基建檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策

【摘要】基礎(chǔ)實(shí)施建設(shè)工程直接關(guān)系到我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以需要加強(qiáng)基建檔案管理水平。基建檔案管理不僅要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要熟練掌握建設(shè)工程的各項(xiàng)技術(shù)及流程運(yùn)轉(zhuǎn)，才能確保基建檔案的管理質(zhì)量。在實(shí)際執(zhí)行過程中，需要進(jìn)一步改進(jìn)和完善，為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程的長久發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】基建檔案；檔案管理；問題；對(duì)策

基建檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，對(duì)于檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平有較高的要求。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程在建設(shè)的過程中，參與的單位眾多，建設(shè)周期長，技術(shù)數(shù)據(jù)比較繁瑣，所以為檔案收集工作帶來了很大的難度。在收集各項(xiàng)信息資料后，還需要按照相應(yīng)的屬性進(jìn)行分類，從而構(gòu)建完整的基建檔案。基建檔案能夠完整的反映出基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為后期的擴(kuò)建、維修以及改造等工程提供了有利的依據(jù)。現(xiàn)階段，由于部分基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)公司對(duì)基建檔案管理工作不夠重視，缺乏完善的規(guī)章體系，管理人員以及管理設(shè)施匱乏等原因，而導(dǎo)致基建檔案管理水平不高，進(jìn)而影響到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程的長久發(fā)展。

一、基建檔案管理中存在的問題

（一）基建檔案管理意識(shí)不高。部分基建公司的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基建檔案管理工作的重視程度不高，過于看重項(xiàng)目審批和建設(shè)的過程，而忽視了檔案管理的重要性，所以基建檔案管理制度不全、條例執(zhí)行不嚴(yán)、措施不力。一些單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件未按檔案整理規(guī)范中的有關(guān)規(guī)定收集、整理、歸檔，基建檔案管理制度沒有細(xì)則，工程驗(yàn)收、結(jié)算不夠及時(shí)，歸檔時(shí)間拖延過長，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，崗位職責(zé)不到位等問題，使基建檔案的管理在起步階段就處于混亂狀態(tài)。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。由于基建檔案歸檔涉及部門較多，不僅參建單位眾多，且建設(shè)單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，所以管理難度較大。在管理人員較少、缺乏完善的規(guī)章管理制度的情況下，增加了檔案管理的難度。而檔案人員往往一人管幾個(gè)類別，加之對(duì)一些專業(yè)的業(yè)務(wù)和工作進(jìn)度了解不全面，因而對(duì)所歸檔的文件材料是否齊全、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無法判斷，工作中與業(yè)務(wù)部門的溝通也較少，造成基建檔案歸檔質(zhì)量欠佳。

（三）檔案管理流程不規(guī)范。由于缺乏完善的管理流程，部分項(xiàng)目檔案材料缺失。部分工程人員對(duì)檔案工作不夠重視，忽視了建檔、歸檔工作；或由于因停止運(yùn)營、搬遷、合建、改建等原因，造成部分項(xiàng)目檔案缺失；也有一些檔案人員只重視施工階段及竣工后檔案材料的收集，而輕視工程前期文件材料的收集，因此，前期檔案材料缺失嚴(yán)重。

（四）竣工圖未歸檔或編制不規(guī)范。現(xiàn)階段，有些單位的竣工圖紙根本未歸檔，即便是歸檔的圖紙，有些也未能嚴(yán)格執(zhí)行國家建設(shè)工程檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，圖紙編制不準(zhǔn)確、竣工圖中責(zé)任人無審核簽字、未蓋竣工圖章或竣工圖章不符合規(guī)范的現(xiàn)象比比皆是。還有些圖紙?jiān)缭谑┕み^程中就已做了變更，而在竣工圖中卻沒有相應(yīng)的變更和完善，不能反應(yīng)工程實(shí)際情況。

二、提高基建檔案管理的對(duì)策

（一）增強(qiáng)基建檔案管理意識(shí)。要切實(shí)提高基建檔案管理水平，需要得到基建公司領(lǐng)導(dǎo)的重視，意識(shí)到基建檔案管理的重要性，并且將其納入公司的日常規(guī)劃中。在公司內(nèi)部做好宣傳工作，提高公司全體員工的檔案管理意識(shí)，各個(gè)部門要積極配合檔案管理部門的工作，切實(shí)保證檔案資料收集的全面性、完整性和真實(shí)性。加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員的考核，建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。對(duì)基建檔案管理人員進(jìn)行考核，不僅要具有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，還要熟練掌握基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的流程以及各項(xiàng)數(shù)據(jù)的收集要領(lǐng)，并且具有高尚的職業(yè)道德。只有全面增強(qiáng)全體工作人員的基建檔案意識(shí)，才能夠切實(shí)提高檔案管理水平。

（二）完善基建檔案管理制度。基建檔案管理工作的順利完成，還需要健全的規(guī)章制度作為保障，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，有針對(duì)性的制定合理的檔案管理制度，并且將其徹底的貫徹落實(shí)。在進(jìn)行基建檔案管理工作的過程中，一定要按照制度規(guī)范的要求執(zhí)行，將檔案資料的收集工作進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃，并且進(jìn)行長期的監(jiān)管。對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的各參建部門，一定要設(shè)立專門的檔案管理組織，設(shè)置專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理。為了提高基建檔案管理的效率，檔案管理人員要經(jīng)常與工程技術(shù)人員進(jìn)行溝通，明確檔案資料收集的重點(diǎn)以及范圍，提高檔案管理的效率。

（三）健全檔案管理的流程規(guī)范。做好基建檔案資料的收集、歸檔、驗(yàn)收工作，基建檔案是由基建文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖紙等組成的。各項(xiàng)工程的檔案應(yīng)分門別類收集歸檔，形成完整的系統(tǒng)資料，嚴(yán)格做到對(duì)各項(xiàng)工程檔案資料流向的分級(jí)監(jiān)控。同時(shí)，應(yīng)掌握合理的歸檔時(shí)間，對(duì)工程周期長，需要長期收集檔案資料的單位，檔案管理可分期分段跟進(jìn)。檔案人員要嚴(yán)格按照基建檔案歸檔管理的范圍要求進(jìn)行收集整理，保證收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

（四）健全和完善竣工圖的管理流程。竣工圖是基建檔案不可或缺的重要內(nèi)容之一，應(yīng)按單項(xiàng)工程、或?qū)I(yè)進(jìn)行分類編制，并附有詳細(xì)的編制說明和竣工圖紙目錄。專業(yè)技術(shù)人員要及時(shí)對(duì)照施工圖紙做好變更改繪，使圖紙的修改與工程進(jìn)度同步，確保歸檔的圖紙與施工用的圖紙相同。

三、結(jié)束語

基建檔案管理工作是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中的重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到基建工程后期的各項(xiàng)運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)城市規(guī)劃與發(fā)展有重要的影響。在基建檔案管理中，包含眾多的技術(shù)性資料，所以要確保檔案資料的真實(shí)性、全面性和完整性，為后期的各項(xiàng)操作提供有利的依據(jù)。為了提高基建檔案管理水平，需要提高建設(shè)公司全體工作人員的檔案意識(shí)，制定完善的基建檔案管理體系，健全檔案管理的各項(xiàng)流程操作，提高檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德品質(zhì)，為切實(shí)提高基建檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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