探究計劃生育檔案管理的困境與措施

文/山東省龍口市石良鎮計劃生育宣教中心　曲顯禹

探究計劃生育檔案管理的困境與措施

文/山東省龍口市石良鎮計劃生育宣教中心曲顯禹

【摘要】隨著新時期改革的不斷推進，我國檔案管理事業也發展的更加完整。在計劃生育工作的實施中，計劃生育檔案的管理是其中的重要組成部分。現今我國的計劃生育工作逐漸走向規范化，對計劃生育檔案的管理工作也提出了新的要求。如何做到檔案管理的正規性和法制性，提高檔案管理的質量，成為人們不斷思考的問題。

【關鍵詞】計劃生育；檔案管理；困難；措施

當前我國計劃生育的實施工作已經逐步趨于穩定，人口數量也得到了有效控制，計劃生育工作進入了穩定發展的新階段。計劃生育檔案是計劃生育事業進行的原始憑證，是計劃生育工作的完整檔案。隨著計劃生育工作的全面開展和不斷深入，計劃生育檔案中的數據信息也在不斷增加，這為計劃生育檔案的管理工作提出了新的挑戰，也對計劃生育檔案的管理者提出了新的要求。為合理解決計劃生育檔案中存在的困難，提出新的辦法和解決對策。

一、計劃生育檔案管理的困難

計劃生育的實施，對加強現代化建設，提高人們的生活質量有著十分積極的作用。加強計劃生育檔案的管理，是計劃生育實施的基礎，也是計劃生育工作能夠圓滿開展的保障，對于推進社會主義的建設起到了重要作用。然而，隨著計劃生育工作不斷深入開展，檔案管理中的問題也逐漸顯現出來，急需要得到解決。

（一）管理意識淡薄。在工作中，管理人員受習慣及自主意識的影響，對檔案管理工作沒有達到合理的認識，對檔案管理工作的重要性理解不夠深入。加之一些領導沒有真正意識到檔案管理工作的真正意義，使得檔案管理工作者在進行管理工作是思想懈怠，工作不夠負責等現象。這種現象也導致了檔案中的資料收集不夠完整、整理不及時、歸檔不準確等問題，直接影響數據的準確性，使計劃生育在實施中無法正確開展，影響工作質量。由于對檔案管理工作的認識不夠，很多機構沒有設專門的檔案管理員，甚至找臨時工來完成檔案的整理工作，這類人員由于管理意識淡薄，對所從事的工作不夠了解，往往敷衍了事，導致檔案中出現嚴重的錯誤。更有單位由于受到利益的驅使，在檔案中弄虛作假，制造不合理的數據，使檔案中的數據可信度降低，影響了檔案的質量，使得數據缺乏基本的客觀公正。

（二）管理手段落后。在計劃生育檔案管理工作中，管理手段相對落后，這也與相關領導對其重視程度有直接關系。在檔案管理中，制度是影響管理的重要因素，從當前的管理制度來看，計劃生育檔案管理受重視程度嚴重不足，對檔案的管理放任不管，任其發展，沒有嚴格按照檔案管理的相關制度來制定管理措施。從目前的檔案管理方式來看，許多基層的管理工作依然通過手工完成，在檔案的編排修改中，也很少使用高科技手段，使得檔案管理效率較低。對檔案的監管工作不到位，使檔案存在極大的漏洞風險。雖然國家已經針對檔案的管理制定了相關法律，但許多鄉鎮部門沒有及時更新管理手段，增大了檔案遭受破壞的風險。

（三）管理人才缺乏。人才素質也是影響計劃生育有效進行的重要因素。在目前從事計劃生育檔案管理的人員中，普遍缺乏高等教育，知識的掌握程度不夠。專業技能跟不上，也沒有接受過正規的培訓，在工作做中存在的很大的障礙。另外，檔案管理的工作者多為弱勢群體，在工作能力和體力上存在著明顯的不足，無法完成工作的延伸，也沒有更多的經歷去進行相對專業的培訓。有些單位使用臨時工或臨時借調人員進行檔案的管理，這些人缺少對工作本質的基本認識，在工作中容易出現重大的錯誤，影響工作的正常進行。從事檔案管理工作部門的干部也多為兼職，沒有相應的編制，對檔案管理工作的了解較少，對相關制度的制定缺乏合理性，影響了檔案管理的水平。

