如何做好檔案的保密、歸檔與利用

呂宏偉

摘 ?要

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案越來越成為記錄社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的重要載體和信息資源，所以，重視檔案的保密、保管工作顯得尤為重要，一方面，保密是每一位檔案工作者應(yīng)該履行的職責(zé)，另一方面，只有保管得當(dāng)，國家的資源才不至于遭受損失。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;保密;歸檔

1 如何加強(qiáng)檔案的保密工作

檔案是國家重要的機(jī)密文件，涉及到國家的安全，關(guān)乎到經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)，一定要做好保密工作，確保國家利益，實(shí)現(xiàn)檔案職能。

1.1 提高工作人員的保密意識(shí)

保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，從事檔案工作的人員更是如此，絕不能讓檔案的相關(guān)內(nèi)容通過他們或其它途徑傳播出去。首先從業(yè)人員要加強(qiáng)防范意識(shí)和職業(yè)操守，保密意識(shí)的警鐘常鳴，不能一時(shí)疏忽或不夠重視，輕易將檔案內(nèi)容泄密，一旦發(fā)生這種情況，相關(guān)單位和部門應(yīng)立即嚴(yán)懲并設(shè)立懲罰制度，從根本杜絕類似事件的發(fā)生。

1.2 加強(qiáng)檔案管理的防護(hù)措施

在硬件設(shè)施上，確保重要文件安置妥當(dāng)。設(shè)置保險(xiǎn)鎖、保險(xiǎn)柜、防盜裝置等，保證檔案的安全;重要的檔案做好備份，不至于出現(xiàn)意外情況沒法復(fù)原;要做到檔案館的防潮、防曬、防蛀等工作，確保檔案完好無損;絕密的文件做到審查合格后入檔，認(rèn)真核實(shí)簽字、歸檔過程中，有無泄密的可能，如發(fā)現(xiàn)失密，及時(shí)查明原因并評(píng)估后果，隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，不允許事態(tài)擴(kuò)大到不可控的程度。

嚴(yán)格實(shí)行防守機(jī)制，設(shè)立專人把守，不允許非相關(guān)人員或閑雜人等隨意出入檔案要地;加固門窗，以防檔案被盜或丟失;未經(jīng)授權(quán)，不得隨意調(diào)出檔案，實(shí)在是工作需要調(diào)檔，也應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序和簽字手續(xù)，一旦出現(xiàn)失密現(xiàn)象，便于查出相關(guān)責(zé)任人。

1.3 讓保密準(zhǔn)則做到人盡皆知

檔案涉及到國家的利益，自然也和每個(gè)公民的利益息息相關(guān)，檔案管理機(jī)構(gòu)要將保密準(zhǔn)則及失密的危害普及到每一個(gè)人，將《保密守則》貼在顯著位置，隨時(shí)接受相關(guān)部門的監(jiān)督，隨時(shí)提醒每一個(gè)人注意，這樣就形成了人人遵守的良好氛圍。

2 如何做好檔案的歸檔工作

檔案的歸檔工作是檔案管理的工作重點(diǎn)，因?yàn)闄n案只有歸檔清晰、合理，才能調(diào)檔迅速，使其在第一時(shí)間發(fā)揮作用，歸檔工作做得好，直接體現(xiàn)了檔案管理工作的水平。

2.1 詳細(xì)分類 ? 設(shè)好目錄

檔案的完整與安全是檢驗(yàn)檔案管理工作是否合格的標(biāo)準(zhǔn)，也是檔案工作的基礎(chǔ)。檔案做到不損壞、不丟失、不凌亂，找的時(shí)候能找到、用的時(shí)候可利用，就實(shí)現(xiàn)了檔案的用途和設(shè)立的宗旨。

要想做到這幾點(diǎn)，首先，要將檔案詳細(xì)分好類別，做到每一類檔案有據(jù)可依、有序可查，比如根據(jù)年限分類、根據(jù)性質(zhì)分類、根據(jù)機(jī)密程度分類、根據(jù)地區(qū)分類等等;設(shè)立精準(zhǔn)的目錄，做到擺放整齊、一目了然，而且，為了確保檔案的完整，要隨時(shí)進(jìn)行清理或根據(jù)新的發(fā)展變化，重新進(jìn)行類別劃分。

2.2 及時(shí)歸檔 ? 建立網(wǎng)絡(luò)

要建立網(wǎng)絡(luò)管理，利用電子郵箱存儲(chǔ)檔案?jìng)浞莺湍夸洝⒂梦C(jī)軟件或移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)不利于以紙質(zhì)文件存放的檔案等，以搜索引擎為查找方法既省時(shí)、省力又準(zhǔn)確，不會(huì)發(fā)生人腦記憶出差、耽誤工作的現(xiàn)象，而且，網(wǎng)絡(luò)檔案的建立還可以避免紙質(zhì)文檔因年久變黃、字跡不清或庫房地方不大、存放不下等弊端。

