淺議高校干部人事檔案現(xiàn)代化管理

摘 要：隨著信息化時代的來臨，傳統(tǒng)的高校干部人事檔案管理模式已難以適應(yīng)高校人事管理在準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性、時效性等方面的需要，高校干部人事檔案管理現(xiàn)代化改革刻不容緩。在高校擴招和人事改革的雙重背景下，雖然部分高校在制度建設(shè)、信息采集、軟件開發(fā)以及管理模式方面對高校干部人事檔案現(xiàn)代化管理做出了一定的努力，但相比于高校教育與科研事業(yè)的快速發(fā)展，仍存在一定的滯后性。研究發(fā)現(xiàn)：檔案管理內(nèi)容不全，檔案材料全面性不足；檔案管理質(zhì)量偏低，檔案材料實用性不強；檔案管理制度陳舊，檔案材料實效性不大；檔案管理人才流失，檔案編制穩(wěn)定性不優(yōu)；檔案管理水平欠佳，檔案管理重視度不高；檔案管理設(shè)施落后，檔案管理科學(xué)化不佳；檔案信息協(xié)調(diào)不暢，檔案管理高重復(fù)率較高是高校干部人事檔案存在的七大問題。基于當(dāng)前高校人事改革的趨勢與方向，結(jié)合高校當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀與不足，文章提出了相關(guān)的政策建議，以期提高高校干部人事檔案現(xiàn)代化管理水平。

關(guān)鍵詞：高校干部；人事檔案；現(xiàn)代化管理；信息技術(shù)

高校既是我國現(xiàn)代化人才的聚集之地，也是現(xiàn)代化人才培養(yǎng)的搖籃，其承擔(dān)著尖端科技研究與先進技術(shù)發(fā)明的重任。隨著我國高校招生規(guī)模的不斷擴大以及高校人事管理制度改革的持續(xù)推進，高校對干部人事檔案管理的現(xiàn)代化要求愈加迫切，具體表現(xiàn)在：對干部人事檔案的利用率大幅提升；對干部人事檔案的準(zhǔn)確性日趨嚴(yán)格；對干部人事檔案的時效性不斷增強。然而，當(dāng)前我國高校干部人事檔案的管理比較陳舊、落后，檔案管理還是手工操作，依舊沿用紙質(zhì)化管理的模式，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不齊全，已然跟不上高校教育和科研事業(yè)的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)。

眾所周知，高校科研機構(gòu)是我國高素質(zhì)人才培養(yǎng)、高技術(shù)科研推進的前沿陣地，而高校干部人事檔案管理工作是這個教育和科研事業(yè)的主要保障之一，是高校人事工作極為重要的組成部分。研究高校干部人事檔案現(xiàn)代化管理，改進并加強高校干部人事檔案的管理工作，既有助于學(xué)校對教學(xué)和科研干部的能力考察，也為高校形成一個良性的人才選拔機制提供條件。因此，積極推進高校干部人事檔案現(xiàn)代化的管理，不僅在高校檔案科學(xué)管理層面具有較大的理論價值，更在高校教育科研戰(zhàn)略的推進方面具有較強的實踐意義。

1 目前我國高校干部人事檔案管理所面臨的問題

（一）高校干部人事檔案管理內(nèi)容不全，檔案材料全面性不足

目前，我國高校干部人事檔案只是反映和記載了干部本身的政治面貌、政治思想、專業(yè)技術(shù)水平和社會閱歷等。毫無疑義，這些信息對干部提升具有參考、憑證和依據(jù)等價值，是客觀考察和了解干部的一種參考資料，且干部的政治面貌以及政治思想更是升職時重要的依據(jù)。因此，人事干部檔案中有關(guān)政治面貌、思想以及社會閱歷的記載較多。由于檔案內(nèi)容的局限性，很難讓人清楚的了解他們的特長以及工作能力。此外，干部檔案中也常出現(xiàn)的一些錯誤，如姓名書寫不規(guī)范、出生日期前后有差別，而且有的人事檔案材料“自我評價”都是千篇一律，對自己沒有準(zhǔn)確的認(rèn)識。

