淺談人事檔案的重要性

【摘要】社會(huì)在不斷的進(jìn)步，事業(yè)單位也在逐漸發(fā)展壯大，人事檔案作為事業(yè)單位向前發(fā)展的推手也不可避免的在進(jìn)行著變革。人事檔案作為事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步的重要基石，起著至關(guān)重要的作用，科學(xué)的保管和利用人事檔案可以有效提高事業(yè)單位員工的工作效率，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；重要性；存在的問(wèn)題和解決方法

隨著新時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位也逐漸進(jìn)行了相對(duì)調(diào)整，以往的人事檔案中不合理的應(yīng)該進(jìn)行剔除，而那些合理的優(yōu)秀的部分應(yīng)該保留并發(fā)揚(yáng)。讓人事檔案成為事業(yè)單位前進(jìn)的墊腳石而不是絆腳石。高效記錄每個(gè)員工的必要信息包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷，工作經(jīng)歷，家庭經(jīng)濟(jì)狀況，工作的技能和能力等等。人事檔案是事業(yè)單位選拔人才的重要依據(jù)，選拔出來(lái)的高素質(zhì)人才會(huì)成為國(guó)家發(fā)展的領(lǐng)先人。

1.事業(yè)單位人事檔案的重要性

人事檔案是事業(yè)單位存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，沒(méi)有詳細(xì)整齊的人事檔案，事業(yè)單位必然會(huì)成為一盤(pán)散沙，發(fā)展會(huì)停滯不前。事業(yè)單位中人事檔案的重要性是值得被我們關(guān)注的。首先，人事檔案是員工詳細(xì)信息記錄的載體。人事檔案要設(shè)立一個(gè)相對(duì)應(yīng)的部門(mén)，要有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的團(tuán)體去完成人事檔案的記錄工作。因?yàn)椋聵I(yè)單位的人事檔案不能記錄的有差錯(cuò)，要做到有條不紊，所以嚴(yán)苛的制度是人事檔案管理部門(mén)發(fā)展的推手。有了員工的對(duì)應(yīng)信息，高層才會(huì)針對(duì)不同的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，這樣的獎(jiǎng)勵(lì)個(gè)懲罰才是真正高效的。其次，有了這些人事檔案，單位的高層才能依據(jù)這些對(duì)所擁有的人力資源進(jìn)行合理的分配和調(diào)整。讓每一個(gè)員工都能各盡其職，為單位爭(zhēng)取更多的經(jīng)濟(jì)利益。再者，有了相對(duì)應(yīng)的人事檔案，企業(yè)才會(huì)查缺補(bǔ)漏，進(jìn)而提高所有員工整體綜合素質(zhì)，慢慢成為了良性循環(huán)，更好地為事業(yè)單位服務(wù)，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

2.事業(yè)單位中人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1事業(yè)單位員工對(duì)人事檔案管理缺少充分的重視。人事檔案的重要性雖然值得被我們關(guān)注，但是現(xiàn)如今許多事業(yè)單位中的員工卻缺少對(duì)人事檔案管理的重視。如我們所知，人事檔案想要達(dá)到詳盡且整齊的地步需要長(zhǎng)時(shí)間的積累，想要短時(shí)間整理好人事檔案往往結(jié)果是不盡如人意的。但是，正是這長(zhǎng)時(shí)間的積累成為了人事檔案管理的障礙，許多人事檔案管理部門(mén)缺少對(duì)這點(diǎn)的重視，只想短時(shí)間達(dá)到預(yù)期效果，那么整理出來(lái)的人事檔案必然會(huì)是漏洞百出的，人事檔案的不完備會(huì)成為事業(yè)單位發(fā)展的阻礙。其次，不僅是員工，許多事業(yè)單位的高層也沒(méi)有對(duì)人事檔案管理給予足夠重視，派去進(jìn)行人事檔案管理的工作人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)技能，缺少對(duì)這項(xiàng)工作的熱情，甚至還有的高層認(rèn)為人事檔案的管理只是簡(jiǎn)單的對(duì)信息進(jìn)行抄錄和保管，沒(méi)有把這項(xiàng)工作列為事業(yè)單位的主要工作，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)只會(huì)將事業(yè)單位帶入錯(cuò)誤的道路，所謂的人事檔案管理部門(mén)只是一個(gè)空殼部門(mén)，只處于表面的人事檔案管理不會(huì)起到任何作用，所以想讓人事檔案真正發(fā)揮自己作用下到員工上到領(lǐng)導(dǎo)都要對(duì)人事檔案管理給予足夠重視。

