事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑

【摘要】步入21世紀，檔案管理對事業(yè)單位的作用越來越強，成為了事業(yè)單位日常經營的重要載體，隨著經濟發(fā)展，科學技術水平的進步，檔案管理想要跟得上事業(yè)單位的發(fā)展速度必須越來越信息化，傳統(tǒng)的檔案管理方式要逐漸摒棄，只有這樣，事業(yè)單位檔案的共享性才會得到大幅度提高，進而提高事業(yè)單位的生產經營效率，檔案管理信息化已經成為了必然，如何使得事業(yè)單位檔案管理變得信息化值得我們去探討。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；途徑

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的特征及其優(yōu)點

1.1信息化是檔案管理方法的一大跨越。眾所周知，事業(yè)單位的檔案管理一般以傳統(tǒng)的紙質作為媒介，讓相關工作職員把相關檔案信息錄入到管理文獻中去，傳統(tǒng)的人力錄入是當時的主要方式，不僅浪費人力，也是對紙張的浪費，速度慢效率低下，而信息化的檔案管理方式就會大大提高檔案錄入效率，統(tǒng)一從人工錄入轉變?yōu)榫W絡電子錄入，互聯(lián)網代替紙張成為媒介，這種檔案管理方法不僅保留了傳統(tǒng)檔案管理方式的保存和運用職能，同時增加了可以管理和采集相關信息的優(yōu)點，提高了企業(yè)生產經營的效率，推動事業(yè)單位的信息化建設。實現檔案管理方式一大跨越。

1.2有利于事業(yè)單位的相關檔案信息的永久保存。傳統(tǒng)紙張作為錄入媒介，人工機械錄的方法有許多弊端，當天氣多變時，陰雨多發(fā)，室內濕度上升，紙張就會因為水分滲入而慢慢發(fā)黃長霉，檔案信息很容易受到天氣狀況的影響，長久保存基本不可能，而采用信息化的檔案管理方式就會使這些弊端大大減少，互聯(lián)網代替紙張，只要有網絡就可以進行檔案信息錄入，不用擔心周圍環(huán)境的影響，電子代替手工，大大提高了錄入速度，檔案的存放空間得到了釋放，檔案信息得到了最大程度的保護，完整性有了保證，永久保存得到了實現。

2.我國事業(yè)單位檔案管理信息化的現狀

2.1事業(yè)單位相關檔案管理人員的素質較低。雖然現如今我國相當一部分事業(yè)單位實現了檔案管理信息化建設，但是，檔案管理人員的素質低下還是成為了一大詬病，許多檔案管理人員的專業(yè)技能沒有達到所需要的標準，對工作缺少熱情，機械完成任務，不會變通，這樣只會對檔案管理信息化建設造成阻礙。專業(yè)知識欠佳的同時，有些管理人員的計算機水平也沒有達到標準，企業(yè)錄入的檔案管理職員應該有相當的計算機水平，但是許多事業(yè)單位錄入門檻不夠嚴苛使得職員素質較低，隨著檔案信息需求量日益增大，管理人員的專業(yè)素質和技能水平要提高才能適應這種變化。

2.2事業(yè)單位對于信息化檔案管理投入的經濟力度不夠。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設不是一蹴而就的，它是一個漫長且曲折的道路，需要的不僅有專業(yè)的技術人員，還有大量的資金和資源。專業(yè)素質過硬的檔案管理人員加上完善高效的硬件措施才是實現事業(yè)單位檔案管理信息化建設的關鍵。但是，現在許多事業(yè)單位卻想著空手套白狼，不想出過多的資金就實現完美的信息化管理。不愿花費過多的資金買進設備投入到檔案管理的信息化建設，單位的管理階層也沒有對檔案管理信息化建設抱有十足的希望，所以，投入不足，力度不夠，管理階層的不重視使得研發(fā)階層的投入力度大大減少，信息化設備和技術無法得到完善，信息技術很難在事業(yè)單位檔案管理中得到發(fā)展。

2.3事業(yè)單位的各個部門溝通不及時，檔案管理更新不及時。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設需要的就是檔案信息更新的及時和快速。而現如今的許多事業(yè)單位沒有做到這一點，單位內部的各個部門沒有及時溝通部門情況，檔案管理部門的工作人員獲取信息不及時，沒有快速與后臺技術維修人員取得聯(lián)系，檔案信息管理系統(tǒng)沒有按時間的更新和維護。這主要是由于企業(yè)內部管理機制不到位，各個部門沒有在一定時間段內反應信息變化情況，這給檔案管理的信息化建設造成了極大的阻礙，給檔案信息化建設帶來了很大的不便。

3.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑

3.1提高檔案管理人員的專業(yè)素質和技術水平。檔案管理人員是檔案管理的重要媒介，檔案管理人員的素質直接關系著檔案管理信息化建設的發(fā)展。因此，事業(yè)單位應該提高專業(yè)人員的素質，不定期對他們進行關于專業(yè)知識的講座，不定期的對他們進行有關檔案管理方面的考察，不合格的人員理應排除掉，對檔案管理人員采取擇優(yōu)錄取制度。專業(yè)知識很重要，檔案管理人員對待檔案管理工作的態(tài)度也很重要，事業(yè)單位要積極引導檔案管理人員，提高他們對待工作的重視程度，從心里認識到這份工作的重要性。招聘檔案管理人員時門檻應該嚴苛，不應該降低標準，真正招收有能力人員從事檔案管理工作，提高檔案管理信息化水平。

3.2加大對檔案管理信息化中軟硬件的投入力度。許多事業(yè)單位的管理階層沒有充分重視檔案管理信息化建設的重要性，沒有對檔案管理信息化建設投有太大希望，態(tài)度消極，這么做只會延誤信息化建設進程，降低研發(fā)部門人員的信心。因此，事業(yè)單位應該充分重視檔案管理的信息化建設，投入資金購入設備，提高信息化水平，對于軟硬件的投入力度也應該加強，將傳統(tǒng)檔案管理方式過渡到信息化的檔案管理方式，用高科技的電子設備代替人工，充分發(fā)揮電子儲存的重要性，將高水平技術滲透到檔案管理工作的各個領域中去。這些對檔案管理信息化建設很重要。

3.3加快平臺推廣模式的建設。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設旨在讓信息化滲透到日常生活，讓更多的信息需求者受益，所以，只提高事業(yè)單位內部的信息化建設水平是不夠的，關鍵是讓信息化得到推廣。所以，構建平臺推廣模式是必不可少的，只有加強推廣與宣傳，信息化建設才會為人們所知。建設推廣平臺可以有很多種，例如構建相關網站，在相關的網站發(fā)布信息化建設內容，亦或是利用知名度較高的企業(yè)或者名人來吸引目光，讓更多的人們享受到檔案管理信息化建設的優(yōu)點，也促進了事業(yè)單位的人才檔案管理信息化建設。

4.結語

信息化的時代已經到來，只促進經濟發(fā)展是不夠的，事業(yè)單位檔案管理信息化建設已經成為了必然的一步。事業(yè)單位重新整改檔案管理的方式，摒棄傳統(tǒng)的方法，讓信息化融入到檔案管理中，這不僅是事業(yè)單位檔案管理方法的跨越，也實現了檔案信息資源管理的多元化發(fā)展。

參考文獻

[1]劉俊言.新形式下事業(yè)單位檔案管理信息化建設的探討[J].黑龍江檔案，2013-8