城市規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的探索與實(shí)踐

韓世華

摘 要：當(dāng)前，城市規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案管理已經(jīng)成為了城市規(guī)劃建設(shè)當(dāng)中的一個(gè)非常重要的依據(jù)。城市規(guī)劃建設(shè)管理是一個(gè)相對(duì)比較大的系統(tǒng)，管理業(yè)務(wù)內(nèi)容涉及到的范圍相對(duì)較廣，其中信息含量比較高，同時(shí)對(duì)這些信息的利用也比較頻繁，所以我們需要對(duì)城市規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理工作加以重視。本文主要分析了城市規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的探索與實(shí)踐，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃；業(yè)務(wù)檔案；管理

城市規(guī)劃業(yè)務(wù)員檔案能夠?yàn)槌鞘械囊?guī)劃建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)還能對(duì)城市規(guī)劃管理的創(chuàng)新和改善有著非常重要的作用。它也成為了城市規(guī)劃管理工作中的一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，隨著時(shí)代的發(fā)展，城建檔案工作需要跟上時(shí)代的發(fā)展腳步，這樣才能更好的保證城市規(guī)劃管理工作的質(zhì)量和水平，所以在工作中，相關(guān)的工作人員也做了一些有益的嘗試。

1 文檔一體化管理

1、文件的擬定

《行政許可法》執(zhí)行之后，規(guī)劃管理部門在工作中確認(rèn)了規(guī)范的工作吃鞥徐，所有的業(yè)務(wù)都借助管理部門為外界提供服務(wù)。經(jīng)過了審批的案件其中的一份送到建設(shè)單位手中，其余的部分都到城建檔案館進(jìn)行封存。傳統(tǒng)的城建檔案管理當(dāng)中，檔案管理工作才真正的開啟，在業(yè)務(wù)案件變換的過程中，可能輝出現(xiàn)一些諸如文件內(nèi)容并不是很全，完整性也不是很好的問題，這樣的方式會(huì)使得文件的質(zhì)量存在著非常強(qiáng)的不可控性。為了更好的解決這些問題，城建檔案館對(duì)文件材料進(jìn)行了前端的控制。按照文件檔案生命周期的理論和文件檔案前端控制管理的基本要求，將所有的文件都轉(zhuǎn)移到了剛剛開始的時(shí)期。

按照城市規(guī)劃管理部門的要求和規(guī)定，市城建檔案管也初擬了檔案管理辦法，同時(shí)還在這一過程中對(duì)不同的科室和不同的部門在檔案形成和管理過程中應(yīng)該擔(dān)起的職責(zé)加以處理，每一項(xiàng)規(guī)劃業(yè)務(wù)開展過程中所形成的文件內(nèi)容和質(zhì)量以及文件歸檔過程中所需要遵循的基本流程都有了較為詳細(xì)的規(guī)定，這樣也就使得文件材料的形成工具規(guī)范性。

2、文件材料形成中的質(zhì)量控制工作

按照《行政許可法》和管理部門的相關(guān)的規(guī)定，業(yè)務(wù)辦理中辦理收件業(yè)務(wù)窗口一定要在工作中按照業(yè)務(wù)的類型將一定要具備的文件全部收起。不同業(yè)務(wù)的審批部門在業(yè)務(wù)的范圍之內(nèi)一定要給出詳細(xì)完整的審批意見，文件內(nèi)容和數(shù)量一定要具備明確性、清晰性和準(zhǔn)確性，同時(shí)所有的簽章手續(xù)必須要齊全。

3、文件材料的移交

業(yè)務(wù)文件在通過審批之后，主要是通過業(yè)務(wù)經(jīng)辦人按照業(yè)務(wù)形成文件的主要內(nèi)容在文件歸檔清單上對(duì)歸檔的文件內(nèi)容進(jìn)行清晰地標(biāo)注，同時(shí)還要對(duì)移交文件的質(zhì)量要求進(jìn)行詳細(xì)的說明，對(duì)于歸檔，但是并沒有移交的文件闡明具體的原因。

4、文件管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

文件材料質(zhì)量有所保證的一個(gè)重要的前提條件就是規(guī)范化的管理，文件管理者自身的素質(zhì)也是確保文件質(zhì)量的一個(gè)非常重要的因素，集成化的管理主要強(qiáng)調(diào)的是文件工作者和檔案工作者在文件管理和文件保管體系建設(shè)中的合作。所以我們?cè)诠ぷ髦幸欢ㄒㄆ诘膶?duì)不同科室的人員開展文件管理培訓(xùn)。借助培訓(xùn)，人們的文件管理能力得到了提升，這也是文件檔案一體化管理當(dāng)中的一個(gè)重要的條件。