（二）高校干部人事檔案管理效率偏低，檔案材料實用性不強

我國高校長期以來缺乏切實可行的人事檔案管理的科學(xué)方法，再者學(xué)校有著諸多分散的部門，這也造就了檔案的分散性和繁雜性，一些檔案分散在組織、科研處或者教務(wù)處等多個部門，分散在這些部門的檔案不能及時歸檔，沒有送到干部人事管理處，直接導(dǎo)致檔案的收集、整理和保管出現(xiàn)問題，進而影響了檔案整體的完整性。我國高校目前檔案材料中漏洞較大的是學(xué)歷檔案材料，因為高校乃是人才的聚集之地，生源廣泛，學(xué)歷層次高，學(xué)歷檔案材料來源于我國的各大高校，就目前學(xué)歷檔案材料來看，我國各大高校對學(xué)生學(xué)歷檔案沒有統(tǒng)一規(guī)范，內(nèi)容有所欠缺。甚至有些學(xué)歷缺少報考登記、學(xué)生登記、論文答辯以及獲得學(xué)位等材料，還有的學(xué)歷檔案的材料上面沒有蓋章和日期，缺少應(yīng)有的材料，學(xué)歷材料檔案內(nèi)容的空白，導(dǎo)致學(xué)歷檔案的材料不全。

（三）高校干部人事檔案管理制度陳舊，檔案材料實效性不大

我國高校干部人事檔案的管理仍然是有人工來完成，程序工作繁雜，而且效率偏低。近年來我國高校不斷擴招，導(dǎo)致大量的人才涌入進來，而且每年人事部干部所接收的檔案數(shù)量與日俱增。大量的檔案材料堆積在一起，人工很難快速的整理完畢，再加上檔案規(guī)格大小不同，導(dǎo)致整理檔案的難度也有所增加。我國多數(shù)高校目前采用打孔法整理檔案，不但破壞了檔案的整體性，而且也不利于檔案材料的添入與提出，雖然有些高校配備了計算機錄入檔案的信息，但由于人事管理檔案者人數(shù)偏少，導(dǎo)致計算機的利用率極低，大多數(shù)的計算機只是用來錄入檔案的一般目錄，這種落后陳舊的人事檔案管理方法已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展要求。

（四）高校干部人事檔案管理人才流失，檔案編制穩(wěn)定性不優(yōu)

隨著我國高校的不斷擴招，每年都有大量的學(xué)生進入高校之中，而根據(jù)我國檔案管理法的有關(guān)法規(guī)，明確提出檔案的數(shù)量在一千份以上時，就需要一名專職人事檔案的管理者，在兩千份以上時，就需要兩名專職的人事檔案管理者，但我國高校人事檔案管理者因為各個學(xué)校編制上實際困難并沒有達到相關(guān)檔案法規(guī)的要求，缺少人事檔案專職的管理者。高校擴招人流量不斷的增大，人事管理也即將改革，這對檔案的利用率也急劇的增加，檔案的轉(zhuǎn)入以及轉(zhuǎn)出量也大幅度的增加，而人事檔案管理的專職人員不足，面對大量的檔案管理工作，他們也是心有余而力不足，造成一定的心理壓力。整天面對一大堆檔案，根本沒有時間去學(xué)習(xí)人事檔案的現(xiàn)代化管理技術(shù)，沒有足夠的現(xiàn)代化管理水平，跟不上高校擴招的需求，形成惡性循環(huán)，導(dǎo)致人事檔案的管理工作越來越困難。

（五）高校干部人事檔案管理水平欠佳，檔案管理重視度不高

長期以來，部分單位對干部人事檔案管理不夠重視，檔案管理意識不強，甚至有人對干部人事檔案的功能和作用在理解上還存在一些偏差，理解過于片面，局限于調(diào)資晉級和入黨提干，認(rèn)為人事檔案僅僅服務(wù)于人事部門和領(lǐng)導(dǎo)，這種錯誤的觀點促使人們誤認(rèn)為人事檔案管理只能為政治服務(wù)，檔案管理的形式方式以行政為主要目的，沒有將檔案管理引導(dǎo)至科學(xué)的管理軌道上面，檔案管理人員缺乏參與意識和檔案的使用意識，他們僅僅只是充當(dāng)了檔案管理者，他們思想觀念陳舊，沒有主動學(xué)習(xí)意識，對自身的要求較低，整天只是忙于對紙質(zhì)檔案整理、鑒別、收集和裝訂，沒有充足的時間去學(xué)習(xí)人事檔案現(xiàn)代化的管理技巧與技術(shù)，跟不上信息化時代對人事檔案管理的要求。

