市政工作中檔案管理的問題與對策研究

龔志軍

摘要：本文以市政工作中檔案管理的特點和現狀作為切入點，分析市政檔案管理工作中存在的各種問題，針對人員素質低、檔案完整性差、工作制度不健全和信息化程度低等問題提出相應的改進方法和對策。

關鍵詞：市政工作；檔案管理；問題與對策

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）39-0022-02

我國的城市化建設隨著經濟發展水平的提升而不斷地加快其步伐，市政檔案也在這一過程中不斷變遷和進步。隨著城市化進程的加快，開展市政工程項目能有效促進城市經濟發展，這與相關市政檔案的作用分不開。檔案作為市政工作展開的參考依據，能幫助市政工程的順利實施規避風險。然而，我國當前的市政檔案管理存在著一些問題，間接影響了市政工作的開展。本文主要探討市政工作中檔案管理存在的問題，提出解決對策，從而解決問題，以期更好地發展市政檔案。

一、市政工作檔案的概況

1.市政工作檔案的概念和范圍。市政工作檔案是城市行政轄區內進行城市建設的規劃、設計、施工、管理過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、模型、音像資料等材料的總稱，是城市建設各個方面的翔實記錄。它主要分為：城市規劃檔案，包括城市基礎設施檔案、城市規劃檔案、國土整治規劃檔案；市政工程竣工檔案，包括工業建筑工程檔案、民用和公共建筑工程檔案、交通運輸工程檔案、市政公用工程檔案、水利工程檔案、城市戰備工程檔案；市政管理檔案，包括城市規劃管理和房地產管理檔案、市政公用設施管理檔案、環境保護和衛生檔案、園林綠化檔案；市政技術檔案，包括工程設計檔案、施工技術檔案、建筑材料和城建工業自動化檔案等。

2.市政工作檔案的特點。首先，市政工作檔案具有很強的綜合性。城市作為一個綜合體，市政工作是在這個綜合體的基礎上開展的，無論是城市建設的規劃、施工階段，還是城市管理和科研階段，都需要與之相對的各個方面的資料作為依據，需要研究一個城市內部的諸多因素。因此，在利用市政工作檔案時，應當充分考慮到它的這種特性，盡可能做到“面面俱到”。其次，市政檔案具有較強的專業性。它涉及多個專業、多個學科，因此在對市政檔案進行采集、處理加工時要考慮它的專業性，才能充分發揮市政檔案的效能。再次，市政檔案具有典型性，這也是檔案文件普遍具有的特點。具體到市政工作檔案，則體現在進行城市建設規劃研究時使用的典型事例，這是最能說明這一問題。在這一過程中，對檔案工作者的專業性要求很高。最后，市政檔案具有成套性。一項市政工程往往有幾百張，甚至上千張工程圖，一個市政工程方案往往涉及幾十個專業。對城市或地區的綜合評價，需要大量的實物檢驗、觀測和測量結果作為參考。從時間的維度上看，研究市政工作檔案不僅要看現狀，還要參照歷史。因此，對市政工作檔案的利用應當充分考慮它的成套性，在存儲市政檔案時也應當為成套的檔案編制專題目錄，以便調用查閱。

二、市政工作檔案的現狀和存在的問題

1.市政工作檔案的現狀。（1）利用對象多層化。市政檔案管理工作的層次增加主要是由于利用檔案的群體在逐漸增加。過去使用市政檔案的大多是城市建設單位和施工單位，近年來隨著人們對檔案的重視度越來越高，更多的群體也加入到市政檔案的利用中，包括小區業主委員會、物業管理部門、拆遷部門、律師、評估部門等。隨著城市化的縱深推進，市政檔案正逐步向更多有需求的群體開放，逐步成為與人民群眾和市政工作人員密切相關的信息資源。（2）檔案工作者高素質化。當今社會的信息技術、網絡技術、計算機技術在市政工作中得到廣泛運用。市政工作檔案作為城市發展的翔實記錄和縮影，在逐步發生著信息化的轉變。信息化背景下的檔案管理需要借助計算機、網絡等媒介，因此檔案管理人員要擁有多樣化的檔案工作操作技能，適應檔案管理工作從紙質檔案到電子檔案，再到紙質與電子檔案共存的過程。另外，為了實現檔案信息化為社會提供廣泛而便捷的檔案信息這一目標，需要在信息化的建設過程中了解檔案學的基礎理論，檔案管理工作者需要不斷提高自身專業素養，加深對檔案信息化的理論理解。（3）利用方式多樣化。隨著市政工作逐步向信息化和數字化發展，傳統的人工查閱檔案的方式已不能滿足市政檔案用戶的需求。計算機網絡技術的普及使用戶可以多渠道、快捷使用檔案成為可能。生活在信息時代的人們用網絡查閱取代調檔查閱，甚至可以足不出戶直接下載到客戶端，更加快捷、方便、簡單、高效。利用方式的多樣化主要基于市政檔案載體的形式多樣，不但包括傳統的文字、圖表形式，還包括城市模型、音像資料、實物等。這意味著，在存儲和采集市政檔案時要注意根據載體的形式特點，進行分門別類保管。

