高校檔案文化生態系統建構及實踐探索

摘 要：構建高校檔案文化生態系統是檔案文化發展的重要一步，有利于提升檔案文化管理的系統化、高效化。本文主要從整體上出發，結合目前檔案文化的現狀及相關理論，初步構建了檔案文化生態系統，并從目前實踐的現狀進行歸納陳述。

關鍵詞：檔案文化；文化生態系統

1 現狀

高校檔案文化生態系統意識淡薄，目前高校不僅對檔案文化生態系統認識較淺，有些高校在對檔案的管理工作都還缺乏足夠的認識，其認為檔案管理不會給高校或者社會帶來直接的社會、經濟效應，不應將精力分攤到檔案管理工作中，應該主要開展科研與教學工作，導致檔案管理工作雜亂無章，管理混亂的局面，沒有從管理到整體系統考慮系統的升華過程。

在檔案文化生態系統建立過程中，缺少體制與制度的支撐。在檔案文化生態系統建設過程中，制度建設尤為重要，但目前尚處在理論探討的階段，真正實現檔案文化生態系統的建立還需要一個過程，需要制度先行。

設施、人員不健全。檔案文化生態系統建立，需要相應的檔案管理的設施的支撐，雖然目前高校高速擴充，但是在檔案管理方面的投入相對較少，往往被高校所忽視，久而久之，引發了欠賬壞賬等現象，導致了資金、設施、人力等方面的短缺。尤其是對于已老化的設備，高校往往是能拖則拖，降低使用的成本，導致安全風險。最終形成了高校檔案管理的軟硬件配備差異較大，有的高校設備齊全應有盡有，有的高校只有幾臺電腦勉強支撐工作，相關管理人員的配套也很差。

面對檔案文化生態系統建立過程中，以及檔案管理過程中的問題，使得建立完善的檔案文化生態系統尤為重要。

2 高校檔案文化生態系統的建立

檔案文化生態系統主要構成因素包括人員、設備、信息、以及機制。在這些因素的作用下實現檔案信息的產生、集聚、發散、再生、利用一系列的目的，在構建檔案文化生態系統的過程中勢必要考慮以上問題，本文構建高校檔案文化生態系統，主要包含5個子系統，起到基礎保障作用的系統：高校檔案文化制度系統、高校檔案文化遺產搶救系統。核心系統：高校檔案文化收集系統、高校檔案文化展覽系統、高校檔案文化編研系統。

高校檔案文化制度系統，以檔案管理為主題，合理規劃整個的系統所用的制度，制定好建設、實施、改進、懲罰、激勵機制等，從頂層做好高校檔案文化的制度建設。同時力爭將高校檔案文化制度的建設與高校整體的制度體系相融合，配套發展。從而從整體層面對檔案文化系統的建立做好設計，為其他系統的建設做好支撐。

高校檔案文化收集系統，收集系統是檔案的來源，要采用多渠道構建收集系統，例如對于校友檔案的收集，可建立各地校友會，定期對校友檔案進行更新維護。檔案文化涉及的方面較多，例如誠信檔案、校史檔案、論文檔案等等，種類眾多，在系統的涉及上要全面的考慮，最終集成到一個平臺上，進行整體的融合，實現互通互聯。

高校檔案文化編研系統，該系統主要以檔案史料為依托，建立縱橫交叉的編研體系。以校史檔案編研為例，縱向研究以校史正史編撰為核心和主體，以大事記、史志編寫和重要人物、重要事件、重要成果、重要時期等系列專題研究為兩翼和依托的校史文化編研體系。橫向研究以深度挖掘學校檔案文化的亮點為目的，以展示展覽傳播檔案文化為手段，編研開發檔案文化產品，從而提升學校文化軟實力。

高校檔案文化展覽系統，在檔案文化編研的基礎上，通過建設校史館、精品檔案展、專題檔案展等展覽形式，以及開發傳播檔案文化的相關刊物、展覽畫冊、檔案文化禮品等，挖掘高校檔案所蘊含的深厚歷史文化內涵，突出檔案的文化要素，發揮檔案認知、教育、審美、體閑等思想功能和社會效用，打造高校檔案館全新的公共文化形象。

