我國高等職業院校檔案管理現狀研究

李寅曉

近十幾年來，我國的高等教育發展較快，隨著國家對教育事業的重視，國家對教育的投入逐年遞增，高校的招生規模不斷擴大，高校的基本建設進入了高速發展時期。為改善辦學條件，每年幾乎所有的高校都要花上幾個億或是幾十個億投入到高校的基本建設中去。高校的建設工程逐年增多，隨之而來的也產生了大量的建設工程竣工檔案。此外，高校的合并與重組，是二十世紀末、二十一世紀初我國高等教育發展體制改革的重要舉措，給高等教育事業的發展提供了很好的條件。各高校紛紛響應這一高等教育體制改革的重要舉措，就連一些著名高校也加入了合并的行列。從1999年到2004年期間，合并調整后的高校數目達到416所，原有612所高校合并組建為250所，數量之大，空前少有。隨著高校的合并也帶來了許多各種各樣的問題，檔案管理問題也是其中之一。這就使高校基建檔案管理工作面臨新的挑戰。與教學檔案、科研檔案等相比，基建檔案管理在高校檔案管理中較不受重視，因此，要保證高校基建檔案的齊全和規范，必須加強管理。

高校建設離不開基建檔案，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發展的重要基礎和依據。高校基建檔案管理工作如何在新的平臺上發揮應有的作用，服務于高校的改革和發展，是擺在高校管理層和檔案工作者面前的新課題。做好高校基建檔案管理，已成為高校基建部門和高校檔案管理部門工作的重要組成部分。這就迫切要求找出高校基建檔案管理中存在的相關問題并加以分析，得出相關可行的對策，提高高校基建檔案管理水平。筆者所在單位是豫北地區最大的職業技術學院，在學校檔案館成立以后，本人一直從事檔案管理工作。近幾年來，為了滿足發展要求，學校每年都要投入上億資金從事校園的基本建設，這些基建項目的材料雖然在城建檔案館有所存檔，但在本校卻無一保存完整，造成在查找利用時的諸多不便。同時我校是由五所中專學校合并升格而成的，以往的基建材料幾乎沒有存檔，查找利用更是難上加難。曾經就發生了這樣一件事：我校的某圖書館因建筑物電線老化需要修理，但是在修理過程中發現沒有相關的水電圖紙，電工不敢貿然下手，只能逐步排查，雖然排除了當前障礙，但由于不是徹底修理，水電故障還是不時地出現，給大樓管理和使用帶來了很大不便。假設再有問題出現時，又是由其他電工來處理問題，那么又得重新開始。如此，周而復始會造成極大的浪費。通過類似基礎設施的維護保養事件，筆者逐漸意識到規范高校基建檔案管理的重要性和緊迫性。如果再不重視現在的基建檔案歸檔工作，那么它們的利用價值將會喪失，給學校造成不可彌補的損失。

高校基建檔案對于高校發展有著重要意義，主要表現在：第一、高校基建檔案在高校建設中可反復多次利用基本建設檔案，是在工程的規劃、設計、施工和使用、維護過程中形成的。高校的建筑規劃、建設、管理；舊房改造、功能變化；校區開發、基礎設施的改建，都與基本建設檔案緊密相連。從某種意義上說，檔案是歷史的再現，這種歷史再現在基建檔案中顯得尤為重要。高校的工程項目需要進行擴建、改建、維修時，如果有完善的檔案參考，可以不走或少走彎路。基建檔案都經過施工的考驗，并接受了實踐的檢驗，重復利用，不僅可以加快工程速度，還可以節省勞動耗費，提高經濟效益和效率。高校基建檔案和其它工程設計檔案一樣，其最大特點是可以重復利用。如將一些通用性很強的設施標準圖、文件資料整理歸檔，再次建設時完全可以重復利用或在現有基礎上稍作變動即可利用。這樣不僅節省設計力量和時間、還加快了建設進度，是提高設計質量及經濟效益的最佳途徑。另外，通過對基建檔案的調查了解，不僅能提供檢查質量、造價的憑據，而且能從中提取出許多有價值的信息，為領導決策提供依據。高校基建檔案的收集、整理、報送、保存不僅僅是基建檔案管理工作的過程，還是為了充分利用資源，進行信息分析，提供必要服務，變消極單純地保存檔案為積極有效地利用檔案，以便提供服務。

