淺談基層單位檔案管理工作

文/河北省唐山市豐潤區交通運輸局　高佩紅

淺談基層單位檔案管理工作

文/河北省唐山市豐潤區交通運輸局高佩紅

【摘要】本文就基層單位檔案管理工作中存在的問題進行簡要的分析，并提出了相應的解決措施，希望通過本文能夠給相關人員帶來幫助。

【關鍵詞】基層單位；檔案管理；員工素質

基層單位是檔案管理工作的前線，也是檔案事業發展的重要組成部分，隨著社會經濟的快速發展，基層單位檔案管理工作發揮的作用也越來越大，檔案管理的規范化、標準化和制度化，有利于促進基層單位檔案事業的發展，如果管理不好，很容易導致檔案資源的丟失，給事業單位帶來巨大的損失，因此，加強基層單位檔案管理工作具有重要的意義，檔案管理可以分為檔案資源管理和檔案信息管理，檔案資源管理又叫做檔案實體管理，具體包括檔案的收集、整理、鑒定和保管等內容，通過有效的資源建設來進行檔案管理工作。檔案管理的具體工作包含了信息的輸入、存儲、加工和輸出等一系列過程。

一、基層單位檔案管理工作存在的問題

（一）管理效率不高，檔案建設滯后。近年來，我國科學技術發展較快，信息化水平日益提高，企事業單位的工作效率也有了很大的提高，然而，很多基層單位的檔案管理工作方法和工作模式仍然比較落后，缺乏先進檔案設施的投入，仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，檔案信息化建設程度偏低，無法有效的對基層單位的信息量進行快速的存入檔案庫，不利于檔案信息的收集、整理和保管，信息化技術沒有得到充分的應用，依然利用人工操作進行檔案管理，這樣就嚴重的影響了檔案管理工作人員的工作效率。

（二）對檔案管理的重視程度不夠。基層單位檔案管理人員沒有充分的認識到檔案管理工作的重要性，因為檔案管理工作并不會給基層單位帶來直接的經濟效益，將檔案管理工作看作是一份簡單的文件管理和保管工作，相關的領導人員缺乏對檔案管理的認識，沒有明確的檔案管理規劃，致使檔案投入設備的不足，各項經費支出得不到保障，信息化管理水平不高，文件材料的收集工作出現斷檔，影響他人查閱檔案的查閱效果。

（三）基礎設施差，保管不到位。對于大多數基層單位而言，基層檔案很少有適應需要的檔案庫房，沒有專用檔案室，而是與辦公室合為一體，這樣不僅影響了正常辦公，而且也不利于基層單位的檔案管理，保管條件差，檔案管理軟件設施不配套、不健全，對發生褪變和破損的檔案也沒有采取任何補救措施。檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，而且收集的僅是紅頭文件、上級文件，缺少本單位工作活動形成的文件及相關的資料，勢將造成檔案資料的嚴重毀壞和遺失，忽視了檔案服務功能的開發。

二、加強基層單位檔案管理工作的措施

（一）加大宣傳及監督力度，增強基層單位檔案管理意識。基層單位應積極貫徹落實《檔案法》和《檔案管理法》等法律法規，鼓勵相關的檔案從事人員努力學習相關的專業知識，加大檔案管理工作的力度，對檔案事業發展進行合理的規劃，為檔案工作營造良好的工作氛圍，進一步增強檔案管理工作的責任感和使命感。

（二）健全基層檔案管理機制，程序化開展工作。沒有規則不成方圓。科學的檔案管理體制將規范檔案工作管理，促進檔案管理工作水平的提升。要不斷完善檔案管理機制，結合基層單位的具體情況，建立健全各項管理制度，具體業務方面如檔案收集、保管、利用、鑒定等方面，注重抓好責任落實。要認真梳理檔案管理相關制度規范，有針對性地學習掌握，制訂出臺切實可行的檔案管理規范標準，促進檔案管理規范化。要創造良好的工作環境，保障檔案管理工作的程序化開展。

（三）加大檔案工作資金投入，提供檔案管理專項經費。為了滿足檔案管理工作的電子化、信息化和辦公自動化要求，需要相關的管理層加大對檔案工作的資金投入，為檔案管理方面提供必要的辦公設備，改善檔案管理人員的薪資待遇，加強檔案管理員工的專業隊伍建設，積極推進檔案科研工作進程，提高檔案管理水平。同時，可以積極爭取將各項保障措施列入制度建設中，促進基層單位對于檔案工作的投入，使之逐步走上規范化和常態化。

（四）創新檔案管理手段和方法。近年來，我國移動互聯網發展迅猛，大數據時代對基層單位的檔案管理工作也提出了更高的要求，因此，需要檔案管理部分不斷的解放思想，積極的創新工作方法和手段，樹立服務意識，提高檔案管理工作在基層單位中的作用。檔案管理的創新具體還表現在思想觀念上的創新、檔案管理方法的創新和檔案管理手段的創新，在信息化時代，要求檔案管理人員靈活的運用互聯網思維，學會運用計算機技術、傳感網技術、聲像檔案的管理等，將單一的檔案管理變成信息資源，通過網絡進行檔案的歸檔，實現檔案信息的實時檢索，從而更好地為基層單位提供服務。

三、結束語

綜上所述，針對基層單位檔案管理中存在的管理效率不高，檔案建設滯后、對檔案管理的重視程度不夠、基層單位檔案管理能力不足等問題，應積極的采取相應的解決措施，如加大宣傳及監督力度，增強基層單位檔案管理意識、健全基層檔案管理機制，程序化開展工作、創新檔案管理手段和方法和加大檔案工作資金投入，提供檔案管理專項經費等措施，從而提高基層單位的檔案管理工作效率，促進檔案管理事業的健康快速發展。

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