信息化背景下企業檔案資源整合探索分析

殷悅

摘 要：本文主要以企業信息化為研究背景，以企業檔案發展為研究主體，重點對企業檔案資源整合進行初步探索，并充分結合筆者所在企業的檔案發展實際，對檔案資源整合實施可行性、現實實施條件、資源整合原則、實現模式等系列內容進行簡要闡述，進而在信息化背景下，促進企業檔案資源整合的發展策略：培養多層次信息化檔案人才；實現信息化技術、檔案管理實踐有機結合構建“企業主導+部門協同”多級管理機制，以此達到明確研究主題、理論聯系實際，促進企業檔案資源整合逐步發展的研究目的。

關鍵詞：企業檔案；資源整合；企業信息化

如今，受到企業信息化、競爭激烈化的廣泛影響，企業檔案整體發展不斷受到企業經營者重視，然而，檔案“信息孤島”頻現，檔案實際作用有限，各類檔案缺乏必要溝通，已經成為制約企業檔案發展的重要因素。由此，實現企業檔案資源整合，形成必要整合策略，具有較為重要的現實實施意義。

本文結合筆者所在企業檔案管理實際，從實際聯系理論的發展角度出發，在理順“相關概念——實施可行性、現實條件分析——整合原則、實現模式”等系列內容的研究脈絡的過程中，不斷實現企業發展實際與研究脈絡的實際結合，形成能夠指導、引導企業檔案資源整合的策略與建議。

1 信息化背景下企業檔案資源整合基礎闡述

1.1 相關概念界定

1.企業信息化涵義

企業信息化，顧名思義，就是將企業一系列諸如：生產過程、原料募集、客戶管理、財務管理、現金收支等生產、管理活動，都納入信息化、數字化過程之中，進而依托各類信息系統的再管理、再加工，形成較為新穎的信息化企業資源，促使企業各類資源不斷實現有效配置的過程。

企業信息化的廣泛、有效運用，可以不斷加強企業本身的整體競爭力，促使各類企業能夠更加適應日漸激烈的企業市場環境，為取得經濟效益最大化提供相關保障。

2.企業檔案的資源整合涵義

對企業檔案的資源整合進行明確闡述，就必須首先明確企業檔案的涵義，明確企業檔案的各類表現形式，企業檔案，顧名思義，就是一家企業在從事產品生產、企業經營、活動管理等一系列企業事務時，形成的企業各類活動（事物）的原始記錄性總和。企業檔案的表現形式較為廣泛，既有傳統檔案形式，即：紙質檔案形式，也有形式眾多的新型檔案形式，即：視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案、錄音類檔案等等。

企業檔案的資源整合既是對各類檔案形式的資源整合，也是對眾多檔案形式依托下的企業不同活動的資源整合。資源整合的具體實施，是形成“企業各類經營、管理信息收集——信息轉化為資源——資源整合形成合力——為企業整體發展提供資源保障”的具體過程，其資源整合實質則在于，實現信息收集、資源轉化的過程中，依據一定企業的具體發展要求，不斷實現整合合力。

本文主要基于筆者所在企業逐漸起步的企業檔案發展現狀，對該企業不斷形成的紙質檔案、視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案進行有效整合，形成必要的研究效果。

1.2 檔案資源整合實施可行性及現實條件闡述

1.檔案資源整合實施可行性

企業檔案資源整合的具體實施，具有較大程度地實施可行性，在此，結合筆者所在企業的實際情況，進行簡要闡述，其一，具有發展認知實施可行性。筆者所在企業的檔案管理工作雖然起步較晚，但企業管理者已經逐步意識到企業檔案管理，檔案資源整合的實施重要性，并且給予了這一工作較多的關注與工作傾斜，這些因素的客觀存在，為相關工作的開展提供了發展認知的實施可行性。

