OA系統在我院的應用

摘要：目的 通過OA系統在我院的應用，加強醫院內部各科室、各崗位之間的溝通協作，提高工作效率，降低辦公成本及實現有效嚴格的管控機制。方法 介紹了我院OA系統需求分析、平臺架構、網絡安全、平臺各功能模塊以及未來的發展。結果 我院OA系統上線以來基本實現了自動化辦公。結論 OA系統提升了我院的信息效率、協作效率、辦公效率和管理效率。

關鍵詞：OA系統；辦公自動化；網絡安全

Application of OA System in Hospital

GAN Pei-shan，WANG Xiao-tian

（Department of Information，Affiliated Hospital of Guilin Medical College，Guilin 541001，Guangxi，China）

Abstract：Objective Through the application of OA system in our hospital， strengthen the communication and collaboration between the hospital each department and each post， improve work efficiency， reduce office costs and achieve effective and strict control mechanism. Methods Introduces our hospital OA system of requirement analysis， platform architecture， network security， function modules and the development of the future. Results Since the operation of our hospital OA system basically achieved automation office. Conclusion The OA system improves the Information efficiency， the collaboration efficiency， the work efficiency and the management efficiency of our hospital information.

Key words：OA system；Office automation；Network security

隨著我院多年的信息化建設，遺留了很多相互獨立的軟件系統，由于軟件技術和業務的不斷發展，導致了系統間信息不能全面共享，更加難實現全面的無紙化辦公審批。我院目前實現的OA系統能夠通過網絡技術，實現資源共享、高效協同的事務處理機制，建立一個即時有效的信息交流管道，建立高質量、高效率的信息網絡，為領導提供一個方便有效的事件跟蹤和監督手段，實現辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和人性化管理。

1我院OA系統上線前的準備工作

1.1需求分析 我院科室多，員工多，工作流程復雜，收發文件多，同時與其他科室有大量的文件傳遞和相互協作，從而使單位內部監督管理和溝通難度大，也影響辦事效率。為加強內部監督管理和內部溝通，提高工作效率，要求建設一套先進完善的辦公平臺。

因此總體需求目標是：通過辦公平臺的建設來提高我院的運作效率，同時為未來連通各業務系統做好充分的鋪墊，提高對各種事務的反應能力。加強我院內部各科室、各崗位之間的溝通協作，提高工作效率，降低辦公成本及實現有效嚴格的管控機制。

1.2平臺架構 我院OA系統基于業務應用模型驅動開發技術與工作流的協作技術、采用了面向業務技術，實現應用開發、運行、管理、維護的信息管理平臺。這是應用軟件層次上一個新的層次。一方面承接底層的J2EE技術，一方面以成熟可用能直接運行的業務部件的形式面向最終用戶，同時給客戶提供個性化需求的拓展能力[1]。

1.3系統安全建設 該系統是基于互聯網的應用，網絡安全和信息安全的整體環境非常復雜，必須認真規劃，細致設計。本項目的安全環境設計，突出網絡安全的統一性和管理要求，以提高信息系統安全的綜合能力為安全目標[2]。

1.3.1網絡安全設計

1.3.1.1通訊加密 服務器和客戶端之間的通訊加密，使用基于SSL的128位通訊加密或，防止攔載或竄改，保證傳輸的數據更安全。

1.3.1.2網絡結構的安全 將公開服務器和外網及內部其它業務網絡進行必要的隔離，避免網絡結構信息外泄。并使用硬件防火墻對外網的服務請求加以過濾，只允許正常通信的數據包到達相應主機。

1.3.2服務器安全設計 Windows Server是較常用的服務器系統之一，也是較多安全隱患的服務器系統之一，系統安裝后使用Microsoft 提供的 MBSA工具分析計算機的安全配置，并標識缺少的修補程序和更新。并設置好網絡服務安全管理。

1.3.3數據庫安全 要求刪除訪問注冊表的存儲過程，并更改數據庫默認的端口。

2我院OA系統功能模塊設計

我院OA系統功能模塊主要分為：事項管理、公文管理、睿審批、睿協同、個人辦公和睿協作六大功能分類。

2.1事項管理

2.1.1待辦事項 待辦事項提供緊急程度與流程分類高度區分、方便處理。待辦事項使所有辦文的流轉過程電子化、信息化，即可依據審批流程的分類，也可根據緊急情況的等級，分類辦理需要處理的事項，見圖1。