（六）高校干部人事檔案管理設(shè)施落后，檔案管理科學(xué)化不佳

我國目前很多高校干部人事檔案的管理者都是兼職，相對專業(yè)的檔案管理水平欠佳，缺乏人事檔案管理的專業(yè)素質(zhì)。兼職管理檔案的老師只是簡單的對檔案文件進行整理。由于高校人事檔案管理者的設(shè)施不齊全，以及人數(shù)較少，他們即便是管理檔案，也僅僅只是簡單的手工操作，自動化管理幾乎很少見到，這也就導(dǎo)致了檔案信息的儲存量少，更新速度較慢。有些人事檔案管理者對計算機使用較為生疏，沒有意識到計算機管理檔案的優(yōu)點，僅僅只是運用傳統(tǒng)的手工記錄檔案，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的需求。有些檔案管理者雖然注意到現(xiàn)代化管理的重要性，但限于他們本身對計算機的使用不夠熟練，也只能望洋興嘆。諸多的紙質(zhì)檔案管理工作，占用了他們大量的時間，基本上沒有空余的時間去學(xué)習(xí)一些專業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理的水平，使得他們在對檔案管理時有些力不從心。

（七）高校干部人事檔案信息協(xié)調(diào)不暢，檔案管理高重復(fù)率較高

我國高校目前大部分的部門所使用的信息數(shù)據(jù)，都是有所屬部門自己編寫和研發(fā)，由于編寫是所使用的編寫軟件不同，信息的格式也不盡相同，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫之間沒有相關(guān)的聯(lián)系，數(shù)據(jù)兼容性較差，導(dǎo)致檔案的管理難度加大，數(shù)據(jù)庫間沒有聯(lián)系，甚至有些信息資源不能共享，只能依靠檔案管理者手工輸入，同時也會導(dǎo)致一些不必要的信息重復(fù)輸入，增加了檔案管理者的工作量，也導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫資源的浪費。我國的一些高校，對人事檔案的現(xiàn)代化管理發(fā)起的比較晚，檔案信息的運用還沒有達到現(xiàn)代化管理的水平，沒有實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化、計算機化和數(shù)據(jù)庫化，干部人事檔案的尚未得到共享，沒有發(fā)揮出高校人事檔案存在的真正意義，人事檔案的現(xiàn)代化管理完成的還不徹底，加強檔案的現(xiàn)代化管理任重而道遠(yuǎn)。

2 推進高校干部人事檔案現(xiàn)代化管理的對策

（一）增強檔案管理意識，強化對檔案材料的鑒別和收集

每一份檔案都記載著個人成長的點點滴滴，個人檔案從初中便已經(jīng)形成，升學(xué)、工作，個人經(jīng)歷的不斷變化，檔案材料也不斷的豐富，干部人事檔案客觀的反映了本人德智體美勞等方面的情況，是人事部門考察、選拔以及考核干部的重要依據(jù)，所以干部人事檔案需要保持完整性和真實性，應(yīng)該加強師生對檔案重要性的認(rèn)識，讓他們在填寫檔案時要實事求是，按照一定的規(guī)格去填寫。而檔案材料的有關(guān)事件應(yīng)該與干部本人實際情況相符，客觀并且全面的評價干部本人業(yè)務(wù)能力、思想品德、專業(yè)知識水平以及工作實績，按照相關(guān)的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)并且認(rèn)真的完善檔案材料。人事檔案管理者可以不定期的收集材料，并且可以和形成材料的有關(guān)部門聯(lián)系，驗證檔案材料的真實性，也可以定期收集職稱評選、職位罷免和工資調(diào)整等。增強檔案管理意識，加強對檔案材料的鑒別和收集。

（二）完善檔案管理制度，加強對檔案材料的管理和更新

檔案管理是人事檔案管理者的基本工作，檔案管理者應(yīng)該飽含熱情，本著認(rèn)真、耐心和細(xì)致的態(tài)度去管理檔案，整理檔案可以采用定期和不定期相結(jié)合的整理方式，以不定期整理為主，對每份檔案都應(yīng)該嚴(yán)格的鑒別、核實和審查，然后才能歸檔，不符合歸檔要求的檔案資料可以駁回，或者通知本人將檔案材料帶回形成材料的部門，重新規(guī)范檔案格式，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量。整理檔案是一項異常繁雜的事情，必須應(yīng)該準(zhǔn)確的分類、有序的排列和整齊的裝訂，目前我國高校干部人事檔案的規(guī)格仍舊有所差別，而轉(zhuǎn)入的檔案規(guī)格同樣如此，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給整理檔案帶來了諸多的不便。我國目前根據(jù)中央部署，已經(jīng)開始對干部人事檔案進行審查。