其二，具有技術、設備實施可行性。企業不斷引入的網絡技術、移動網絡技術，并結合這些技術的引入形成的運用機制，為資源整合形成技術可行性，另外，已經逐步配備到位的電子計算機設備，以及逐步走上配備正規的各類信息管理系統，也為資源整合的發展提供了一定程度的設備可行性保障。

2.檔案資源整合現實條件闡述

對于筆者所在的企業而言，檔案資源整合工作的開展，具有一定程度的現實實施條件。其一，不斷發展的信息化技術使其不斷具備技術層面的現實實施條件，筆者所在企業的企業檔案工作起步雖晚，但受到企業本身不斷發展的數據庫技術、網絡技術、電子計算機技術的良性影響，不斷拓展檔案表現形式，尤其在新型檔案形式上，不斷呈現形式多樣化發展趨勢，這些不斷發展的企業信息化態勢，無疑為企業檔案資源整合工作帶來了較為扎實的技術現實條件。

其二，相關政府的電子政務構建也為資源整合形成政策層面現實實施條件。電子政務構建的具體實施，不僅為相關政府的政治行為提供了較為穩定的信息化氛圍，而且作為掌握企業信息資源的主管部門，由于自身重視信息化的發展，也使得相關政府對于企業信息化給予較多的關注，而在針對企業檔案的整體工作開展上也能給予一定程度的政策傾斜，使之形成了穩定的政策現實實施條件。

2 信息化背景下企業檔案資源整合原則與實現模式闡述

2.1 企業檔案資源整合實施原則

1.整體協調原則

針對囊括視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案、錄音類檔案、紙質檔案等眾多形式在內的企業檔案進行整合，必須要遵循整體協調原則，任何經過整合而形成的檔案信息整體形式，都不能違背未整合前各類檔案形式，應具備的原始記錄功能，這是檔案整合工作實施的首要原則。

2.整合延伸原則

對原有的檔案形式，按照一定程度的整合目標，采取相應的整合策略，形成的整合效果不僅要遵循整體協調原則，也應該積極匹配整合延伸原則，仍然以筆者所在企業的照片類檔案為例，針對企業管理者活動、企業經營活動、企業文化活動等各項活動都形成了大量的原始照片，這些照片可以通過一張張電子照片、傳統照片，彰顯企業不同時期的不同風采，在未整合相關檔案之前，這些照片散見于不同的企業科室之內，互不相通，而一旦經過整合，則可以集中保管，而且還具有較為明顯的整合延伸效果，可以為之后的企業發展史回顧等相關活動的開展提供必要的延伸性幫助。

3.資源共享原則

在沒有實施檔案資源整合的時候，對于筆者所在企業而言，很多新興檔案形式僅僅局限于不同的企業科室之中，互不連通，也起不到原始記錄保存的目的，形成了一個個的“信息孤島”，進行資源整合之后，則可以通過專有機構，專有人員，專有設備的專門管理，實現相應檔案的資源共享，為任何需要相關企業檔案的人員提供及時、完整、有效的檔案服務。

2.2 企業檔案資源整合實現模式

1.整體架構模式

整體架構模式的實施，主要是指，相關企業將企業所屬的各類形式的檔案進行全部集中，全部置于統一的檔案管理部門，運行統一的信息管理系統，對所有企業檔案進行整體架構，這一實施模式優勢較為明顯，可以節省較多的企業人力、物力、財力，也便于相關專業檔案管理人才進行信息交流，然而，如果企業規模較大，而企業檔案種類、數量過多，則有可能因為管理整合形式的過于集中，使得這一模式存在管理壓力大、管理人員專業要求太高的相關弊端。

2.分散構建模式

與整體架構模式不同，分散構建模式則是將原有的各類檔案，按照不同內容進行分類，并分散于不同的部門之中，各部門對相關的檔案進行分散管理，同時，在企業內部建立檔案管理協調部門，對各大部門進行管理式協調，構建“分——總”類檔案整合機制。這一類模式主要用于規模較大，檔案數量較多，且檔案管理日臻成熟的企業。