2.1.2已辦事項 已辦事項提供多樣化的查看方式和特殊處理。已辦事項把所有曾經處理過的事項，形成一個特有的個人電子文件柜，即可依據審批流程的分類，也可根據事項的標題、送辦人、開始時間等具體信息進行搜索和查閱，見圖2。

2.1.3跟蹤事項 用戶發送事項或者處理事項時，希望對此事項進行繼續跟蹤查看，發送時，勾選是否跟蹤項，則此事項出現在跟蹤事項中，見圖3。

2.1.4事項監控 對所有收發文、審批流程及協同進行監督和跟蹤。事項監控可以對正在辦理流程事項中的文件進行顯示、撤銷、更新、終止等操作，在文件的辦理過程中及時有效地對文件進行各種跟蹤及處理， 可進行文件的轉辦、催辦、終止、督辦等功能，見圖4。

2.1.5事項統計 可按具體人員、機構、崗位在一定時間段內的流程、事項辦理情況進行統計；可通過統計出的數據貫穿查看對應的辦文情況詳細數據，見圖5。

2.2公文管理 公文管理以公文辦理過程為依據，從辦理、流轉、管理三個層次上實現辦文全過程的計算機管理[3]。

2.2.1公文處理 公文處理有以下幾個步驟：創建一個公文；將公文送交給別人處理；識別自己應該處理的工作；處理自己應該處理的工作。

2.2.2發文管理 發文管理主要用來替代單位原來發文紙質流轉，實現單位發文無紙化、領導審批電子化。可以在線擬稿、審核、簽發、校對、用印、分發、傳遞、歸檔，用戶在線即可了解單位重要的政策、決策。系統可以實現的發文類型包括：日常發文、征求意見稿、會議紀要等。

2.2.3收文管理 收文管理主要包括公文的登記錄入、擬辦、批示、分發、傳閱、承辦和協辦、催辦和督辦、歸檔、查詢、監控、統計等程序。

2.2.4呈批管理 提供呈批格式文件的擬辦、批示、辦理等過程的處理，支持紙張化的文件處理效果。

2.2.5公文檢索 支持審批表格內容的模糊查詢，可根據標題、主題詞、主送、抄送、主辦、擬稿、文號等內容中任何一項的模糊關鍵性內容進行查找。也可以通過公文的多種查詢條件進行組合查詢。且可以通過專項功能查詢本人經手文件、本人登記的文件、本部門登記的文件審批文件的情況。

2.2.6公文設置 為了支撐公文系統的運行，系統涉及的設置包括流程設置、表單設置、文號設置、套紅模板設置、轉文功能權限等保證收文、發文、簽報、呈批公文運行的初始化設置。

2.3睿審批 將醫院原有復雜業務通過細化分解，拆分成流程化運轉模式，大大提高系統的業務處理能力和適應性，使系統真正被用戶駕馭，不編碼即實現業務流程再造成為可能，將業務細化分解，幫助用戶優化業務流程提高經營效率等，見圖6。

圖6 睿審批模塊

2.4睿協同 協同，自定制流程，自由控制處理人操作權限。和公文或者常用審批不同，協同沒有固定的文字格式，也沒有固定的流程，以\"人\"為中心，以人為根本的元素和出發點來設計和構造應用，他的控制權是由發起人來決定，這種工作方式是非常靈活，可以給單位文化帶來一定的自由度，見圖7。

圖7 睿協同模塊

2.5個人辦公

2.5.1個人日程 可實時安排自己的工作日程；可設定按天、周、月的周期任務，以便改任務日程自動生成；可按照日歷清晰地查看本人的日程安排，日歷格式可設定為日視圖、周視圖或月視圖。

2.5.2個人辦公計劃 工作管理分為我的計劃和計劃管理。

2.5.3個人名片夾 可設置卡片，支持拼音、卡片等多維度精確搜索，支持通訊錄信息提交與管理，構建個人通訊錄基礎數據庫。

2.5.4提醒設置：可以設置個人用來接收來自該系統的各種信息，達到快速處理響應的效果。

2.6睿協作

2.6.1員工通訊錄 通過員工通訊錄建立單位所有人員的通訊信息，并提供進行快速的瀏覽，方便員工間及時的聯系，用戶可以訪問其它部門人員的通訊信息。

2.6.2工作郵箱 主要包括發件箱、發件箱、草稿箱、郵件導入等功能，外部郵箱支持POP3、SMTP和MAP協議，實現辦公事務的郵件提醒功能。

3我院使用OA系統的體驗

3.1形成傳播、發展醫院習慣的好工具 加強戰略及策略執行的過程控制，形成了高效、規范、程序化的管理機制，這是一種醫院習慣，支持組織完整執行戰略步驟，實現戰略目標。

