民營企業檔案管理工作的現狀及對策研究

摘 要：民營企業檔案記錄著事業單位員工過去的成長經歷以及工作經驗，不僅能能夠衡量員工的工作能力，還與民營企業員工中的職位晉升存在這非常密切的關系，所以，對民營企業做好檔案管理，顯得非常的重要。但是，傳統的民營企業檔案管理中存在很多的不足，本文主要對民營企業檔案管理中存在的問題進行分析，總結民營企業檔案管理工作的具體對策。

關鍵詞：民營企業；檔案管理；現狀及；對策

檔案管理屬于民營企業人力資源管理部門的一部分，在現在的企業中，對人力的資源的管理越來越重視，檔案室也是事業單位的成長歷程中的體現，對員工的晉升一級薪資的調整具有非常大的幫助。但是當前的民營企業檔案管理的現狀十分的不容樂觀。

1 當前的民營企業檔案管理工作中存在的現狀

1.1 民營企業檔案管理人員素質水平偏低

檔案管理人員由于自身的職業特殊性，在工作的時候需要對檔案進行嚴密的管理與控制，隨著我國經濟的發展，當前的檔案管理部門對招聘員工的要求也漸漸的降低。根據我國新華社在2013年6月的民營企業檔案管理工作普查顯示，在我國所有的檔案管理部門中大約66.1%的在職人員存在文化素質偏低的情況[1]。很多市級單位在人員招收與職位調動的過程中沒有按照相應的民營企業檔案管理制度履行職責義務，致使大量文化素質偏低的人員進入了民營企業檔案管理崗位，這些文化素質偏低的人員受自身文化水平與綜合素質的影響，在實踐工作中往往會給檔案管理工作造成一定的影響，進一步增加了民營企業檔案管理工作問題情況發生的幾率。其次，在我國民營企業檔案管理的工作執行過程中，管理人員的素質水平過低，極易導致檔子資料在錄入與存取時出現被盜用或者丟失的情況，直接損害了企業單位的實際利益，嚴重情況下還會給企業單位帶來一定的經濟風險問題，對社會產生惡劣的負面影響。

1.2 民營企業檔案管理的內容單一

民營企業檔案資料管理工作在實踐環節具有高度的集中性與先進性，在工作過程中需要業務人員與各部門之間通力合作、相互配合，充分發揮各部門間的工作效用，為檔案資料管理工作提供可靠援助。然而，現階段我國民營企業檔案管理工作仍舊保持以往的實踐形式，檔案管理工作的內容相對單一，在原有檔案管理工作的基礎上并未進行創新與改進，致使民營企業檔案管理工作的效率大大降低，阻礙了我國民營企業檔案管理工作的應用于發展。民營企業檔案管理工作的內容過于單一，僅僅注重對文檔資料與電子信息資料的儲存與調閱，在信息網絡的建設與優化方面未加以重視，這些問題情況極大地抑制了我國民營企業檔案管理工作的先進性，并且極大地降低了城市規劃部門與建設部門的項目工作開展效率，嚴重影響民營企業檔案管理工作的質量，對我國今后的城市規劃與城市項目建設產生諸多不利影響。

1.3 民營企業檔案資料的安全防范技術落后

檔案管理人員應積極利用信息化的工作軟件與操作設備對重要檔案文件進行調取和儲存，并且采取相應的防范措施，為這些檔案資料提供完善化的安全保障，避免民營企業檔案資料被不法分子盜用或者損毀，為民營企業項目工程提供確切的安全保障，提高民營企業項目工程的檔案資料利用效率。然而，在我國民營企業檔案資料的管理工作中，大部分企業單位對于檔案資料的安全防范工作并未給予過多的重視，給企業單位及城市項目工程建設帶來不必要的安全隱患。同時，隨著我國網絡信息技術的不斷發展，網絡安全問題逐漸成為社會公眾所關注的重點內容。所以，在民營企業檔案管理在具體實施的過程中理應重點關注網絡安全防范工作，提高檔案資料的網絡安全防范機制，通過多種手段切實保障檔案資料的安全性。