3.重點整合模式

重點整合模式則主要是相關企業以分散構建檔案管理、整合部門為前提，選擇潛力大、發展優勢明顯的部門重點構建，其余整合部門為輔的“金字塔”式發展模式。由于這一模式構建、發展的相對復雜性，由此，選擇這一模式的企業大多為實力雄厚的集團公司。

以筆者所在企業的實際情況來看，由于起步較晚，還沒有明確采取以上哪一類型的檔案整合模式，而是現階段以探索發展為主，整合已有專門人才、形成相關關鍵技術以及實現有效管理為主要發展策略，為之后何種模式的構建與實施奠定相應基礎。

3 在信息化背景下，促進企業檔案資源整合的發展策略

3.1 人才策略：培養多層次信息化檔案人才

培養多層次信息化檔案人才，是任何企業實現檔案管理、檔案整合工作的關鍵人才舉措。對于筆者所在企業而言，尤其需要重視這一人才舉措的實施重要性，現有的檔案管理人員大多在傳統檔案管理上擁有較多的實踐經驗，卻沒有在企業信息化背景下，形成必要的信息化管理經驗，這就使得在開展檔案整合工作的過程中，會出現相應的問題。

由此，多措并舉，培養相關人才，勢在必行。其一，“老帶新”機制不斷推廣。以具有實踐經驗的老員工與新員工一一配對，在實踐中傳承檔案管理與整合的經驗。

其二，積極提倡互為老師，共同進步發展舉措。新員工不斷將自己掌握的企業信息化管理知識與技能傳遞給老員工，形成信息化管理手段與檔案整合技能的互相學習，共同促成企業檔案專業人才的綜合進步。

3.2 技術策略：實現信息化技術、檔案管理實踐有機結合

技術保障性策略同樣是實現企業檔案整合不斷進步的重要舉措。對于筆者所在企業來說，現有的檔案管理實踐正在逐步形成，而信息化技術則相對缺乏，由此，必須實現信息化技術、檔案管理實踐有機結合，從而為企業檔案整合提供較為系統的技術支撐。

首先，加大信息管理系統的引進、技術實踐力度。引進實用的檔案信息管理系統，組織相關專業團隊，消化、運用這些管理系統，夯實相應的信息化基礎。

其次，促使檔案管理整體技能的實踐化，該企業更多的檔案人才還停留在檔案初步收集、管理的層面之上，對于資源整合的技能培養迫在眉睫，采取“集中培訓+學習交流+注重實踐溝通”等方式，確保檔案資源整合技能的不斷穩步提升，與逐步形成的信息化管理技術相結合，共同為企業檔案整合工作的具體開展提供堅實技術基礎。

3.3 管理策略：構建“企業主導+部門協同”多級管理機制

構建“企業主導+部門協同”多級管理機制是應對現階段企業檔案整合發展的關鍵舉措。對于筆者所在企業來說，還沒有明確形成檔案實現形式，在此之前，夯實管理基礎，形成有效的企業檔案整體管理機制，具有較為重要的意義。

其一，形成企業管理者為主導的管理主導策略。任何檔案整合模式的實現，都必須以企業管理者為主導，由此，明確企業管理者對檔案整合工作的主導權，是無可厚非的重要依托。

其二，形成部門協同為補充的管理主導策略。部門協同的檔案整合形式，是在未形成統一的整合模式之前，筆者所在企業可以通過各大部門、科室重視整合工作開展，協同專有檔案管理部門，共同開展檔案信息收集、檔案類型甄別、檔案有效管理等工作，形成必要的管理機制。

4 結語

針對企業檔案資源整合這一研究主題進行詳細分析，本身具有較為實際的研究價值，本文從信息化背景出發，結合筆者所在企業檔案管理工作的發展實際，理論聯系實踐，既梳理了相關的研究脈絡結構，也為筆者所在企業的檔案整合具體發展提出了一些建議與策略。

參考文獻

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