2.2人事檔案的管理水平不夠。人事檔案的管理要想達(dá)到預(yù)期效果，除了要有領(lǐng)導(dǎo)和員工的重視之外，外在的管理工具也需要進(jìn)行變革。細(xì)觀以往的事業(yè)單位中的人事檔案管理，大多數(shù)的人事檔案是以紙張為載體，換種說(shuō)法，以往的人事檔案靠的是傳統(tǒng)的手寫(xiě)，這種方式是低效且有風(fēng)險(xiǎn)的。隨著現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，科技不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)橫空出世。所以，計(jì)算機(jī)逐漸代替了手寫(xiě)成為了人事檔案記錄的載體，但是，現(xiàn)在的事業(yè)單位中的人事檔案還有許多采用的是手寫(xiě)方法，這必然成為了人事檔案記錄的一大漏洞。再者，記錄人事檔案的人員應(yīng)該聘用有專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和技能的人員，現(xiàn)如今，人事檔案的管理人員往往缺少經(jīng)驗(yàn)，對(duì)人事檔案管理的相關(guān)工作也不熟悉，信息的收集分類(lèi)混亂，檔案不分類(lèi)，資料整理也不及時(shí)，這種低水平的人事檔案管理成為了事業(yè)單位發(fā)展的一大短板。

2.3事業(yè)單位對(duì)人事檔案的利用水平低。人事檔案是事業(yè)單位發(fā)展的重要基石，可是許多單位領(lǐng)導(dǎo)卻缺少這一意識(shí)，他們沒(méi)有充分利用人事檔案管理部門(mén)提供詳盡的人事檔案，當(dāng)然，這些人事檔案也沒(méi)有發(fā)揮自己的作用。人事檔案之所以要整理就是為了被利用，不被利用的人事檔案被整理出來(lái)也只是廢紙。現(xiàn)如今，人事檔案的利用水平太低，即便是查找人事檔案，也只是查找個(gè)別員工的家庭背景等等，真正查詢(xún)員工的專(zhuān)業(yè)技能的卻很少，人事檔案的利用效率低，功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到預(yù)期。之所以人事檔案沒(méi)有起到預(yù)期效果，跟事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)高層脫離不了關(guān)系，所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)高層要反思自己的行為，讓人事檔案部門(mén)不成為空殼，真正讓人事檔案發(fā)揮自身作用，提高人事檔案利用水平，更好地為單位工作。

3.人事檔案管理的意見(jiàn)

3.1提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。人事檔案管理需要許多專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，包括計(jì)算機(jī)技能和信息收集管理分類(lèi)技能。計(jì)算機(jī)技能作為21世紀(jì)必備的技能，對(duì)人事檔案管理也起著至關(guān)重要的作用，現(xiàn)在的人事檔案要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將員工人事信息記錄在案，更高效地進(jìn)行分類(lèi)整理，不漏掉弄錯(cuò)一個(gè)人事信息。其次，人事檔案管理需要很強(qiáng)的對(duì)信息的分類(lèi)歸集技能，龐雜的人事信息需要專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行分類(lèi)整理，進(jìn)而讓人事檔案一目了然。提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是人事檔案管理的變革的重要措施。

3.2采用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行人事檔案管理。事業(yè)單位要派遣相應(yīng)人員建立人事檔案信息資源庫(kù)，將各種資源合理利用。讓人事檔案真正地為事業(yè)單位服務(wù)，并且實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位通過(guò)人事檔案進(jìn)行選拔人才的初衷，提高事業(yè)單位的工作效率，也進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高，讓現(xiàn)代化管理手段真正服務(wù)于我們的日常生活。

結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)的到來(lái)不僅促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)人事檔案管理的要求也更高，所以，事業(yè)單位需要聘請(qǐng)真正有專(zhuān)業(yè)技能的人才進(jìn)行人事檔案管理，采用現(xiàn)代化手段，盡可能完善管理程序。只有這樣，才能真正提高人事檔案的利用效率，讓人事檔案更好地為事業(yè)單位服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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