高校檔案文化搶救系統，通過深入征集、挖掘檔案中具有重要價值的文字、實物、聲像資料，建立全方位、立體化的檔案庫，真實、全面地記錄檔案的全貌，為立體數字檔案博物館提供更為鮮活、多元化檔案史料的支撐，這是高校構建整個檔案文化生態的源頭。

3 高校檔案文化生態系統實踐探索

我們從理論上提出了高校檔案文化生態系統，但在目前大部分高校還局限在檔案文化收集系統，其他幾個子系統應用實施較少。這里我們結合高校管理現狀，主要針對高校檔案文化收集系統過程中的確定立檔主題、劃定檔案收集范圍、制定檔案歸檔立卷方法、明確分工等幾個方面進行實踐探索。

確定立檔主題，全面的統攬檔案全貌，進行分析研究，確立立檔的門類，以及相關的題目，合理分類對于后續檔案的管理有著事半功倍的效果，制定合理易讀的題目對于以后的使用會提供更多的便利。以人物檔案建立為例，目前高校在實施過程中，雖然各個時期都有人才，有名人，往往通過先確定哪些是可以第一批建立檔案，其他可以后續補充的方式。

劃定檔案收集范圍，檔案的資料收集范圍應力求全面、系統、詳盡，劃定合理的檔案收集范圍能更好節省收集的時間及成本。實施過程中，高校往往針對不同類的檔案制定不同的收集范圍，比如對于人物檔案的收集，要涵蓋反映人物經歷、學歷、身份等內容的生平類材料，人物參加重要學術會議、政治活動、社會活動及工作業務活動過程中形成的活動類材料，以及反映人物在某一領域所取得成績的成果類材料，包括編輯或著述的學術專著、發表的學術論文、個人繪畫、書法、攝影、設計、文學藝術作品等以及省部級以上獲獎證書、獎狀、紀念章等。

制定檔案歸檔立卷方法，歸檔立卷方法合理，可以更好的查找、歸類，更加有利于系統的使用，以及整體功能的發揮，以人物檔案為例，目前人物檔案以個人設立全宗，按年度進行分類、編目。立卷的具體方法，主要是依據人物檔案構成的特點按內容分類及時間立卷，即從內容上是大的橫向分類，每一項橫項分類里又按年度縱向分類。卷內文件的排列按文件形成月份的先后順序，卷內文件排好之后，按件號固定次序，以便于查找利用和保護文件。有些繪畫、設計原作的存放由于受條件限制，只可收集作品的照片及底片，然后附到卡紙上，注明作品名稱、創作時間、作品尺寸、參展情況、獲獎情況等。

明確分工，明確分工做好激勵，對于檔案文化系統的建設有很大的意義，目前收集檔案資料工作量大、涵蓋面廣、政策性強，僅靠檔案館自身的力量是很難完成的。為此高校往往需要調動各方面的資源。很多高校采取檔案館負責下達任務，技術指導，并做好宣傳教育工作提高大家的思想認識，并引以高度重視。各部門領導把收集檔案資料作為重要工作安排，各部門兼職檔案員負責落實，做到責任到人，并作為年度工作成績考核的一項內容等方式。

4 總結

本文從理論的角度出發，構建了高校檔案文化生態系統，該系統主要從頂層制度建設、核心系統構建、支撐系統的角度進行了搭建。包含5個子系統高校檔案文化制度系統、高校檔案文化遺產搶救系統、高校檔案文化收集系統、高校檔案文化展覽系統、高校檔案文化編研系統。系統的完善性以及適用性還需要在實踐中不斷檢驗，進而不斷優化。

在高校檔案文化生態系統的實踐中，雖然本文結合高校現狀，僅從檔案文化收集系統的幾個環節進行了實踐分析，有一定的局限性，但能在一定程度上反映了該系統的實踐的過程，其他子系統可以借鑒該子系統的實踐過程進一步進行實踐探索。

參考文獻

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作者簡介

鄭紀達（1976-），男，漢族，浙江省杭州市人，浙江財經大學檔案館，本科，助理研究員，主要從事檔案管理。