2.市政工作檔案存在的問題。（1）檔案管理人員能力不足，普遍素質偏低。我國檔案部門普遍存在現代高技術人才缺乏的問題，其中信息處理復合型人才更加缺乏。首先，大部分檔案管理人員的現代科學技術水平低，計算機操作技能低，即使檔案館中配備現代化的管理設備也不能充分發揮作用。市政檔案管理人員中很少有從事過檔案相關科研開發和匯編的專業人員，對檔案分類匯編和信息檢索做得并不專業，這對市政工作信息的整合和開發、利用都是潛在的阻礙。其次，由于市政工程大多是大項目，內容龐雜，檔案工作者的勞動量大，因為專業素養低而無法界定如何取舍價值不同的檔案資料，這些或多或少會降低市政檔案的價值。再次，檔案部門和相關人員對市政檔案的認識不足，不了解市政檔案對城市發展建設的意義。一些企業和建筑部門上交的市政工程檔案敷衍了事，或者徹底不上交，對檔案的統一管理和后續工作的展開造成阻礙，歸根結底就是沒有意識到市政檔案的重要性。（2）市政檔案完整性差，質量參差不齊。市政檔案的完整性取決于市政工程文件資料的形成狀況。市政檔案是市政工程在規劃、施工、管理、科研等活動中形成的城市建設文件資料，它的形成是一個復雜且漫長的過程，任何一個環節出現紕漏都會對市政檔案的完整性和整體質量造成影響。首先，最普遍的問題是市政檔案資料的丟失遺漏。大部分市政工程項目的檔案員是施工員兼任，專業素養低，對檔案沒有明確的采集意識和科學的采集方法，對于遺失的數據和材料等又沒有及時找回，造成檔案的殘缺。其次，粗放式地接收檔案資料。檔案館對市政檔案文件一律接收，無論檔案文件的價值高還是低，抑或是一些檔案材料本身并不具備被館藏的價值，造成人力、物力、財力上的浪費。（3）市政檔案信息化程度低。這不僅表現在市政工作檔案的管理上，其實，我國檔案管理整體上存在著信息化意識淡薄的問題。這一方面是受客觀物質條件的限制，大部分檔案館的硬件設施相對落后，不能達到完全信息化的標準，加上檔案信息化過程中硬件和軟件的配備需要消耗大量資金，管理技術的提升、管理系統和數據庫的升級以及后期的安全性能維護都需要經費做保證，而經費的不足直接導致檔案管理信息化程度低。另一方面是人員缺乏信息化意識，檔案管理工作人員習慣于手動收集、整理和調用資料，信息化設備得不到充分利用。

三、改進市政工作檔案管理的對策分析

1.完善市政檔案監督管理體制，完善相關法律規章建設。首先，認清市政檔案的監督管理工作有法可依，一系列的法律規章條例就是權威的執行依據，比如，《科學技術檔案工作條例》、《關于加強管理城市基本建設檔案的意見》等。檔案管理機關只要嚴格依照法律條例執行管理任務，就能保證市政檔案工作的制度化和常態化。其次，完善與市政檔案相關的法規體系。《城市建設檔案管理規定》是城市建設的基本法規之一，要落實到實際工作中，根據法規的總體要求制定詳細具體的執行細則，使繁雜的檔案管理工作不至于陷入盲目無序。最后，健全市政檔案法律監督體系，對檔案形成、移交、存檔過程中存在的違法現象，嚴格按照法律給予懲處。只有強化檔案管理機構的權威，才能讓人們意識到市政檔案的重要性，提高市政檔案的效能。

2.加強市政檔案的信息化建設。明確市政工作檔案信息化的目標，根據總體規劃、分步實施的原則，從實現局部目標到實現全局目標、短期目標和長期目標，真正實現市政檔案管理效益的最大化。信息化背景下的市政檔案管理系統運用網絡技術、分布式數據庫技術、地理信息技術等搭建可供市政相關部門利用市政檔案信息的平臺，通過該平臺對電子檔案實時采集和利用，借助互聯網發布市政檔案管理信息。對市政工作檔案進行信息化建設，應當根據市政工程各部門和參建單位的具體要求和智能，建立市政工作數據庫、市政檔案管理平臺、市政工程網絡系統。

3.提高檔案管理工作人員的專業素養，豐富檔案的服務方式。首先，轉變檔案管理的工作方式。信息化背景下的檔案管理需要借助計算機、網絡等媒介，因此，檔案管理人員要擁有多樣化的檔案工作操作技能，適應檔案管理工作從紙質檔案到電子檔案，再到紙質與電子檔案共存的過程。其次，為了實現檔案信息化為社會提供廣泛而便捷的檔案信息這一目標，需要在信息化的建設過程中了解檔案學的基礎理論，這意味著檔案管理工作者需要不斷提高自身專業素養，加深對檔案信息化的理論理解。而服務方式的增加，主要是指應當增加主動向利用者提供服務的方式，提前對利用者的需求做出分析、概括、總結，進行城建檔案編研。最后，盡可能將市政檔案的館內利用和館外利用相結合。館內利用有利于檔案保護和保密工作，館外利用有利于市政檔案的開放，這就要求檔案館在人員培訓和檔案館建設方面加大力度，最大限度地將市政檔案向外部打開，實現信息資源共享，增強市政檔案的社會服務性。

參考文獻：

[1]楊東權.在中央和國家機關檔案工作會議上的講話[J].中國檔案，2011，（5）：14-20.

[2]李揚新.我國檔案利用服務政策體系的構建與規劃[J].浙江檔案，2010，（10）：26-28.

[3]趙妍.淺談紀檢監察機關紀檢監察案件檔案的特點[J].蘭臺世界，2008，（8）：32-34.