淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

文/泰山護理職業學院　胥靜

淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

文/泰山護理職業學院胥靜

【摘要】本文主要對新形勢下的檔案管理工作進行分析，然后闡述檔案管理工作的現狀，描述了對檔案管理進行規范化處理的手段主要有：運用有效的現代化手段、合理采取法制手段、推動檔案管理的科學與系統發展，從而提高檔案管理工作的整體效率和質量。

【關鍵詞】檔案管理；檔案規范化；現代化

檔案管理工作在企業的發展過程中，具有很重要的作用。檔案管理工作是企業歷年發展足跡的見證，對企業科學化管理、發展及進步都起到重要的作用。企業相關人員應做好新形勢下的檔案管理工作，明確企業發展方向，確定發展目標，使企業能夠科學的規范化的發展。

一、檔案管理的現狀

（一）檔案管理思想落后。在我國很多企業中，大多數管理部門在進行檔案管理時，都沒有掌握檔案工作的意義。一般認為檔案管理工作，就是針對企業的日常運行情況記錄的資源和維護信息進行管理，確保這些內容全面且完整。這種檔案管理思想過于傳統，無法適應當今社會的發展。受這種傳統且落后的思想影響，檔案管理人員的積極性不高，經常出現無故離崗現象。還有一些企業根本沒有設立檔案管理部門，只是指派幾名非專業人員從事資料的整理工作，這種管理觀念，在檔案管理工作中埋下了隱患。

（二）檔案管理方式落后。在傳統檔案管理思想的影響下，檔案管理的方法也比較落后，仍然以人為主。通過人工對檔案進行管理，這個過程的工作量較大，人員在進行檔案歸納時的效率很低，并且很難在整理之后找到相應的信息。在一些不重視檔案管理的企業，嚴重缺乏檔案管理人員，檔案管理十分混亂。所以在這種管理方法下，無法保證檔案信息完整性。不同的檔案管理人員有不同的檔案保護方法，所以檔案的保護工作也很難達到相應的標準。

（三）專業檔案管理人員缺乏。檔案管理是一項非常專業的管理手段，并不是對檔案信息進行簡單的管理。在檔案管理過程中，包含很多專業性的問題，例如數據庫統計和統計方法等，只有專業的檔案管理人員才能使檔案管理工作更加完善。一些企業并不重視檔案的管理工作，指派普通職員兼職檔案管理工作，這種情況下，檔案管理十分混亂，缺乏有效的依據。部分檔案管理人員的年齡較大，無法與時俱進的接受新事物，所以管理效率得不到提高；與此相反的是，一些企業的檔案管理人員年齡較小，缺乏管理檔案的經驗，導致管理工作達不到相應水平。

二、規范化檔案管理工作的手段

（一）運用有效的現代化手段。在信息化社會的影響下，相關企業應轉變檔案管理思想，與時俱進。目前，檔案管理的工作量逐漸加大，其難度也有所增加，檔案管理人員的壓力越來越大。檔案管理人員應使用現代化的管理方式，比如建立數字化的檔案管理系統，管理人員要錄入檔案信息，然后進行電子化歸檔，建立數字化系統，確保查詢檔案更加方便。數字化的數據庫的建立，能夠融合電子檔案和實物檔案，從而降低檔案損壞的幾率。

（二）合理采取法制手段。很多企業忽視檔案管理，主要原因是檔案管理缺乏法律治理手段，這些企業沒有認識到檔案管理的重要性。在新形勢下，相關企業必須應用合理的法制手段，加強對檔案的管理力度，并保證其能夠規范化發展。主要做法有：在企業建立檔案管理部門，并詳細分析我國的檔案法，制定相應的管理制度，作為管理人員在日常工作中依從的考核標準，從而引起相關人員的重視；通過法律手段，監督檔案管理工作，并對一些企業的檔案管理情況進行考核，從而時檔案管理工作落實到實處。

（三）推動檔案管理的科學、系統發展。相關企業應健全檔案管理的內部控制，推動其科學、系統的發展。在對檔案管理工作進行規范化的過程中，相關企業應擁有完善的企業文化，并在企業經營中體現先進的管理思想，讓企業在市場競爭中，擁有良好的信譽和形象，從而為企業帶來更大的發展機遇。相關企業應提升檔案管理人員的專業素質，增強對管理人員的培訓工作。通過這種方法，能夠提高管理人員的專業水平，完善其操作技巧，從而適應社會的發展情況。檔案管理人員應具備創新精神，結合自身的實際工作情況，不斷創新完善，從而提高檔案管理的工作效率和質量水平。

三、結束語

在新形勢下，要想使檔案管理工作更加規范化，應時刻跟進時代變化，并不斷推動檔案的信息化發展，充分利用現代化手段，提高檔案管理工作效率。相關企業還應提升管理人員的專業素質，增加對檔案管理的重視和資金投入，從而找出最適合企業發展的管理方法。

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