二、計劃生育檔案管理的改進措施

（一）強化管理意識。隨著計劃生育工作的深入開展，計劃生育檔案管理的重要性也逐漸顯現出來，受到人們所關注。為了使計劃生育檔案管理工作得到全面的提升，從事檔案管理工作的員工和領導都必須更新觀念，對檔案管理工作有足夠正確的認識。認識到計劃生育管理工作的重要性，定期學習，充實自己。由于長期對管理工作認識不足所導致的管理漏洞十分明顯，工作人員要了解自己存在不足，對管理工作的認知形成全面的認識。領導要進行合理的宣傳工作，將管理工作的意義和重要性通過多種方式傳達給工作人員，結合實際，向工作人員說明檔案管理工作的重點。對檔案管理的工作人員進行合理的編排和分工，使其明確自身的位置，制定相關對策，提高員工的工作效率，提高員工的工作熱情，對檔案管理工作進行全面深入的了解，強化管理工作。

（二）改進管理手段。隨著科技的不斷發展，新的科技技術逐漸走進了人們的生活，參與到辦公與學習中去。做為檔案的管理者，也要加強自己對新技術的學習和了解，將計算機等先進技術運用到工作中去。在工作中，不要受到傳統觀念的影響，沿用落后的手段，不要受到習慣的影響，要積極開拓自己的視野。要多進行有關資料的學習和研究，并運用到自己的工作中去。計算機是現代辦公必不可少的使用工具之一，在工作中，要有效利用到新的科技，將新型科技與自身的工作相結合，完成數據的整合與創新，完成對新知識的探索，并及時對現有的資源進行更新。對自己不能理解的內容要及時進行內部討論，找出最合理的管理方式。單位要積極開展對員工的培訓，使員工提高工作能力。

（三）加強人才培養。提高工作人員的綜合素質對檔案管理有著十分積極的作用。檔案管理工作是計劃生育中十分重要的環節，整理工作需要一定的專業性，因此要注重人才的引進，讓檔案

管理工作人員隊伍的整體素質得到提升。現在我國十分重視檔案管理工作的開展，在各大高校也都設立了相關專業，因此在應用人才上，不要片面的進行選擇，要全面開展對人才的選拔，注重專業素養和專業知識的掌握，使檔案管理工作的進行更加專業化。另外，在有關部門領導的配備上，要注重其個人能力，配備專業知識較強，管理能力優秀的領導。這樣有助于管理方法的制定，能夠及時發現工作中存在的問題，并對管理工作有充分的認識，能夠有效的進行工作指導。

在工作中，要不斷提升工作者的專業能力，組織相關的專業培訓，不斷加強先進知識的學習和掌握。給工作人員提供合作交流的平臺，使檔案管理者能夠學習到其他相關部門的先進知識，從而更好的進行知識的整合。還要為工作人員提供相應的資料或書籍，使其完成自我學習，使自身的能力不斷得到提升，促進工作更好的開展。工作人員只有不斷提升其自身素質，才能在越來越激烈的工作競爭中脫穎而出。

三、結語

隨著計劃生育工作的不斷深入進行，計劃生育的管理工作也在更加全面的開展，隨之而來的問題也逐漸顯現出來。在計劃生育檔案的管理中，必須對工作有更深刻、更全面的認識，并不斷的充實和提升自己。注重專業知識的學習，有效利用先進科技，將先進的技術融入到日常的管理工作中來，與時俱進的改善檔案管理的辦法，不斷完善管理方式，使檔案管理工作中的問題得到解決，從而促進計劃生育工作的進行。

參考文獻：

[1]何小飛.新時期加強醫院計劃生育檔案管理措施研究[J].東方企業文化,2014(17).

[2]許朋蔚.芻議加強流動人口計劃生育檔案管理的措施[J].黑龍江檔案,2014(04).

[3]趙曉東.淺談計劃生育檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案, 2014(06).

[4]李阿雪.計算機對計劃生育檔案的管理[J].企業家天地,2007(10).

[5]李忠平.計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題探析[J].科技視界,2013(24).