努力做好檔案管理規范化建設

【摘要】檔案工作是企業建設與發展的重要基礎工作之一。隨著檔案工作的發展，社會對檔案需求的提高，現代檔案管理工作已不僅僅是對檔案的簡單保管，而是采用各種新技術、新方法來開發和利用檔案信息資源，以滿足社會的需要。因此，加強檔案建設，推進檔案工作規范管理，提高檔案利用水平，為企業可持續發展提供更多更好的服務，是當前一項重要的任務。

【關鍵詞】檔案；規范化；管理

一、重視檔案管理基礎工作

（一）健全規章制度。我們要細化完善了各項規章制度，建立起職責明確、程序嚴謹、落實有力的工作機制，實現以制度規范行為，以制度管人管事新機制。制訂了一系列檔案管理制度及職責。通過建立健全檔案收集登記、管理歸檔、保管保密、調檔查閱、檔案人員管理等制度，強化檔案管理的基礎工作，形成規范有效的檔案管理機制。其中包括《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》以及《檔案人員工作職責》和《檔案管理人員考核辦法》等。通過這些制度的實施，可以切實加強對檔案的管理和利用，由此形成全員參與，全員負責的工作格局，使得檔案管理工作更加系統完整。（二）做好公文處理。檔案資料主要來源于公文。公文是檔案的前身，公文質量的好壞直接影響著檔案的質量。檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。因此，規范公文處理，把好公文形成關在檔案管理工作中，檔案工作的出發點主要公文的形成。對于檔案的概念，一方面是指完成傳達、記述使命以便備查的歷史文件，另一方面，是指完成文書處理的過程。因此，做好檔案管理工作的基礎是規范公文處理，把好公文形成關。（三）做好立卷歸檔。我們要嚴格依據檔案管理的標準，從資料的整理、目錄的完善、裝訂的規格著手，以細求實、樹立精品。狠抓細節，規范整理。如各種資料的先后次序、頁碼編寫、檔案編號的編排、所用筆的種類、案卷提名的書寫要求等。還要將整理完畢的檔案及相關資料按類別分別進行裝盒，嚴格按標準執行，并在盒脊背上貼上類別標簽，在盒內裝上目錄，以備檢查考核。同時，將檔案分為收集、審核、分類、整理、歸檔等步驟。完善各類檔案管理要素。并對所有文件進行編號按序存放，將相關信息錄入電腦形成文件目錄，便于今后查找和管理。對于年度資料既有紙質版、又有電子版，既有文字稿、又有照片、圖表，確保檔案材料各類要素齊全。

二、創新檔案管理新方式

（一）要有高度的職業責任感。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。因此，檔案管理工作責任心是敬業精神、職業道德的體現。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。要充分認識做好檔案工作的重要性，立足于企業長遠發展大計，緊緊圍繞提高經濟效益為中心，切實加強對檔案工作的領導，把檔案工作列入本單位總體發展規劃和計劃，納入工作人員的崗位職責，做到布置、檢查、總結、驗收有序進行。要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識。我們還要創造積極向上的學習氛圍非常重要，專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把檔案工作作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。（二）完善檔案管理體制。首先，健全干部檔案查（借）閱、轉遞、檢查核對、保管保密等日常管理制度，規范工作流程，建立檔案材料定時、定向、跟蹤收集機制，嚴把“入口關”。嚴格辦理移交手續，編制歸檔目錄，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規范，提高歸檔率、完整率。其次，嚴格借閱訴訟檔案的管理。不斷規范歸檔內容。需要對本企業歷年的收發文件、資料進行了全面的清理、清查，對每個部門或個人保存的文件、資料全部進行了清理收回，并按照檔案歸檔要求認真裝訂歸檔，做到了規范有序。第三，加強學習培訓，提高素質。我們要積極組織檔案人員參加檔案管理業務的專業培訓，深入了解了文書檔案、會計檔案、實物檔案等各類檔案歸檔整理的方案步驟、學習領會了《檔案法》等相關法規內容，不斷提高檔案管理人員的業務素質，為提高檔案管理水平打下了良好的基礎。（三）強化信息化建設。檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，由諸多相關項目構成。檔案信息化包括了檔案信息化建設、檔案信息數據庫的建設等。積極推行信息化建設，全面革新檔案管理技術手段，推動檔案工作實現由傳統向現代、由封閉向開放、由勞動密集型向技術密集型轉變。檔案管理應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備\"惟一性\"，從而讓利用者面對龐大的信息體系。因此，我們在進行檔案信息化建設中必須注重軟硬件工程建設并舉，注重檔案科技發展規劃和實現規劃措施的落實，加強檔案科技發展工作、促進檔案事業發展和騰飛，需要大力加強電子信息資源及信息化建設管理復合型人才培養，建設高素質檔案管理隊伍。

三、結束語

總之，新時期檔案工作的規范化是檔案管理工作的目標之一，是檔案工作質量與效率的有效保證。.因此，當前要重視檔案管理的規范化工作，不斷使檔案管理更加科學和規范，只有用科學的原則和方法才能適應新形勢的需要，才能開創檔案管理的新局面，使管理工作真正走上科學化、信息化、規范化、法制化的道路。

參考文獻

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