3.2讓管理工作變得輕輕松松 信息流通快，以前2～3d處理一個報告的事，在平臺上可以壓縮在1h以內；文件和工作都被自動、有序的流轉。

3.3協作性、靈活性顯著提高 部門和部門、環節和環節之間協作效率高低，就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。幫助醫院建設無邊界組織，消除信息死角，同時提高部門間的協作能力。

3.4管理效率提高 通過該系統，可以了解到每項業務、每個人的進度和狀態，分析具體環節的辦事時間和結果，并借此提高組織的工作效率和管理效率。

3.5規范性增強 在該系統上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規則、公司制度行使。同時，相應的責任對應相應的權利，杜絕越權操作，增加了監督性[4]。

4我院OA系統未來的發展方向

我院OA系統正處于初級階段，只是達到目前的基本要求，未來的發展方向主要針對功能模塊的健全，智能手機上的應用以及安全性能的提高方面進行考慮[5]。

4.1功能模塊的健全

4.1.1知識管理模塊 知識管理能夠使各種知識文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，從而建立不同的目錄存放文檔。還可以設定目錄性質，包括：私有、共享等，按權限進行使用和共享。

4.1.2行政辦公模塊

4.1.2.1會議管理 會議發起人能夠查詢到別的會議室的安排情況，以便發起會議。由管理員對會議室進行管理，員工使用會議室時進行預約，由管理員統一安排。并且提供對會議通知發布和會議記錄提交功能。

4.1.2.2人事管理 建立統一規范的人事基礎數據中心，全面提高基礎性業務信息處理的時效性和準確率；通過動態的統計分析，提高人力資源管理的決策質量；有效改善人力資源部門的服務，推進全面人力資源管理。

4.1.3業務建模 業務建模包括數據建模工具，業務流構建工具，工作流構建工具，表單設計工具等。

4.2智能手機上的應用 所有的待處理公文、請示、報告、事項審批、協同等所有事項都集中在\"待辦事項\"中，用戶可以對事項提出自己的意見和建議，同時也可以查看他人意見。對事項進行意見處理時，可快捷地選擇日常用語進行操作。用戶處理的及發出的事件可在\"已辦事項\"和\"已發事項\"中隨時進行查閱，與PC機操作習慣相同。附件打開后可根據需要放大、縮小、移動，或是轉化成文字版本進行查閱[6]。

4.3安全性能的提高

4.3.1電子公章 我院OA系統未來需要提供印章認證密鑰蓋章、簽字的安全機制。基于U-KEY印章認證鎖的身份認證方式是一種方便、安全、經濟的身份認證技術，采用軟硬件相結合的雙重認證模式，很好地解決了安全性與易用性之間的矛盾。

4.3.2 CA加密 為了滿足辦公系統的安全管理和應用要求，本系統提供身份認證密鑰登錄的安全機制。基于U-KEY身份認證鎖的身份認證方式是專門用于管理U-KEY身份認證鎖。辦公系統的所有用戶均須使用已授權的U-KEY身份認證鎖和系統用戶名、用戶密碼方可在計算機上登錄本系統。

5結論

醫院信息化建設，勢必需要OA系統進行辦公自動化，本文分析了我院對OA系統的需求目標和架構環境，并對該系統設計了全方位的信息安全方案，包括網絡安全設計、服務器與數據庫的安全設置等。還介紹了針對我院中層領導干部使用的功能模塊和用戶體驗進，討論了OA系統在我院未來的道路上會在功能模塊、智能手機以及網絡安全方面進行不斷完善。

參考文獻：

[1]張曉彥，王建東，楊榮華.關于醫院OA系統實施的若干注意問題[J].中外醫療，2007，（20）：58-59.

[2]陳曉旺，伍曉明.桂北地區遠程醫療服務信息化平臺建設研究[J].醫學信息學，2012，33（7）：28-32.

[3]李國濤.醫院OA信息系統的設計與實現[J].信息化建設，2013，39（2）：46-47.

[4]程順達，高海燕.醫院辦公自動化系統的研究與討論[J].中國醫院管理，2010，30（3）：63-64.

[5]宋杰，韓媛媛，吳家鋒.醫院管理中OA系統的應用與設計[J].中國病案，2013，14（3）：25-27.

[6]高超.醫院OA辦公自動化系統的應用[J].現代醫院管理，2008，26（5）：68-70.

編輯/許言