2 當前的民營企業檔案管理工作的具體對策

2.1 提高民營企業檔案信息化工作的管理效益

對于在民營企業檔案管理人員中存在的管理人員水平不足的問題，檔案管理部門與人事部門應積極采取相關措施，利用公務員的考核標準對管理人員進行招收，提高民營企業檔案信息化工作的管理效益，優化民營企業檔案信息化工作的組織形式，建立高效化的民營企業檔案管理工作流程。

民營企業檔案管理部門應定期的為員工進行專業技能培訓，提升民營企業檔案管理的綜合素質。同時，檔案管理部門應在實踐工作環節實施人性化的管理模式，頒布與制定一系列人性化的服務條款[2]。例如，檔案信息錄入與管理工作的相關條例、項目工程信息資源的利用辦法等。通過制定詳盡而又合理的服務條款，有效提高檔案管理工作的效率，為檔案管理工作人員營造更加優質化的工作環境，以此提高民營企業檔案管理的工作質量。

2.2 提高民營企業檔案管理工作的現代化

民營企業管理人員在日常的管理工作中，應積極聯同各部門對傳統的檔案管理模式進行不斷的改革與創新，結合我國當前的國情以及企業人力資源的實際情況，努力提高民營企業檔案管理工作的現代化程度，有效提高民營企業檔案管理的工作質量。

在當前的社會環境中，信息化網絡技術廣泛的運用，對我國的民營企業檔案管理提出了很高的要求。針對我國民營企業檔案管理工作中存在的諸多問題，事業單位管理人員應積極聯同各部門開展工作內容創新，將現代化的信息技術與民營企業檔案管理工作相結合，使用掃描儀等先進化的信息技術軟件，使民營企業檔案資料能夠快速流轉，提高民營企業部門的資源使用效率[3]。同時，在網絡環境下，民營企業部門應加強檔案網站的建設，充分利用網站的公開性與便捷性，實現部門單位的社會信息公開，為民營企業項目工程今后的發展奠定良好的基礎。同時，網站維護人員還需要開展民營企業檔案網站，在網站中創設相應的信息納入系統，使民營企業檔案資料能夠有效發布到政府部門的網站上，充分實現資源的高度共享，為民營企業項目工程今后的發展營造良好的環境基礎，更為民營企業部門今后的社會公眾服務與經濟建設工作打下扎實的基礎。

2.3 檔案管理工作模式的優化與創新

關于當前我國民營企業檔案管理工作中存在的諸多問題，民營企業管理人員應積極聯同各部門對固有的檔案管理工作模式進行優化與創新，在民營企業檔案管理工作中構建完善的檔案管理信息平臺、綜合化的檔案信息管理平臺，使民營企業相關部門能夠利用檔案管理信息平臺對重要的檔案資料進行相應操作，促使民營企業工作更快更好的開展。在檔案信息平臺的構建過程中，民營企業單位應對整個項目工程進行檔案信息資源調查，整合民營企業單位原有的檔案信息資源，提高檔案資料的利用效率，在信息平臺的構建過程中逐步完善民營企業單位的檔案信息資源，有效提高檔案資料信息平臺的實用性與可靠性。同時，檔案管理者應通過網路信息平臺對檔案管理平臺進行相應的操作，對各級檔案進行相應的分級操作，能夠有效提高檔案信息平臺的資源利用效率，并且有效保證民營企業檔案信息資料的安全性，避免檔案信息被不法分子所盜用或者損毀。

3 結語

隨著民營企業檔案數量的不斷增多，只有利用信息化的管理方式才能滿足現代檔案管理的需要，提高檔案管理的工作效率，保證檔案管理的安全性。

參考文獻

[1] 覃兆判.民營企業檔案管理究竟應該選擇怎么的模式[J]檔案管理.2012，12（05）：49-50.

[2] 李鐵衡.人事檔案管理對事業單位人力資源管理的意義及作用[J].探析檔案管理，2012，36（52）：317.

[3] 劉昊.事業單位人力資源管理面臨的困境與解決思路[J].研究科技創新導報，2011，23（26）：213-215.

作者簡介

鄧燕萍，湖北省稻花香集團，大專。