論檔案信息化建設中的檔案信息服務

【摘要】隨著檔案信息化的普及及信息技術在檔案管理領域應用的提高，檔案信息化建設的階段性目標要及時做出相應調整，檔案管理理論應不斷地創新與發展，這是檔案信息化建設發展的總趨勢。本文進一步分析了加強檔案信息化建設中的檔案信息服務的策略，以供同仁參考借鑒。

【關鍵詞】檔案信息化；檔案；檔案信息服務

引文：信息化是檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟社會快速發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，存儲和處理檔案信息的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在經濟社會發展中發揮不可替代的作用，檔案管理工作必須加強檔案信息化建設中的檔案信息服務的策略。

一、檔案信息化概念及現狀

檔案信息化就是在檔案活動中全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技手段，用信息科學技術對檔案信息資源進行處理、管理、開發和提供利用。究其實質，是檔案管理模式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息的形式為社會提供服務的轉變過程。但是，由于該項技術在我國發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識上還有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。對于需要長期保存的紙質檔案，應有適宜的儲存環境，為了避免紙張受潮、蟲蛀和火災等的發生，必須投人大量的經費來作為保證。如果檔案沒有得到備份，在反復查閱和保管中，不可避免地會造成檔案的損壞甚至丟失，不利于檔案及其信息的保管和利用。在采用低檔平板掃描儀將文檔電子化信息化的過程中，要消耗大量的人力物力和財力，同時還涉及到如何解決電子化檔案的管理、查閱和應用等問題。檔案信息化在促進經濟社會發展中具有重要的作用，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件，應加以充分利用。

目前檔案信息化現狀：一是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件又多又亂，不能滿足各單位不同門類檔案的管理需求，這些都嚴重影響了檔案信息化建設整體水平的提高；二是檔案部門對于電子文件智能化管理功能還未深入研究，制約了電子檔案的分類與整理自動化技術的應用，基層檔案部門電子檔案還在實行雙套制管理，不但要整理紙質檔案，還要整理電子檔案，成倍地增加了檔案整理人員的工作量；三是檔案信息化的硬件重復投資建設，在各級檔案館和基層機關、

企業團體、企事業單位只要實施檔案信息化建設，就形成了家家建設計算機房，家家均有服務器和計算機維護人員的小而全計算機維護與管理模式。

二、加強檔案信息化建設中的檔案信息服務的策略

（一）檔案信息資源方面，力求做到資源的合理配置和有效管理。在我國，檔案館是檔案信息的主要來源機構，檔案館內的檔案信息資源是檔案信息服務的基礎和根本，因此檔案館的館藏結構和館藏內容顯得尤為重要。檔案館要從當前的、近期的及長遠的用戶需求為導向，不斷調整優化檔案館的館藏結構。館藏檔案信息的價值決定了其滿足信息需求的層次和程度，檔案信息的均衡配置， 要從國家層面、地區層面、部門層面、組織和個體用戶層面等不同維度綜合加以衡量考慮， 做到檔案信息資源配置有先后、有緩急、有側重及有計劃。

（二）服務對象方面，定位應該是真正的面向用戶，以用戶為中心。當今的信息用戶接觸現代信息技術較多，信息素養較高，這對檔案信息管理的水平和檔案信息服務的水平都提出了更高要求。這就要求檔案信息服務的工作人員及工作隊伍要具備良好的綜合素質和合理的知識結構，尤其是要做到利用現代信息技術為做好信息服務工作。以用戶為中心，首先要做到區分用戶的類型。但是，網絡環境下的檔案信息用戶的類型較難區分。網絡環境下的信息用戶不再受專業、部門、地域、時間等因素的限制。同時用戶群體非常復雜，用戶的信息素養不同、專業背景不同、語言文化不同、地理位置不同，而且在利用信息資源時表現出來的需求和行為方式也有所不同。另外網上用戶根據其興趣取向，形成了很多網上的社區。總而言之，網絡環境帶來了許多新的變化，這就要求檔案工作者要從用戶角度出發，探討用戶檔案意識的培養方案、檔案信息服務的宣傳策略等等。我們要改變以前坐等用戶上門的陣地式的服務模式，要對檔案信息服務工作進行重新思考及定位。在不斷提升自身核心競爭力的同時，主動為用戶服務。可以說，面向用戶的信息服務方式是主動的、積極的、個性化的服務方式。檔案信息化建設中的檔案信息服務要面向用戶， 適應開放的、全天候的、交互式的檔案信息共享的需要。

（三）在服務的開放度方面主張檔案信息服務持開放態度， 同時注重信息安全及信息保護。檔案信息是重要的資源，是開展很多工作必不可少的信息資源和基礎性條件，檔案信息化建設中要求檔案信息秉承開放共享的態度，為社會提供更優質的檔案信息及服務。檔案信息服務的開放首先要做到檔案工作開放，同時要加強檔案信息內容的公開和共享。長期以來，檔案信息公開一直是檔案信息資源開發所面臨的核心問題之一。隨著市場經濟體制的發展和日趨完善，社會信息化程度有了明顯提高，一些公務信息隨著公務管理實踐的開展在一定程度上有所公開，并可供大眾自由查詢。在檔案信息開放的同時，一定要做好檔案信息的安全保護工作，建立檔案信息安全體系，為檔案信息化建設提供有力保障。目前的信息化環境下，公共傳播途徑日益增多，更要重視檔案信息的安全體系的建設，掌握好開放與保密的關系， 嚴格執行檔案管理制度， 采用有效的監控預警方式、應急防范及異地備份等有效措施，把檔案信息安全保障體系建設落到實處。

結束語

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，建設具有強大功能檔案信息共享平臺，整合檔案信息資源，才能高效獲取有效信息服務，實現檔案信息的社會化服務，以此推動檔案事業實現跨越式發展。

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