城市規劃業務檔案規范管理的探索與實踐

韓世華

摘 要：當前，城市規劃業務檔案管理已經成為了城市規劃建設當中的一個非常重要的依據。城市規劃建設管理是一個相對比較大的系統，管理業務內容涉及到的范圍相對較廣，其中信息含量比較高，同時對這些信息的利用也比較頻繁，所以我們需要對城市規劃業務檔案規范管理工作加以重視。本文主要分析了城市規劃業務檔案規范管理的探索與實踐，以供參考和借鑒。

關鍵詞：城市規劃；業務檔案；管理

城市規劃業務員檔案能夠為城市的規劃建設奠定良好的基礎，同時還能對城市規劃管理的創新和改善有著非常重要的作用。它也成為了城市規劃管理工作中的一個非常關鍵的環節，隨著時代的發展，城建檔案工作需要跟上時代的發展腳步，這樣才能更好的保證城市規劃管理工作的質量和水平，所以在工作中，相關的工作人員也做了一些有益的嘗試。

1 文檔一體化管理

1、文件的擬定

《行政許可法》執行之后，規劃管理部門在工作中確認了規范的工作吃鞥徐，所有的業務都借助管理部門為外界提供服務。經過了審批的案件其中的一份送到建設單位手中，其余的部分都到城建檔案館進行封存。傳統的城建檔案管理當中，檔案管理工作才真正的開啟，在業務案件變換的過程中，可能輝出現一些諸如文件內容并不是很全，完整性也不是很好的問題，這樣的方式會使得文件的質量存在著非常強的不可控性。為了更好的解決這些問題，城建檔案館對文件材料進行了前端的控制。按照文件檔案生命周期的理論和文件檔案前端控制管理的基本要求，將所有的文件都轉移到了剛剛開始的時期。

按照城市規劃管理部門的要求和規定，市城建檔案管也初擬了檔案管理辦法，同時還在這一過程中對不同的科室和不同的部門在檔案形成和管理過程中應該擔起的職責加以處理，每一項規劃業務開展過程中所形成的文件內容和質量以及文件歸檔過程中所需要遵循的基本流程都有了較為詳細的規定，這樣也就使得文件材料的形成工具規范性。

2、文件材料形成中的質量控制工作

按照《行政許可法》和管理部門的相關的規定，業務辦理中辦理收件業務窗口一定要在工作中按照業務的類型將一定要具備的文件全部收起。不同業務的審批部門在業務的范圍之內一定要給出詳細完整的審批意見，文件內容和數量一定要具備明確性、清晰性和準確性，同時所有的簽章手續必須要齊全。

3、文件材料的移交

業務文件在通過審批之后，主要是通過業務經辦人按照業務形成文件的主要內容在文件歸檔清單上對歸檔的文件內容進行清晰地標注，同時還要對移交文件的質量要求進行詳細的說明，對于歸檔，但是并沒有移交的文件闡明具體的原因。

4、文件管理人員的業務培訓

文件材料質量有所保證的一個重要的前提條件就是規范化的管理，文件管理者自身的素質也是確保文件質量的一個非常重要的因素，集成化的管理主要強調的是文件工作者和檔案工作者在文件管理和文件保管體系建設中的合作。所以我們在工作中一定要定期的對不同科室的人員開展文件管理培訓。借助培訓，人們的文件管理能力得到了提升，這也是文件檔案一體化管理當中的一個重要的條件。

2 檔案的接收和整理

1、檔案的審核接收

按照規劃業務管理部門對業務辦理當中的相關規定，編制出了一個清晰的業務移交文件的內容清單，在移交的時候，不同的科室一定要填寫清楚文件歸檔的清單，在移交文件的項目欄當中應該對明確標注歸檔，瑞昱補一覺的文件應該有專門的材料加以說明。此外，檔案館在接收清單的時候，一定要核查簽章的手續質量，對不合格的材料還要退回，并逐漸的完善。對合格的文件要按標準辦理接收手續，同時在OA系統當中最終確認。

2、檔案的整理

檔案的分類。檔案的分類主要以實體分類為主。《行政許可法》的實施和規劃管理部門深化審批制度改革，調整了業務審批的類別，每個建設項目從項目選址到規劃驗收等按行政許可事項分成若干業務種類。因同一項目都有唯一的“出世號”，因此該項目建設不同階段、不同種類的業務審批工作文件，可以從信息上相互關聯起來。

檔案的立卷。一直以來我們以業務審批的種類和批復文號來立卷，由于規劃業務種類繁多，檔案的類別也紛繁復雜，不利于管理和利用。規劃管理部門規范審批制度后，我們基本上按照許可事項的業務種類來立卷，也就是一個項目的一個業務種類立一卷，但根據分類大綱，將一些業務種類密切相關的業務合并，以保證工程信息的準確和動態聯系。

3、檔案的整理

檔案的整理是檔案利用的前提，依據規劃業務審批的程序和內容，制定了檔案整理的內容和排列順序，并進行了立卷的改革，采用文件不裝訂的方法，以“件”為整理單位整理，既簡化了整理的程序也節約了人力物力，方便了利用。

4、檔案的著錄

檔案的著錄是提取城建檔案信息，對城建檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。著錄內容的設置直接影響檔案信息建立的數量和質量，因此，在實際工作必須遵守《城市建設檔案著錄規范》的要求，同時考慮行政審批各環節的聯系和動態管理的需要，合理設置檔案著錄的條目，以保證檔案數據庫信息的完整、齊全，檔案信息的動態管理也保證了數據的及時、準確。

5、計算機信息管理。計算機在檔案管理中的應用，為規劃業務檔案提供了現代化的管理手段。在規劃業務檔案的信息管理中，設置了四級（項目級、案卷級、文件級、電子文件）的著錄級次，以件為最基本著錄單位，每個項目設惟一的“項目關聯號”，利用“項目關聯號”從檔案信息上將同一項目不同階段的規劃業務相互聯系，同時，“項目關聯號”還延續到該工程項目的竣工檔案的管理中，保持工程項目業務辦理過程和建設過程信息的延續和動態管理。

3 檔案的提供利用

《行政許可法》第40條規定：“行政機關做出的準予行政許可決定，應當與于公開，公眾有權查閱。”檔案的提供利用是檔案工作的中心和最終目的。過去對規劃管理業務檔案的利用條件限制較嚴格，主要為規劃管理部門提供工作參考和工程項目的建設單位的利用，公眾一般不可以查閱自己產權以外的管理文件。隨著群眾公民意識和法律意識的增強，公眾越來越頻繁地利用規劃業務管理檔案來維護自己的權益，《行政許可法》的實施提高了行政審批的透明度，我們也積極應對，充分發揮城市規劃業務檔案的社會價值和經濟效益。

4 結語

在我國的城市規劃業務檔案管理當中，很多因素都會對其最終的質量和效果產生非常大的影響，為了更好的保證城市規劃業務檔案的質量，我們一定要采取有效的措施對檔案的規范化管理加以改進和完善，只有這樣，才能為城市規劃創造更好的條件，提升管理的質量和水平。要達到這一目的，我們還需要做出很多努力。

參考文獻

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