（三）優(yōu)化檔案管理隊伍，注重對檔案人員的教育和培訓(xùn)

檔案管理者自身素質(zhì)的高低決定了檔案管理的工作水平高低，干部人事管理工作是一項具有專業(yè)性、政治性和保密性的工作，人事檔案管理者必須要有超強的業(yè)務(wù)能力、較高的政治素質(zhì)以及廣泛的知識面，要有較強的責(zé)任感和事業(yè)心，樂于奉獻和敬業(yè)愛崗。高校的檔案管理者應(yīng)該接受現(xiàn)代化管理的培訓(xùn)，不但能夠提升業(yè)務(wù)水平也能加強自身素質(zhì)，檔案管理者應(yīng)該接受網(wǎng)絡(luò)化和信息化的熏陶，將現(xiàn)代化的管理水準(zhǔn)滲透進檔案的管理工作中來。檔案管理者對檔案的有效管理，能夠提升高校對人事檔案資源的共享，能夠更好的為教學(xué)科研干部的任免提供最為有效的服務(wù)。

（四）改善檔案管理環(huán)節(jié)，加大對檔案管理的重視和支持

高校人事干部檔案的現(xiàn)代化管理有著極為重要的意義，必須要對人事檔案的管理重視起來，切實加強對人事檔案的管理，也可以適量的增加檔案的管理人員，提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)水平和政治素質(zhì)，這樣能保證人事檔案管理工作更加順利的進行。人事檔案管理對管理人員的要求較高，所以檔案管理者必須要有較高的政治素質(zhì)、較強的業(yè)務(wù)水平和較廣的知識面，在對檔案進行嚴(yán)格管理與要求的同時，應(yīng)該從政治和工作方面正確的引導(dǎo)他們，讓檔案管理工作早日實現(xiàn)現(xiàn)代化。

（五）更新檔案管理模式，注重對檔案管理的協(xié)調(diào)和配合

促進檔案管理有關(guān)規(guī)章的形成，運用科學(xué)的方法合理的管理檔案，有根據(jù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本校的實際情況，采取一定的管理措施，健全檔案材料、鑒別歸檔以及檢查核對。干部人事檔案涉及部門較多，必須建立干部人事檔案管理的責(zé)任制度，以加強各部門之間的協(xié)調(diào)合作，加強對檔案管理者的指導(dǎo)、檢查和督促，推動人事檔案現(xiàn)代化的有效進展，在對檔案管理的工作中，檔案管理者應(yīng)該履行相關(guān)的檔案管理法規(guī)，按照《干部檔案工作條例》的要求與職責(zé)，主動服務(wù)，扎實工作，確保檔案歸檔時的質(zhì)量，使得檔案管理工作有法可依，從而提高人事檔案信息資源的利用率。

3 結(jié)束語

隨著我國高校的不斷擴招、人事部管理的持續(xù)改革，對高校干部人事檔案的現(xiàn)代化管理改革的訴求也愈加迫切。經(jīng)過本文的研究與探討，發(fā)現(xiàn)我國高校目前干部人事檔案現(xiàn)代化管理存在檔案內(nèi)容局限、檔案材料殘缺，內(nèi)容質(zhì)量偏低、檔案管理的方法較為陳舊等問題。管理制度的執(zhí)行環(huán)節(jié)有待更新、管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)有待提高、管理設(shè)施的軟硬環(huán)境有待完善。基于當(dāng)前高校人事改革的趨勢與方向，結(jié)合高校當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀與不足，文章提出了相關(guān)的建議，具體包括：增強檔案管理意識，強化對檔案材料的鑒別和收集；完善檔案管理制度，加強對檔案材料的管理和更新；優(yōu)化檔案管理隊伍，注重對檔案人員的教育和培訓(xùn)；改善檔案管理環(huán)節(jié)，加大對檔案管理的重視和支持；更新檔案管理模式，注重對檔案管理的協(xié)調(diào)和配合；以期提高高校干部人事檔案現(xiàn)代化管理水平。

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作者簡介

呂晶（1979—）女，漢族，甘肅寧縣，西北大學(xué)人事處檔案室從事干部人事檔案管理工作，碩士，中級職稱。