2 檔案的接收和整理

1、檔案的審核接收

按照規(guī)劃業(yè)務(wù)管理部門對(duì)業(yè)務(wù)辦理當(dāng)中的相關(guān)規(guī)定，編制出了一個(gè)清晰的業(yè)務(wù)移交文件的內(nèi)容清單，在移交的時(shí)候，不同的科室一定要填寫清楚文件歸檔的清單，在移交文件的項(xiàng)目欄當(dāng)中應(yīng)該對(duì)明確標(biāo)注歸檔，瑞昱補(bǔ)一覺的文件應(yīng)該有專門的材料加以說明。此外，檔案館在接收清單的時(shí)候，一定要核查簽章的手續(xù)質(zhì)量，對(duì)不合格的材料還要退回，并逐漸的完善。對(duì)合格的文件要按標(biāo)準(zhǔn)辦理接收手續(xù)，同時(shí)在OA系統(tǒng)當(dāng)中最終確認(rèn)。

2、檔案的整理

檔案的分類。檔案的分類主要以實(shí)體分類為主。《行政許可法》的實(shí)施和規(guī)劃管理部門深化審批制度改革，調(diào)整了業(yè)務(wù)審批的類別，每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目選址到規(guī)劃驗(yàn)收等按行政許可事項(xiàng)分成若干業(yè)務(wù)種類。因同一項(xiàng)目都有唯一的“出世號(hào)”，因此該項(xiàng)目建設(shè)不同階段、不同種類的業(yè)務(wù)審批工作文件，可以從信息上相互關(guān)聯(lián)起來。

檔案的立卷。一直以來我們以業(yè)務(wù)審批的種類和批復(fù)文號(hào)來立卷，由于規(guī)劃業(yè)務(wù)種類繁多，檔案的類別也紛繁復(fù)雜，不利于管理和利用。規(guī)劃管理部門規(guī)范審批制度后，我們基本上按照許可事項(xiàng)的業(yè)務(wù)種類來立卷，也就是一個(gè)項(xiàng)目的一個(gè)業(yè)務(wù)種類立一卷，但根據(jù)分類大綱，將一些業(yè)務(wù)種類密切相關(guān)的業(yè)務(wù)合并，以保證工程信息的準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)聯(lián)系。

3、檔案的整理

檔案的整理是檔案利用的前提，依據(jù)規(guī)劃業(yè)務(wù)審批的程序和內(nèi)容，制定了檔案整理的內(nèi)容和排列順序，并進(jìn)行了立卷的改革，采用文件不裝訂的方法，以“件”為整理單位整理，既簡化了整理的程序也節(jié)約了人力物力，方便了利用。

4、檔案的著錄

檔案的著錄是提取城建檔案信息，對(duì)城建檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。著錄內(nèi)容的設(shè)置直接影響檔案信息建立的數(shù)量和質(zhì)量，因此，在實(shí)際工作必須遵守《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》的要求，同時(shí)考慮行政審批各環(huán)節(jié)的聯(lián)系和動(dòng)態(tài)管理的需要，合理設(shè)置檔案著錄的條目，以保證檔案數(shù)據(jù)庫信息的完整、齊全，檔案信息的動(dòng)態(tài)管理也保證了數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確。

5、計(jì)算機(jī)信息管理。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，為規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案提供了現(xiàn)代化的管理手段。在規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案的信息管理中，設(shè)置了四級(jí)（項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)、電子文件）的著錄級(jí)次，以件為最基本著錄單位，每個(gè)項(xiàng)目設(shè)惟一的“項(xiàng)目關(guān)聯(lián)號(hào)”，利用“項(xiàng)目關(guān)聯(lián)號(hào)”從檔案信息上將同一項(xiàng)目不同階段的規(guī)劃業(yè)務(wù)相互聯(lián)系，同時(shí)，“項(xiàng)目關(guān)聯(lián)號(hào)”還延續(xù)到該工程項(xiàng)目的竣工檔案的管理中，保持工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)辦理過程和建設(shè)過程信息的延續(xù)和動(dòng)態(tài)管理。

3 檔案的提供利用

《行政許可法》第40條規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)做出的準(zhǔn)予行政許可決定，應(yīng)當(dāng)與于公開，公眾有權(quán)查閱。”檔案的提供利用是檔案工作的中心和最終目的。過去對(duì)規(guī)劃管理業(yè)務(wù)檔案的利用條件限制較嚴(yán)格，主要為規(guī)劃管理部門提供工作參考和工程項(xiàng)目的建設(shè)單位的利用，公眾一般不可以查閱自己產(chǎn)權(quán)以外的管理文件。隨著群眾公民意識(shí)和法律意識(shí)的增強(qiáng)，公眾越來越頻繁地利用規(guī)劃業(yè)務(wù)管理檔案來維護(hù)自己的權(quán)益，《行政許可法》的實(shí)施提高了行政審批的透明度，我們也積極應(yīng)對(duì)，充分發(fā)揮城市規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。

4 結(jié)語

在我國的城市規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案管理當(dāng)中，很多因素都會(huì)對(duì)其最終的質(zhì)量和效果產(chǎn)生非常大的影響，為了更好的保證城市規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量，我們一定要采取有效的措施對(duì)檔案的規(guī)范化管理加以改進(jìn)和完善，只有這樣，才能為城市規(guī)劃創(chuàng)造更好的條件，提升管理的質(zhì)量和水平。要達(dá)到這一目的，我們還需要做出很多努力。

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