水務工程建設檔案管理工作的要點探討

王鑫

摘 要：本人結合參加的水務工程建設檔案管理工作，從檔案管理文檔編碼體系的建立和實際工程建設中檔案管理重點內容兩個方面探討工程建設過程中檔案管理工作的要點。

關鍵詞：檔案；文檔編碼體系

1 前言

檔案是記錄工程建設過程中發生的重要事項的載體，完整、清晰、準確的檔案既是對工程自身的總結，更是今后其他建設工程的參考資料。本人結合參加的某水務工程建設檔案管理工作，從檔案管理文檔編碼體系的建立和實際工程建設中檔案管理重點內容兩個方面探討工程建設過程中檔案管理工作的要點。

2 檔案管理文檔編碼體系的建立

在工程建設的過程中，每日都會產生大量需要存檔的文件材料，真實、完整、系統、高效的管理在建工程的文件檔案就顯得尤為重要。本人在工作中探索出文檔編碼體系，用于管理項目文件檔案。所謂文檔編碼體系就是制定一個原則，對存檔的每份資料都編排了唯一的編碼，使得檔案存之能夠“有章有法”，用之能夠“按圖索驥”。以下就文檔編碼體系做簡要說明。

1、分類原則

1.1本工程文件材料共分八個目錄，每個目錄以字母縮寫標識（即案卷題名代字）；每個目錄下設多個一級子目錄，一級子目錄下設多個二級子目錄，二級子目錄下可依據實際需求下設三件子目錄。一、二、三級子目錄均以兩位數的阿拉伯數字標識，一級子目錄的劃分結合工程實際確定分類編碼，二、三級子目錄為流水編碼。

例如，本工程八個目錄分別為政府批文、合同、招投標、技術資料文件、造價管理文件、項目管理文件、施工管理文件、圖像資料。其中“招投標”目錄中，其一級子目錄包括“咨詢類招投標”、“施工類招投標”、“設備材料招投標”等；“施工類招投標”的二級子目錄又分為“商務文件”、“施工組織設計”等；每項二級子目錄下又分為“第一標段”、“第二標段”等多個三級子目錄。

1.2二、三級子目錄中的編號可根據項目實際情況調整先后順序。

1.3各級子目錄可按需要往后順序增加。

1.4編碼標識于存檔文件的右上角。

1.5存檔文件編碼后應及時錄入至“資料文檔編碼體系”數據庫中。

2、檔案的組卷要求

2.1文件材料立卷厚度在200頁左右，以不超過3cm為宜。

2.2案卷內不應有重復文件，不同載體的文件分別組卷。

2.3組卷方法：

2.3.1本工程將八個目錄分別共組八個大卷，大卷下再設多個小卷，每個小卷內均附有卷內目錄，以便查找。

2.3.2同一事項文件材料的請示與批復、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。

3、檔案編碼

檔案編碼由工程項目代字、案卷題名代字、一級子目錄編碼、二級子目錄編碼、三級子目錄編碼等五部分組成。如本工程施工一標商務文件的招投標材料，其編碼為：

XXX—ZTB—02—05—01。

3 實際工程建設中檔案管理重點內容

本工程在建設過程中，為確保工程檔案的完整、準確、系統和安全，根據《檔案法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《XX區水務局水利工程檔案管理規范》和檔案工作的各項方針、政策、規范并結合工程開展實際情況，確定了檔案管理工作重點，并制定了檔案管理工作計劃。

1、建立健全項目檔案工作各項規章制度。

建立工程檔案管理專項制度，將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理，建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制。

2、配備專職檔案管理人員，滿足檔案管理工作需要。

配備專職檔案管理人員，對工程檔案進行管理；收集和整理建設單位基建文件，并應進行立卷歸檔；監督、檢查監理單位監理文件的形成、積累和立卷歸檔工作；委托監理單位監督、檢查施工文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對監理單位的工作進行督察。

3、檔案驗收、移交工作。

3.1 檔案驗收前組織開展全面自查工作。

項目檔案驗收前，應組織項目設計、施工、監理等方面負責人以及有關人員，根據檔案工作的相關要求，依照《重大建設項目檔案驗收內容及要求》、《城市建設檔案管理規定》、《北京市城市建設檔案管理辦法》等規范標準，進行全面自查工作，針對自查中發現的問題及時完成整改。

3.2 提請北京市城建檔案館對工程檔案進行預驗收。

3.3 提請北京市檔案局對工程檔案進行驗收。

4 結束語

檔案工作是建設工程中一項“功在當代、利在千秋”的重要內容，檔案管理人員必須要做到不斷的探索總結新方法，增強管好檔案的自覺性、提高規范化、科學化管理檔案的技術水平。使得檔案這種信息資源作為工程建設的真實記錄在各方面發揮其重要的作用。