基建檔案是高校建設管理中的歷史憑證。高校的基本建設檔案是收集整理建校過程中使用的文件、函件、記錄，圖紙、圖表而形成的，其中有很大一部分依據性文件，如基本建設工程項目任務書，建設書、批復報告、可行性研究、規劃、征地、計劃投資等，它客觀地記載了當時的歷史情況。基建檔案的憑證作用，在維護學校權益和學校建設方面是非常重要的。

基建檔案在高校建設中具有增值作用。通過對基建檔案的利用，在各種生產實踐和經濟活動中可以直接或間接地起到增值作用。基建檔案是維修、使用、檢修工程對象的惟一依據，尤其在工程對象改建、擴建或被破壞后進行恢復時更是離不開基本建設檔案。高校的工程建設項目如教學樓、實驗樓、圖書館等，必須保證檔案的完整、正確、系統，才能在維修、改建中發揮它的憑證和查考的功能。同時，一般檔案的增值作用是間接的，其經濟效益和社會效益見效緩慢且不明顯，但基建檔案可在生產實踐活動中產生直接的、明顯的增值效果。其一是在新建、擴建工程活動中積極地開展檔案工作的開發與利用工作，使其發生增值；其二是可以節省擴建、改建、維修工程項目的人力、物力、財力。可見合理利用基建檔案，在高校建設管理活動中是一項十分有益的工作。完整的、系統的基建檔案會給后來的建設以有益的啟迪，通過查考過去的資料，掌握歷史材料，在新建、擴建、再建等工程的圖紙設計時，可從中吸取精華，去其糟粕，提高工作質量和效率。基建檔案，不僅記錄了學校建設的實際經過，而且記錄了在建設活動中所取得的經驗教訓及創造出的成果，因此，基建檔案對查考過去的情況，掌握歷史材料研究有關事物的發展規律起到廣泛的參考作用。隨著時間的流逝其歷史參考價值越高。與國外相比，我國高校基建檔案管理與國外有一定的差距，投資小，起點低，不利于我國高校基建檔案管理的保管和利用，因此，檔案工作者都有責任和義務來提高基建檔案的管理質量，以提供最大的利用。為此，高校基建檔案的收集、整理和歸檔進館管理工作需要加大力度，以免造成材料的散亂與遺失。但是，在實際的日常土作中，基建檔案的進館工作一直不盡人意，而使進入檔案館的基建檔案達到完整、規范則更是一件難事。在這種情況下，如何使高校基建檔案管理更為真實、完整、有效，是值得高校檔案工作者深刻思考的問題，也是高校發展的新形勢對高校檔案工作者提出的工作要求。結合我國高校基建檔案工作管理實際情況，對高校基建檔案存在的問題進行研究，得出切實可行的對策，提高高校基建檔案管理水平是十分必要和迫在眉睫的。

高校基建檔案：高校基建檔案是高等學校在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料，包括基建文件檔案材料、施工文件檔案材料、竣工圖紙檔案材料。一些條件較好的高校為檔案機構新配置了防磁柜、底圖柜、電腦、復印機等基建檔案管理所需的設備，為基建檔案數字化建設創造了一定的硬件。還有一些高校配備了高校檔案管理軟件。目前，國家檔案局和河南省檔案局推薦使用的軟件有兩個，但這兩個軟件并不符合高校檔案管理的需要。高校目前使用的檔案管理軟件并不統一，是由各校自行選擇的。雖然我國高校大多都配備了計算機管理，但總的來說，要達到現代化管理水平還相差甚遠。檔案數字化建設主要包括兩個方面：一是檔案目錄的數字化、二是檔案全文的數字化。目前除了少數高校實行部分的全文數字化利用外，大部分進行檔案數字化建設的高校都只能做到目錄級的數字化。綜上所述，與國外的高校基建檔案管理相比，我國高校的基建檔案管理的制度并不完全適合高校基建檔案管理的需要，保障力度也不夠，保存條件和設施有待完善，數字化程度不高，高校基建檔案管理水平有待大幅度的提高。