在文件增多的情況下，檔案管理人員要及時(shí)進(jìn)行清理、分檔、存放，如果忙不過來，要先進(jìn)行簡(jiǎn)短的記載，以備日后提供查找依據(jù)。

2.3 積累經(jīng)驗(yàn) ?完善細(xì)節(jié)

檔案工作人員要隨時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，還要預(yù)想出事件發(fā)生后的多種措施，不能等到事情出現(xiàn)在眼前，沒有充分的思想準(zhǔn)備，只能為了交差，應(yīng)付了事或者干脆置之不理，檔案工作人員要有高尚的職業(yè)操守，像維護(hù)自己的切身利益一樣，保證檔案的安全。

要隨時(shí)發(fā)現(xiàn)不足之處加以完善，隨時(shí)翻閱、審查檔案，及時(shí)清理漏洞，針對(duì)管理不當(dāng)之處，隨時(shí)提出整改意見和建議。

3 如何做到檔案的精準(zhǔn)利用

檔案要想發(fā)揮作用，首先要在存檔的各個(gè)環(huán)節(jié)做到萬無一失，失了密的檔案就失去了價(jià)值可言;分類不當(dāng)或信息不詳?shù)臋n案不能提供可查的依據(jù)，因此，更好地運(yùn)用檔案、讓其發(fā)揮效用，是檔案存儲(chǔ)的最終目的。

3.1 質(zhì)量是檔案可用的前提

文檔在存放的過程中，不能出現(xiàn)內(nèi)容與名頭不符、部分文件丟失不見、電子載體不好用、文件不能提取等問題，而且，在歸檔過程中，更不能出現(xiàn)隨意擺放、隨便替換等現(xiàn)象，要做到每一份文檔都有意義、有價(jià)值，保證檔案質(zhì)量是檔案可用的前提。

3.2 規(guī)范是檔案存放的保障

文檔的規(guī)范性是指文檔具有真實(shí)性、完整性和有效性。被歸檔的文檔應(yīng)具備可用性，就是有可識(shí)別的標(biāo)志、載體完好、文件名實(shí)相符等等。

規(guī)范是檔案管理的保障。規(guī)范的具體要求是分清主次、權(quán)衡輕重、識(shí)別等級(jí)。將利用率高的檔案放在重要位置、方便調(diào)取;將次要檔案進(jìn)行整理，按級(jí)別與同等文檔一起存放。

還可以將索引按照名稱、時(shí)間、區(qū)域等類別劃分，以搜集信息、成立卷宗、審核內(nèi)容、處理安放等環(huán)節(jié)存放，把職員的各項(xiàng)職責(zé)和工作流程規(guī)范、落實(shí)到位，加強(qiáng)素質(zhì)教育、培養(yǎng)全局觀念，加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，增進(jìn)管理水平。

（1）拓寬思路 ? 使檔案工作持續(xù)發(fā)展

隨著檔案的增多、社會(huì)的進(jìn)步、科技的不斷發(fā)展，檔案的格式與載體也在發(fā)生變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案發(fā)展為電子文檔、網(wǎng)絡(luò)文檔、光盤和影碟等多種數(shù)碼制品文檔。這要求從業(yè)人員不斷增加業(yè)務(wù)能力，迅速掌握科技手段，加強(qiáng)修養(yǎng)、拓寬思想，從現(xiàn)代化管理方面，研發(fā)出檔案管理適合的發(fā)展之路。

（2）開辟多種渠道，多途徑地搜集材料并加強(qiáng)反饋。可以從各種來源掌握資料，利用信息暢通的時(shí)代特點(diǎn)，觀察群眾的反響，針對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象，制定靈活的檔案管理機(jī)制。

（3）出臺(tái)現(xiàn)代化管理手段，利用新的設(shè)備編錄文獻(xiàn)，以計(jì)算機(jī)操作技能為主導(dǎo)，建立多媒體數(shù)據(jù)庫，以電子歸檔和存儲(chǔ)分類的方法，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

總之，為了使檔案的管理工作飛速發(fā)展，不能安于現(xiàn)狀，要主動(dòng)結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)情況，與時(shí)俱進(jìn)，使檔案實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化管理，為社會(huì)提供有用的信息資源，真正實(shí)現(xiàn)以史明鏡的自身價(jià)值，將檔案管理工作提升到一個(gè)新的高度。

參考文獻(xiàn)

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作者單位

吉林省樺甸市檔案局 ?吉林省樺甸市 ?132400