技術(shù)隨著時代發(fā)展不斷進步，逐漸被應用到預防醫(yī)學的檔案管理當中。但是我國檔案管理的信息化程度較低，相關(guān)的技術(shù)也不完善，尤其是在許多農(nóng)村地區(qū)，檔案管理的信息化幾乎是零，要想實現(xiàn)檔案的全面信息化還需要很長時間。

（三）檔案管理缺乏重視。有的衛(wèi)生部門對于預防醫(yī)學的檔案管理缺乏正確的認識，沒有意識到其重要性，缺乏完整的檔案管理體系。相關(guān)的管理設備也不夠完善，管理的知識也不夠齊全，管理人員更是缺乏專業(yè)的檔案管理知識，仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段，越來越無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，許多新的疫病發(fā)生也沒有做到及時的更新，嚴重影響了預防醫(yī)學檔案管理的科學化發(fā)展。

三、如何改善預防醫(yī)學檔案的管理

（一）提高對檔案管理的現(xiàn)代化認識。一方面相關(guān)的衛(wèi)生管理部門要加強對預防醫(yī)學檔案管理的宣傳力度，認識到檔案管理的重要性，提高管理部門的管理意識。另一方面，負責管理檔案的人要知道自己責任的重大，才能加大對檔案管理的重視。只有有了良好的檔案管理意識，才能保證檔案管理科學化的轉(zhuǎn)變。

（二）加快檔案管理的信息化過程。傳統(tǒng)的檔案管理設備已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段檔案管理的需求了，要加強檔案管理的信息化。先進的網(wǎng)絡設備是檔案管理信息化的基礎，應該加大預防醫(yī)學檔案在網(wǎng)絡設備上的投入，配置先進的網(wǎng)絡設施，建立起完整的檔案管理系統(tǒng)，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，使檔案信息在網(wǎng)上可以資源共享，可以做到及時的信息交流。不能為了管理節(jié)約成本，而忽視硬件設備的完善，有了先進的管理設備才是檔案管理發(fā)展的保障。

（三）提高人員的自身素質(zhì)。培訓專門的檔案管理人員，教授管理學，計算機學以及預防醫(yī)學等方面的相關(guān)知識，隨時更新相應的管理技術(shù)，提高管理人員的自身素質(zhì)，成了專門的檔案管理團隊，與時俱進學習先進的科學管理團隊，有了管理人才的保證，才能保證檔案管理的科學化。

（四）建立合理的檔案管理制度。有一個科學有效的檔案管理制度，是預防醫(yī)學檔案管理的核心。才能防止檔案出現(xiàn)流失的情況，保證了檔案的完整。只有有了成型的管理體系，明確各個管理人員的職能，做到分工明確，這樣才能推動我國預防醫(yī)學檔案管理的發(fā)展和進步。要對檔案管理的每一個步驟有明確的計劃，這樣，管理起檔案來才能更加的高效。

（五）改良傳統(tǒng)的檔案查閱模式。可以改變以前單一的借閱方式，提供在線瀏覽的功能。不僅預防醫(yī)學檔案的存檔很重要，檔案的查閱也是檔案管理的一個重要組成部分。隨著預防醫(yī)學檔案的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案查閱方式已經(jīng)不能滿足查閱的需求，應該對其進行改良。以網(wǎng)絡為媒介，利用先進的文獻檢索軟件，快速、準確地查找檔案。并對不同類型的檔案進行新的劃分，定制新的分類標準以應對越來越復雜的檔案類型。有了先進的檔案查閱方式，才能使整個檔案的科學管理更加完善。

（六）保證檔案資源的時效性。在信息快速發(fā)展的今天，預防醫(yī)學的不斷發(fā)展，發(fā)現(xiàn)的傳染病案例也不斷更新，建立一個科學的信息更新系統(tǒng)，對出現(xiàn)的新的疫病做到及時的記錄，并實時跟進，不斷更新有關(guān)的信息。確保整個預防醫(yī)學檔案內(nèi)容的與時俱進，可以在新的疫病產(chǎn)生時，及時作出應對，這也是整個檔案管理科學化所必不可少的。

四、總結(jié)

隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，我國預防醫(yī)學的檔案管理也需要隨之改進，預防醫(yī)學的檔案是我國疾病預防的重要信息資源，為我國疾病預防的工作提供了可靠的理論依據(jù)，是疾病預防工作的重要組成部分。隨著疾病種類的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時代的需求了。在信息時代的技術(shù)保障下，預防醫(yī)學的檔案管理科學化越來越重要，對于整個疾病預防工作效率的提高都有著重要的意義。

參考文獻：

[1]馬榮.如何促進預防醫(yī)學檔案管理的科學化[J].中國市場,2014,05:56-57.

[2]趙遠.淺談如何搞好預防醫(yī)學檔案管理[J].河南預防醫(yī)學雜志,2002,05: 319.